Programming services of packaged software products (Германия - Тендер #50187315)

Official name: Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien
Postal address: Köthener Straße 2
Town: Berlin
NUTS code: DE300 Berlin
Postal code: 10963
Country: Germany
Contact person: Dombert Rechtsanwälte Part mbB, Rechtsanwalt Janko Geßner
E-mail: vergabe@dombert.de
Telephone: +49 3316204270
Fax: +49 3316204271
Internet address(es):
Main address: https://www.bundesregierung.de/breg-de/bundesregierung/bundeskanzleramt/staatsministerin-fuer-kultur-und-medien

"Beschaffung von Software-Komponenten und Entwicklungsleistungen für das Projekt KulturPass"

Reference number: PGCH 51000/12#2

72210000 Programming services of packaged software products

Services

48445000 Customer Relation Management software package

48451000 Enterprise resource planning software package

72212220 Internet and intranet software development services

NUTS code: DE300 Berlin

Main site or place of performance:

10963 Berlin

Beschafft werden Softwareentwicklungsleistungen einschließlich der Überlassung von Software, der Pflege, Cloudnutzung u.a. für den KulturPass. Die wesentlichen bei der Beschaffung zu berücksichtigenden Aktivitäten mit entsprechenden Datenbanken/Standardsoftware sind:

- Käufer-Management: Registrierungen, Verifizierungen und Profilverwaltung von Nutzern und gesetzlichen Vertretern (Mobile App und Web-Anwendung)

- Anbieter-Management: Registrierungen, Verifizierungen (über ELSTER) und Profilverwaltung von Anbietern, Ausschluss- und Löschfunktion bei Verstößen gegen Richtlinien (Webanwendung)

- Portfolio-Management: Anschluss von Produktsystemen der Anbieter, Prüfung und Freigabe von Angeboten, Löschungen bei Verstößen gegen Richtlinien (Webanwendung)

- Marketplace: Suche von Kulturangeboten nach Schlagworten, Kategorien und Orten, Reservierung, Ausstellung eines virtuellen Gutscheins mit Buchungsnummer, Stornierung/Rückgabe, Budgetanzeige des Nutzers (Webanwendung)

- Box Office/Handel: Abholungen des Buches/Mediums oder Eintrittskarten beim Anbieter, Umbuchung des virtuellen Guthabens vom Nutzer zum Anbieter, Rückabwicklung bei Rückgabe (Webanwendung)

- Abrechnung/Zahlung: Sammelabrechnung durch Anbieter bei Zahlstelle in Kompatibilität mit dem Bundeshaushalt, Finanz-Reporting für Herausgeber/Mittelverwalter (Webanwendung)

Duration in months: 36

The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no

Notice number in the OJ S: 2023/S 007-015705

Contract No: 1

Title:

Beschaffung von Software-Komponenten und Entwicklungsleistungen für das Projekt KulturPass

31/12/2022

The contract/concession has been awarded to a group of economic operators: no

Official name: SAP Deutschland SE & Co. KG
Postal address: Hasso-Plattner-Ring 7
Town: Walldorf
NUTS code: DE128 Rhein-Neckar-Kreis
Postal code: 69190
Country: Germany

The contractor/concessionaire is an SME: no

Total value of the procurement: 15 733 253.00 EUR

Bekanntmachungs-ID: CXP4YLG6C39

Official name: Die Vergabekammern des Bundes
Postal address: Villemombler Straße 76
Town: Bonn
Postal code: 53123
Country: Germany
Telephone: +49 22894990
Fax: +49 2289499163

Precise information on deadline(s) for review procedures:

Vergaberechtlich wird die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB geregelt. Zudem sind vorliegend § 135 Absatz 1 Nummer 2, Absatz 2 und Absatz 3 GWB einschlägig.

Nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.

Diese Unwirksamkeit kann gemäß § 135 Absatz 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser vorliegenden Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht wird.

Die Unwirksamkeit tritt jedoch gemäß § 135 Abs. 3 GWB nicht ein, wenn der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Auf die freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung vom 20.12.2022 - 2022/S 245-709438 - im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union wird hingewiesen.

09/01/2024

72210000 Programming services of packaged software products

48445000 Customer Relation Management software package

48451000 Enterprise resource planning software package

72212220 Internet and intranet software development services

NUTS code: DE300 Berlin

Main site or place of performance:

10963 Berlin

Beschafft werden Softwareentwicklungsleistungen einschließlich der Überlassung von Software, der Pflege, Cloudnutzung u.a. für den KulturPass. Die wesentlichen bei der Beschaffung zu berücksichtigenden Aktivitäten mit entsprechenden Datenbanken/Standardsoftware sind:

- Käufer-Management: Registrierungen, Verifizierungen und Profilverwaltung von Nutzern und gesetzlichen Vertretern (Mobile App und Web-Anwendung)

- Anbieter-Management: Registrierungen, Verifizierungen (über ELSTER) und Profilverwaltung von Anbietern, Ausschluss- und Löschfunktion bei Verstößen gegen Richtlinien (Webanwendung)

- Portfolio-Management: Anschluss von Produktsystemen der Anbieter, Prüfung und Freigabe von Angeboten, Löschungen bei Verstößen gegen Richtlinien (Webanwendung)

- Marketplace: Suche von Kulturangeboten nach Schlagworten, Kategorien und Orten, Reservierung, Ausstellung eines virtuellen Gutscheins mit Buchungsnummer, Stornierung/Rückgabe, Budgetanzeige des Nutzers (Webanwendung)

- Box Office/Handel: Abholungen des Buches/Mediums oder Eintrittskarten beim Anbieter, Umbuchung des virtuellen Guthabens vom Nutzer zum Anbieter, Rückabwicklung bei Rückgabe (Webanwendung)

- Abrechnung/Zahlung: Sammelabrechnung durch Anbieter bei Zahlstelle in Kompatibilität mit dem Bundeshaushalt, Finanz-Reporting für Herausgeber/Mittelverwalter (Webanwendung)

Duration in months: 36

Total value of the contract/lot/concession: 15 733 253.00 EUR

Official name: SAP Deutschland SE & Co. KG
Postal address: Hasso-Plattner-Ring 7
Town: Walldorf
NUTS code: DE128 Rhein-Neckar-Kreis
Postal code: 69190
Country: Germany

The contractor/concessionaire is an SME: no

Nature and extent of the modifications (with indication of possible earlier changes to the contract):

Mitte 2023 wurde der bundesweite KulturPass für 18-Jährige eingeführt. Mit dem KulturPass sollen Kulturanbieter und junge Menschen über einen digitalen Marktplatz mit mobiler App zusammengebracht werden. Die Jugendlichen erhalten ein virtuelles Guthaben von 200 Euro pro Person, das sie auf der App für kulturelle Angebote einsetzen können. Die App steht seit 14. Juni in den Appstores zum Download bereit. Mit dem Aufbau des IT-Systems bestehend aus Web-Anwendungen, einer mobilen App für die Nutzer und der dahinterliegenden IT-Infrastruktur wurde die SAP Deutschland SE & Co. KG beauftragt.

Im Juli 2023 wurde eine Änderung zur Weiterentwicklung bzw. Erweiterung der Funktionalität beauftragt. Das betraf u.a. Anpassungen beim Homescreen, Einführung alternativer Identifikationsmöglichkeiten, Änderungen in Bezug auf die Barrierefreiheit und weitere Änderungen bzw. Erweiterungen.

Gegenstand der jetzigen Änderung sind CX-Leistungen, die die Bereitstellung einer ausreichenden Datenverarbeitungskapazität für den Betrieb des digitalen Marktplatzes betreffen. Die hierfür benötigte Kapazität ist abhängig von Anzahl und Volumen der auf der Plattform getätigten Transaktionen. Die Dateninfrastruktur wurde für 2023 zur Verfügung gestellt und soll auch weiterhin genutzt werden. Es wird erforderlich sein, die Nutzungskapazität an die Bedarfe in 2024 anzupassen, damit auch die Daten eines neuen Nutzerjahrgangs prozessiert werden können. Die Änderung betrifft daher Leistungen, die ihrer Art nach im bisherigen Leistungsprogramm bereits vorgesehen waren, jedoch nun in zeitlicher Hinsicht und im Hinblick auf den neuen Nutzerjahrgang geändert werden müssen, um die Nutzungskapazität für die zuvor beschriebenen Bedarfe des Jahres 2024 zu erweitern, damit auch die Daten eines neuen Nutzerjahrgangs prozessiert werden können.

Need for additional works, services or supplies by the original contractor/concessionaire (Art. 43(1)(b) of Directive 2014/23/EU, Art. 72(1)(b) of Directive 2014/24/EU, Art. 89(1)(b) of Directive 2014/25/EU)

Description of the economic or technical reasons and the inconvenience or duplication of cost preventing a change of contractor:

Die zusätzlichen Leistungen sind erforderlich, um die vertragliche Funktionalität für 2024 fortzuführen. Die im Rahmen des laufenden Vertrages zur Verfügung gestellte Dateninfrastruktur wurde bereits in 2023 komplett aufgebaut und bereitgestellt. Gegenstand der Änderung ist die Weiternutzung der bereits vorhandenen Infrastruktur, die wesentlicher Bestandteil der gesamten zur Weiterführung des KulturPasses erforderlichen IT-Struktur ist. Die CX-Leistungen sind zwingend erforderlich und integraler Bestandteil des IT-Gesamtsystems.

Auf die Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens darf nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB verzichtet werden. Die Bereitstellung der Datenverarbeitungskapazität für den Betrieb des digitalen Marktplatzes KulturPass ist erforderlich und muss wegen der zukünftig zu erwartenden Erweiterung der Nutzer angepasst werden. Mit den Leistungen kann nur der bisherige Auftragnehmer beauftragt werden. Zu berücksichtigen ist, dass die im Rahmen des laufenden Auftrags zur Verfügung gestellte Dateninfrastruktur bereits in 2023 durch den Auftragnehmer komplett aufgebaut und bereitgestellt wurde. Gegenstand der Änderung ist die Weiternutzung der bereits vorhandenen Infrastruktur. Ein Weiterbetrieb durch andere Unternehmen würde zu einer Unvereinbarkeit bzw. unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei Gebrauch führen. Bei einem Drittanbieter käme es zu erheblichen Verzögerungen, da die für den Betrieb der App erforderlichen Servicekapazitäten erst noch geschaffen werden müssten und sich die beteiligten Personen erst einarbeiten bzw. geschult werden müssten. Aus technischer und organisatorischer Sicht birgt die Einbindung von Fremdsoftware erhebliche Schnittstellenrisiken und erhöht damit die Fehleranfälligkeit der vom bisherigen Auftragnehmer bereitgestellten komplexen Systemarchitektur. Die Risiken liegen insbesondere in folgenden Bereichen: - Skalierbarkeit: Schnittstellen zu Drittanbietern müssen in der Lage sein, auch bei hohem Nutzeraufkommen mit der Skalierung Schritt zu halten, um die Systemstabilität insgesamt nicht zu gefährden. Jede Schnittstelle birgt das Risiko, Belastungen durch hohes Nutzeraufkommen nicht standzuhalten, da IT-Komponenten unterschiedlicher Anbieter ggf. auf verschieden hohe Nutzerzahlen ausgerichtet sind und mit größerem Aufwand aneinander angepasst werden müssten. - Datenkompatibilität: Verschiedene IT-Systeme können unterschiedliche Datenfelder mit jeweils eigener Codierung nutzen. Eine fehler- und verlustfreie Datenübergabe ist in diesen Fällen nicht möglich und Kompatibilitätsprobleme müssen kleinteilig und mit hohem Aufwand behoben werden. Angesichts des für die Umsetzung des KulturPasses erforderlichen komplexen Datentransfers entsteht ein hohes Risiko für die Systemoperabilität.

- Datenschutz: Die Beauftragung eines Drittanbieters hätte zudem erhebliche datenschutzrechtliche Konsequenzen. So müsste das für den KulturPass entwickelte Datenschutzkonzept grundlegend überarbeitet werden, wenn ein weiterer Datenverarbeiter hinzukommt

- Datensicherheit: Jeder Datentransferpunkt birgt ein Risiko für die Datensicherheit. Für jeden Drittanbieter und jede Datenschnittstelle wäre ein vollumfängliches Datenschutzkonzept erforderlich, das Datensicherheit auf höchstem Niveau garantiert. Dies wäre mit entsprechendem Aufwand verbunden. Der Weiterbetrieb durch einen neuen Auftragnehmer würde zudem zu nicht überschau- und beherrschbaren Gewährleistungsschnittstellen führen. Der mit der Beauftragung verfolgte Ansatz, alle notwendigen Leistungen aus einer Hand zu erhalten und dabei zudem Standardsoftware des Auftragnehmers zu nutzen, um damit auch den für Auftraggeber geltenden haushaltsrechtlichen und anderen rechtlichen Anforderungen zu genügen, würde verfehlt und aufgeweicht. Eine Haftung und Gewährleistung aus einer Hand wären nicht mehr gegeben. Die notwendige Integration der Leistungen durch einen neuen Auftragnehmer würde zudem besondere Anforderungen an die Überwachung dieses Prozesses stellen.

Updated total contract value before the modifications (taking into account possible earlier contract modifications and price adaptions and, in the case of Directive 2014/23/EU, average inflation in the Member State concerned)

Value excluding VAT: 20 693 100.00 EUR

Total contract value after the modifications

Value excluding VAT: 24 526 493.00 EUR