Advertising and marketing services (Германия - Тендер #43820765)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
      Rheingaustraße 186
      Wiesbaden
      65203
      Germany
      Telephone: +49 611/6939-0
      E-mail: beschaffung@hcc.hessen.de
      Fax: +49 611/6939-400
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-187a30ce083-7528a6be2ba62f4b
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://vergabe.hessen.de
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Ministry or any other national or federal authority, including their regional or local subdivisions
      
   5. Main activity:
      Economic and financial affairs
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Rahmenvereinbarung Employer Branding - Kreativkampagnen und Media-Konzepte IT

         Reference number: VG-0437-2023-0185
         
      2. Main CPV code:
         79340000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Rahmenvereinbarung Employer Branding - Gestaltung von Kreativkampagnen sowie Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Hessisches Ministerium der Finanzen

         Friedrich-Ebert-Allee 8

         65185 Wiesbaden

      4. Description of the procurement:
         

         Gesucht wird eine Kreativagentur zur Entwicklung von Kreativkampagnen sowie zur Erstellung und Umsetzung von Media-Konzepten für das Referat Strategisches Personalmanagement des Hessischen Ministeriums der Finanzen (verantwortlich für das strategische Personalgeschäft des gesamten Finanzressorts). Der Auftrag besteht aus: Employer Branding- und Rekrutierungs-Kampagne Bereich IT Hessen

         Es sind mindestens folgende Leistungen zu erbringen:

         - Marktanalysen, Zielgruppendefinitionen, Zielgruppenbetrachtung (z. B. Persona ausformulieren), Zielgruppenerreichbarkeitsanalyse,

         - Kreativkampagnen (Planung, Konzeption, Erstellung von Anzeigenlayouts unter Beachtung des Corporate Designs der IT Hessen (Gestaltungsrichtlinien), Entwicklung von aussagekräftigen und ansprechenden Slogans, Umsetzung der Kampagnen),

         - ggf. Neuentwicklung der Marke IT Hessen inkl. Neuerstellung einer Gestaltungsrichtlinie, sofern dies auftragsgeberseitig als erforderlich gesehen wird,

         - Media-Kampagnen (Planung, Konzeption, Bespielung von unterschiedlichen Mediakanälen wie beispielsweise Out-of-Home, Print, Social Media, Audio- und Videospots, Guerilla-Aktionen, u. a.),

         - Beratung und ggf. Umsetzung hinsichtlich Weboptimierung der Karriereseiten (IT Hessen sowie Akteure),

         - Social Media und Community-Management für im Nachgang definierte Social Media Kanäle,

         - Reporting (Erfolgskontrolle durch Auswertung der Views, Clicks etc. sowie Evaluation der Medienwirksamkeit),

         - die Agentur stellt sicher, dass sie der Auftraggeberin binnen 24 Stunden zur Verfügung stehen, dies beinhaltet auf Wunsch die persönliche Präsenz in Wiesbaden,

         - Überlassung offener Druckdateien.

         Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.

         Für die Rahmenvereinbarung steht über die Grundvertragslaufzeit von 12 Monaten inklusive den dreimaligen Vertragsverlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten ein Budget von insgesamt maximal 2.000.000 EUR brutto zur Verfügung.

         Es besteht keine Abnahmeverpflichtung des maximalen Budgets in Höhe von 2.000.000 Euro brutto. Es ist mit einem durchschnittlichen Abruf von ca. 150.000 Euro brutto pro Vertragsjahr zu rechnen.

         Die Rahmenvereinbarung endet, wenn das Budget von 2.000.000 Euro brutto erreicht ist, spätestens jedoch nach Ablauf von vier Jahren, sofern alle Optionen gezogen wurden.

      5. Award criteria:
         Quality criterion - Name: Qualität Strategiekonzept / Weighting: 60,00
         Cost criterion - Weighting: 40,00
         
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         
         Start: 2023-12-01
         End: 2024-11-30
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1. des Monats nach Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimal automatisch um je 12 weitere Monate, wenn nicht ein Vertragspartner spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt. Die Maximallaufzeit beträgt 48 Monate.

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Maximum number: 3
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Es werden maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der unter Ziffer III.1.3 geforderten Referenzen/Arbeitsproben die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, zur Angebotsabgabe aufgefordert.

         Die Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber für Stufe 2 (Aufforderung zur Angebotsabgabe) erfolgt wie im Folgenden dargestellt:

         Die fristgerecht eingehenden Teilnahmeanträge werden vom Auftraggeber anhand der nachfolgenden objektiven Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von drei Bewerbern wie folgt geprüft:

         1. Prüfung auf Vorliegen der abgefragten Nachweise und Erklärungen,

         2. Prüfung von Ausschlussgründen und Einhaltung der Mindestanforderungen und

         3. Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen/Arbeitsproben und deren Vergleichbarkeit zum vorliegenden Projekt. Jede Referenz sollte auf einer DIN A4-Seite in übersichtlicher, knapper Form die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.

         Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt ähneln. Die Ähnlichkeit bestimmt sich danach, inwieweit der Bewerber Image- bzw. Rekrutierungs-Kampagnen (ggf. für Ministerien, Verbände, NGOs o.ä.) mit einer großen Reichweite durchgeführt hat. Dabei erfolgt die Beurteilung auch unter Berücksichtigung der kreativen Eigenständigkeit (Schöpfungshöhe) bezogen auf die in den referenzierten Image- bzw. Rekrutierungskampagnen betroffene Zielgruppe (IT). Der Bewerber ist daher gehalten, sich auf Referenzen mit möglichst hoher Aussagekraft zu stützen. Sofern Erfolgsnachweise vorhanden sind, sollen diese der Referenz beigefügt werden. Die Menge an Referenzen hat - für sich genommen - noch keine Aussagekraft auf die Auswahlkriterien. Die maximal drei Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der obigen Ausführungen die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         
      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         - Erklärung zur Eignung; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

         - Nachweis einer Haftpflichtversicherung

         Nachweis des Bestehens einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden oder eine schriftliche Bestätigung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung im Auftragsfall.

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         - Agenturprofil mit folgenden Informationen:

         o Kurzdarstellung der Organisationsstruktur (möglichst eine A4-Seite).

         o Kurzdarstellung des Agenturteams, welches zur Leistungsausführung eingesetzt werden soll. Das Agenturteam, welches zur Leistungserbringung eingesetzt wird, muss mindestens aus einer festen Ansprechperson für das HMdF sowie mindestens ein bis zwei weiteren Projektverantwortlichen bestehen.

         o Beraterprofile der vorgenannten Mitglieder des Agenturteams, aus denen sich die Qualifikation der einzelnen Mitglieder ergibt.

         - Geeignete Referenzen (mindestens drei) über wesentliche, in den letzten drei Jahren (2020 - 2022) erbrachte Leistungen:

         o Jede Referenz muss in übersichtlicher, knapper Form auf ca. einer DIN A4-Seite die Aufgabenstellung, die kreative Lösung durch die Agentur (mit Beispielbildern), das Gesamtbudget der Kampagne inkl. Fremdkosten (ohne Umsatzsteuer) und, soweit möglich, den Erfolg der Arbeit zusammenfassen.

         Referenzen sind dann geeignet, wenn diese den Bereich der Entwicklung von Kreativkampagnen und der Erstellung/ Umsetzung von Media-Konzepten betreffen.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         Contract performance conditions:

         Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach § 5 HVTG mit dem Angebot abzugeben haben.

      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      Framework agreement with a single operator
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-08-15
      Local time: 12:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      Date: 2023-09-12
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      Tender must be valid until: 2023-11-28
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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