Advertising and marketing services (оригинал извещения) (Германия - Тендер #43820765)

1. Abschnitt I
   1. Name und Adressen
      Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
      Rheingaustraße 186
      Wiesbaden
      65203
      Germany
      Telefon: +49 611/6939-0
      E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de
      Fax: +49 611/6939-400
      
   2. Gemeinsame Beschaffung
      
   3. Kommunikation
      Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
      https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-187a30ce083-7528a6be2ba62f4b
      Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellenelektronisch via: https://vergabe.hessen.de
      
      
   4. Art des öffentlichen Auftraggebers:
      Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen
      
   5. Haupttätigkeit(en):
      Wirtschaft und Finanzen
      
2. Abschnitt II
   1. Umfang der Beschaffung:
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         

         Rahmenvereinbarung Employer Branding - Kreativkampagnen und Media-Konzepte IT

         Referenznummer der Bekanntmachung: VG-0437-2023-0185
         
      2. CPV-Code Hauptteil:
         79340000
         
      3. Art des Auftrags:
         Dienstleistungen
         
      4. Kurze Beschreibung:
         

         Rahmenvereinbarung Employer Branding - Gestaltung von Kreativkampagnen sowie Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten

      5. Geschätzter Gesamtwert:
         
         
      6. Angaben zu den Losen:
         Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   2. Beschreibung
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         
      2. Weitere(r) CPV-Code(s):
         
         
      3. Erfüllungsort:
         Hauptort der Ausführung:

         Hessisches Ministerium der Finanzen

         Friedrich-Ebert-Allee 8

         65185 Wiesbaden

      4. Beschreibung der Beschaffung:
         

         Gesucht wird eine Kreativagentur zur Entwicklung von Kreativkampagnen sowie zur Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten für das Referat Strategisches Personalmanagement des Hessischen Ministeriums der Finanzen (verantwortlich für das strategische Personalgeschäft des gesamten Finanzressorts). Der Auftrag besteht aus: Employer Branding- und Rekrutierungs-Kampagne Bereich IT Hessen

         Es sind mindestens folgende Leistungen zu erbringen:

         - Marktanalysen, Zielgruppendefinitionen, Zielgruppenbetrachtung (z. B. Persona ausformulieren), Zielgruppenerreichbarkeitsanalyse,

         - Kreativkampagnen (Planung, Konzeption, Erstellung von Anzeigenlayouts unter Beachtung des Corporate Designs der IT Hessen (Gestaltungsrichtlinien), Entwicklung von aussagekräftigen und ansprechenden Slogans, Umsetzung der Kampagnen),

         - ggf. Neuentwicklung der Marke IT Hessen inkl. Neuerstellung einer Gestaltungsrichtlinie, sofern dies auftragsgeberseitig als erforderlich gesehen wird,

         - Media-Kampagnen (Planung, Konzeption, Bespielung von unterschiedlichen Mediakanälen wie beispielsweise Out-of-Home, Print, Social Media, Audio- und Videospots, Guerilla-Aktionen, u. a.),

         - Beratung und ggf. Umsetzung hinsichtlich Weboptimierung der Karriereseiten (IT Hessen sowie Akteure),

         - Social Media und Community-Management für im Nachgang definierte Social Media Kanäle,

         - Reporting (Erfolgskontrolle durch Auswertung der Views, Clicks etc. sowie Evaluation der Medienwirksamkeit),

         - die Agentur stellt sicher, dass sie der Auftraggeberin binnen 24 Stunden zur Verfügung stehen, dies beinhaltet auf Wunsch die persönliche Präsenz in Wiesbaden,

         - Überlassung offener Druckdateien.

         Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.

         Für die Rahmenvereinbarung steht über die Grundvertragslaufzeit von 12 Monaten inklusive den dreimaligen Vertragsverlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten ein Budget von insgesamt maximal 2.000.000 EUR brutto zur Verfügung.

         Es besteht keine Abnahmeverpflichtung des maximalen Budgets in Höhe von 2.000.000 Euro brutto. Es ist mit einem durchschnittlichen Abruf von ca. 150.000 Euro brutto pro Vertragsjahr zu rechnen.

         Die Rahmenvereinbarung endet, wenn das Budget von 2.000.000 Euro brutto erreicht ist, spätestens jedoch nach Ablauf von vier Jahren, sofern alle Optionen gezogen wurden.

      5. Zuschlagskriterien:
         Qualitätskriterium - Name: Qualität Strategiekonzept / Gewichtung: 60,00
         Kostenkriterium - Gewichtung: 40,00
         
      6. Geschätzter Wert:
         
         
      7. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems:
         
         Beginn: 2023-12-01
         Ende: 2024-11-30
         Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
         Beschreibung der Verlängerungen:

         Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.

      8. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
         Höchstzahl: 3
         Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

         Es werden maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der unter Ziffer III.1.3 geforderten Referenzen/Arbeitsproben die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, zur Angebotsabgabe aufgefordert.

         Die Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber für Stufe 2 (Aufforderung zur Angebotsabgabe) erfolgt wie im Folgenden dargestellt:

         Die fristgerecht eingehenden Teilnahmeanträge werden vom Auftraggeber anhand der nachfolgenden objektiven Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von drei Bewerbern wie folgt geprüft:

         1. Prüfung auf Vorliegen der abgefragten Nachweise und Erklärungen,

         2. Prüfung von Ausschlussgründen und Einhaltung der Mindestanforderungen und

         3. Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen/Arbeitsproben und deren Vergleichbarkeit zum vorliegenden Projekt. Jede Referenz sollte auf einer DIN A4-Seite in übersichtlicher, knapper Form die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.

         Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt ähneln. Die Ähnlichkeit bestimmt sich danach, inwieweit der Bewerber Image- bzw. Rekrutierungs-Kampagnen (ggf. für Ministerien, Verbände, NGOs o.ä.) mit einer großen Reichweite durchgeführt hat. Dabei erfolgt die Beurteilung auch unter Berücksichtigung der kreativen Eigenständigkeit (Schöpfungshöhe) bezogen auf die in den referenzierten Image- bzw. Rekrutierungskampagnen betroffene Zielgruppe (IT). Der Bewerber ist daher gehalten, sich auf Referenzen mit möglichst hoher Aussagekraft zu stützen. Sofern Erfolgsnachweise vorhanden sind, sollen diese der Referenz beigefügt werden. Die Menge an Referenzen hat - für sich genommen - noch keine Aussagekraft auf die Auswahlkriterien. Die maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der obigen Ausführungen die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

      9. Angaben über Varianten/Alternativangebote:
         Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
         
      10. Angaben zu Optionen:
          Optionen: nein
      11. Angaben zu elektronischen Katalogen:
          
          
      12. Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
          Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
      13. Zusätzliche Angaben:
          
3. Abschnitt III
   1. Teilnahmebedingungen:
      1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
         
      2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         - Erklärung zur Eignung; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

         - Nachweis einer Haftpflichtversicherung

         Nachweis des Bestehens einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden oder eine schriftliche Bestätigung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung im Auftragsfall.

      3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         - Agenturprofil mit folgenden Informationen:

         o Kurzdarstellung der Organisationsstruktur (möglichst eine A4-Seite).

         o Kurzdarstellung des Agenturteams, welches zur Leistungsausführung eingesetzt werden soll. Das Agenturteam, welches zur Leistungserbringung eingesetzt wird, muss mindestens aus einer festen Ansprechperson für das HMdF sowie mindestens ein bis zwei weiteren Projektverantwortlichen bestehen.

         o Beraterprofile der vorgenannten Mitglieder des Agenturteams, aus denen sich die Qualifikation der einzelnen Mitglieder ergibt.

         - Geeignete Referenzen (mindestens drei) über wesentliche, in den letzten drei Jahren (2020 - 2022) erbrachte Leistungen:

         o Jede Referenz muss in übersichtlicher, knapper Form auf ca. einer DIN A4-Seite die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), das Gesamtbudget der Kampagne inkl. Fremdkosten (ohne Umsatzsteuer) und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.

         Referenzen sind dann geeignet, wenn diese den Bereich der Entwicklung von Kreativkampagnen und der Erstellung/ Umsetzung von Media-Konzepten betreffen.

      4. Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen:
         
   2. Bedingungen für den Auftrag:
      1. Angaben zu einem besonderen Berufsstand:
         Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

         Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach § 5 HVTG mit dem Angebot abzugeben haben.

      2. Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal:
         Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
4. Abschnitt IV
5. Beschreibung:
   1. Verfahrensart:
      Verhandlungsverfahren
   2. Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem:
      Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   3. Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
      
   4. Angaben zur Verhandlung:
      Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
   5. Angaben zur elektronischen Auktion:
      
   6. Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA):
      Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
6. Verwaltungsangaben:
   1. Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren:
      
   2. Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
      Tag: 2023-08-15
      Ortszeit: 12:00
      
   3. Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:
      Tag: 2023-09-12
      
   4. Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
      DE
   5. Bindefrist des Angebots:
      Das Angebot muss gültig bleiben bis: 2023-11-28
      (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
      
   6. Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
      

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