Project management consultancy services (Германия - Тендер #43819960)

Official name: Universität der Bundeswehr München
Postal address: Werner-Heisenberg-Weg 39
Town: Neubiberg
NUTS code: DE21H München, Landkreis
Postal code: 85597
Country: Germany
Contact person: ZV I.3
E-mail: BeschaffungUniBwM@heuking.de
Telephone: +49 8960044132
Fax: +49 8960044013
Internet address(es):
Main address: https://www.unibw.de/home

Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS

72224000 Project management consultancy services

Services

Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS

NUTS code: DE21H München, Landkreis

Die UniBw M beauftragte nach Abschluss eines europaweiten Vergabeverfahrens (Bekanntmachung vom 24.12.2020, Az. 2020/S 251-630765) am 25.03.2021 s3 Schwartz & Partner (im Folgenden: s3) mit der Projektmanagementunterstützung im dtec.Bw Forschungsprojekt SeRANIS. Der Auftrag umfasste drei Tätigkeitskategorien, Projektmanagement Office, Projektmanagement und Raumfahrtprozessbegleitung.

Der Auftragnehmer muss:

a) die Wissenschaftler, die Projektleitung sowie die Projektmanager operativ bei ihrer Arbeit unterstützen, indem er beispielsweise

- administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination oder Ressourcensteuerung und -überwachung übernimmt,

- Termine vorbereitet, protokolliert und nachbereitet,

- offene Punktelisten führt und

- bei der Dokumentation von Projektplänen, Projektkalkulation, Risk-Register etc. unterstützt;

b) die Einhaltung und Umsetzung des PM-Standards gewährleisten;

c) zwischen den Wissenschaftlern und dem Ansprechpartner des Forschungszentrum Space koordinieren;

d) die Durchführung des Projekts nach einem zuvor vereinbarten Projektmanagementstandard sicherstellen und umsetzen;

e) Zeitpläne und Risiken überwachen sowie Risikomaßnahmen begleiten oder umsetzen;

f) das Projektcontrolling nach Vorgabe der Projektleitung umsetzen;

g) bei der Projektaußenkommunikation unterstützen;

h) Absprache mit Kooperationspartnern und Lieferanten halten;

i) das Projekt nach Vorgabe der Projektleitung dokumentieren;

j) den ECSS Raumfahrtprozessstandard in Zusammenarbeit mit der Projektleitung auf das Projekt zuschneiden (tailoring) / ein documenttree erarbeiten;

k) Dokumente nach dem ECSS Raumfahrtprozessstandard erstellen bzw. raumfahrtunerfahrene Wissenschaftler hierzu anleiten; und

l) technische Reviews vorbereiten und durchführen.

Die UniBw M schätzte aufgrund der Vielzahl ihrer Erfahrungen mit anderen komplexen Projekten zwar, dass für die Leistungen ein Kontingent von 7000 Stunden ausreicht. Die UniBw M musste das Projekt und die SeRANIS-Mission jedoch in mehrfacher Hinsicht anpassen, so dass sich der Aufwand des Auftragnehmers (s3) erhöhte.

Der zusätzliche Aufwand beruhte insbesondere auf den folgenden Umständen, die die UniBw M nicht vorhersehen konnte:

1. Durchführung der ursprünglich nicht vorgesehenen "SeRANIS xfounders" Startup-Challenge mitsamt Wettbewerbsverfahren;

2. Unvorhergesehener Personalmangel, sodass der Auftraggeber geplante Stellen nur mit Verzögerungen und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil ersetzen konnte;

3. Deutlich erhöhter Aufwand bei der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens aufgrund einer Vielzahl von Bieterfragen und (unbegründeter) Rügen.

Schließlich sind Schätzungen bei komplexen Forschungsprojekten ohnehin Unwägbarkeiten unterworfen und s3 setzt für die Abwicklung eigene, urheberrechtlich geschützte Software ein.

Für die finale Projektabwicklung ist die UniBw M darauf angewiesen, s3 mit insgesamt 2.700 Zeitstunden

zusätzlich zu beauftragen. s3 benötigt weitere 100 Stunden für das PMO, 1.000 Stunden für das PM und 600 Stunden für die RPB. In Anbetracht der Komplexität des Projekts möchte die UniBw M außerdem eine weitere Tätigkeitskategorie in den Auftrag integrieren. Zum Tätigkeitsprofil dieser neuen Kategorie zählen:

- Die operative Unterstützung im Bereich Systemengineering im Schwerpunkt thermales und mechanisches

Design,

- die Beratung und Konzeptübersicht über AIT und PA,

- die Konfigurationskontrolle im Changemanagement,

- die Ermittlung von Anforderungen an die Software der Experimente,

- das Erstellen von Softwarearchitekturen,

- die Begleitung von Softwareentwicklungsprozessen,

- die Vorbereitung und Durchführung von Reviews,

- die Planung und Durchführung der Qualitätssicherung.

Die UniBw M beabsichtigt, mit der vierten Tätigkeitskategorie den Auftrag noch wirtschaftlicher und sparsamer durchführen lassen zu können. Sie ist im Hinblick auf die Qualifikation zwischen Projektmanagement Office und Projektmanagement gelagert, bildet also eine neue „Mittelstufe“.

End: 31/12/2024

The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no

Notice number in the OJ S: 2021/S 065-167233

Contract No: 1

25/04/2023

The contract/concession has been awarded to a group of economic operators: no

Official name: s3 Schwartz & Partner beratende Betriebs- und Volkswirte
Town: Messkirch
NUTS code: DE149 Sigmaringen
Country: Germany

The contractor/concessionaire is an SME: yes

Total value of the procurement: 1 006 250.00 EUR

Official name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Postal address: Villemombler Straße 76
Town: Bonn
Postal code: 53123
Country: Germany
E-mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telephone: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Internet address: https://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536

Precise information on deadline(s) for review procedures:

Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Es wird ferner darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber vor dem Vertragsschluss eine Bekanntmachung im Sinne von § 135 Abs. 3 GWB veröffentlicht hat (Az. 2023/S 076-228723). Bei Vorliegen der Voraussetzungen von § 135 Abs. 3 GWB tritt keine Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB ein.

12/07/2023

72224000 Project management consultancy services

NUTS code: DE21H München, Landkreis

Die UniBw M ist auf zusätzliche Beratungs- und Projektmanagementleistungen durch s3 angewiesen. Den Mehraufwand konnte die UniBw M bei der ursprünglichen Auftragsvergabe nicht absehen. Bei dem Projekt SeRANIS handelt es sich um eine Forschungssatellitenmission, die in dieser Form noch nie durchgeführt worden ist. Das ursprünglich beauftragte Mengengerüst konnte nur eine Schätzung auf der Grundlage bisheriger Erfahrungswerte darstellen, aber nicht die tatsächlich enthaltenen Risiken und ihre zeitlichen Auswirkungen. So gab es mehrere Anpassungen der Mission, die vorher unabsehbar waren, aber den Aufwand auf Seiten des Auftragnehmers deutlich erhöhten. Zu den Mehraufwänden führten insbesondere

- zusätzliche Zeitaufwände im Rahmen des europaweiten Vergabeverfahrens zur Beschaffung der Experimentalsatellitenplattform aufgrund einer unvorhersehbar großen Anzahl von Bieterfragen und (unbegründeten) Rügen;

- Durchführung der „SeRANIS x founders“ Startup-Challenge auf politischen Wunsch, die ein Wettbewerbsverfahren erforderte, das ursprünglich nicht geplant war;

- erhöhte Komplexität bei den technischen Projektplänen für die Experimente aufgrund von Personalmangel an der UniBw M (Die UniBw M konnte wissenschafttliche Stellen nur verzögert und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil besetzen).

Ein Wechsel des Auftragnehmers ist technisch und wirtschaftlich nicht möglich. s3 hat das gesamte Projekt- und Programmmanagement nach ihren eigenen Prozessen und unter Nutzung proprietärer Werkzeuge aufgesetzt. Eine Umstellung ist technisch nicht mehr möglich, da im Projekt verschiedene Meilensteine nach Raumfahrtprozessvorgaben erreicht werden müssen, die einen Wechsel der Verfahrensweisen im laufenden Prozess ausschließen. Ein neuer Auftragnehmer könnte die nicht die Methoden und Werkzeuge von s3 (die zum Teil urheberrechtlich geschützt und für die Projektabwicklung zwingend erforderlich sind) übernehmen und zugleich wirtschaftlicher anbieten. Darüber hinaus ist die UniBw M außer Stande, die Leistung hinreichend genau auszuschreiben und dabei den gesamten Wissensvorsprung von s3 auszugleichen. Sie wäre auch nicht in der Lage, das durch s3 gebündelte Know-How in der verhältnismäßig kurzen Projektzeit so an einen Dritten weiterzugeben, dass dieser den Prozess rechtzeitig übernehmen könnte. s3 hat einen systematischen und koordinativen Gesamtüberblick über sämtliche Zeitpläne, Arbeitsschritte und Querschnittsthemen. s3 ist mit den komplexen Strukturen des SeRANIS-Projekts vertraut, kennt alle Ansprechpartner bei der UniBw M sowie bei weiteren Partnern, hat sich in den durch die UniBw M vorgegebenen Zeitplan eingearbeitet und an mehr Besprechungen teilgenommen als jeder andere Projektteilnehmer. Die reibungslose, fortgesetzte Abwicklung ist erforderlich, damit die UniBw M ihre engen Zeitpläne einhalten kann.

End: 31/12/2024

Total value of the contract/lot/concession: 1 006 250.00 EUR

Official name: s3 Schwartz & Partner beratende Betriebs- und Volkswirte
Town: Messkirch
NUTS code: DE149 Sigmaringen
Country: Germany

The contractor/concessionaire is an SME: yes

Nature and extent of the modifications (with indication of possible earlier changes to the contract):

Die UniBw M musste das Projekt und die SeRANIS-Mission in mehrfacher Hinsicht anpassen, so dass sich der Aufwand von s3 erhöhte. Der zusätzliche Aufwand beruhte im Wesentlichen auf Umständen, welche die UniBw M zum Zeitpunkt der Schätzung des Auftragsvolumens nicht vorhersehen konnte. Für die finale Projektabwicklung ist die UniBw M darauf angewiesen, s3 mit insgesamt 2.700 Zeitstunden zusätzlich zu beauftragen. s3 benötigt weitere 100 Stunden für das PMO, 1.000 Stunden für das PM und 600 Stunden für die RPB.

In Anbetracht der Komplexität des Projekts möchte die UniBw M außerdem eine weitere Tätigkeitskategorie in den Auftrag integrieren, um die Auftragsabwicklung wirtschaftlicher und sparsamer zu gestelten. Sie ist im Hinblick auf die Qualifikation zwischen Projektmanagement Office und Projektmanagement gelagert, bildet also eine neue „Mittelstufe“.

Need for additional works, services or supplies by the original contractor/concessionaire (Art. 43(1)(b) of Directive 2014/23/EU, Art. 72(1)(b) of Directive 2014/24/EU, Art. 89(1)(b) of Directive 2014/25/EU)

Description of the economic or technical reasons and the inconvenience or duplication of cost preventing a change of contractor:

Ein Wechsel des Auftragnehmers ist technisch und wirtschaftlich nicht möglich. s3 hat das gesamte Projekt- und Programmmanagement nach ihren eigenen Prozessen und unter Nutzung proprietärer Werkzeuge aufgesetzt. Ein neuer Auftragnehmer könnte die nicht die Methoden und Werkzeuge von s3 (die zum Teil urheberrechtlich geschützt und für die Projektabwicklung zwingend erforderlich sind) übernehmen und zugleich wirtschaftlicher anbieten. s3 hat einen systematischen und koordinativen Gesamtüberblick über sämtliche Zeitpläne, Arbeitsschritte und Querschnittsthemen. s3 ist mit den komplexen Strukturen des SeRANIS-Projekts vertraut, kennt alle Ansprechpartner bei der UniBw M sowie bei weiteren Partnern, hat sich in den durch die UniBw M vorgegebenen Zeitplan eingearbeitet und an mehr Besprechungen teilgenommen als jeder andere Projektteilnehmer. Die reibungslose, fortgesetzte Abwicklung ist erforderlich, damit die UniBw M ihre engen Zeitpläne einhalten kann.

Updated total contract value before the modifications (taking into account possible earlier contract modifications and price adaptions and, in the case of Directive 2014/23/EU, average inflation in the Member State concerned)

Value excluding VAT: 675 250.00 EUR

Total contract value after the modifications

Value excluding VAT: 1 006 250.00 EUR