Enterprise resource planning software package (оригинал извещения) (Германия - Тендер #37055584)

1. Abschnitt I
   1. Name und Adressen
      GEKA mbH
      Humboldtstr. 110
      Munster
      29633
      Germany
      Telefon: +49 5192/964-0
      E-Mail: vergabestelle@geka-munster.de
      Fax: +49 5192/964-249
      
   2. Gemeinsame Beschaffung
      
   3. Kommunikation
      Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
      https://www.subreport.de/E25257213
      Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellenan die oben genannten Kontaktstellen
      
   4. Art des öffentlichen Auftraggebers:
      Andere: GmbH
      
   5. Haupttätigkeit(en):
      Umwelt
      
2. Abschnitt II
   1. Umfang der Beschaffung:
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         

         BA 135726 ERP Software

      2. CPV-Code Hauptteil:
         48451000
         
      3. Art des Auftrags:
         Lieferauftrag
         
      4. Kurze Beschreibung:
         

         Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.

      5. Geschätzter Gesamtwert:
         
         
      6. Angaben zu den Losen:
         Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   2. Beschreibung
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         
      2. Weitere(r) CPV-Code(s):
         
         
      3. Erfüllungsort:
         Hauptort der Ausführung:

         GEKA mbH Humboldtstr. 110 29633 Munster

      4. Beschreibung der Beschaffung:
         

         Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist im Anforderungskatalog ausführlich beschrieben.

         Zeitplan:

         Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten sollen bis zum 31.10.2023 erfolgen.

         Vom 01.11.2023 bis 31.12.2023 findet eine Testphase statt.

         Die Inbetriebnahme der Software ist für das Jahr 2024 zum 01.12.2023 wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

         Zum 01.01.2024 soll die Betriebsaufnahme erfolgen.

         Die Anzahl der Lizenzen sind wie folgt: 40 ERP-Vollzugriff-Lizenzen, 30 Lesezugriff-Lizenzen und 2 Device-Lizenzen. Optional sind die Lizenzen für ein etwaiges DMS-System ebenfalls zu berücksichtigen.

         Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Best Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Dies erfordert, dass einige Prozesse beim Auftraggeber neugestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden.

         Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung mit Dokumentenmanagementsystem) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module nach Anforderungskatalog, sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über 12 Monate. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung des Pflichtenhefts, einer System-, Anwender- und Verfahrensdokumentation (rechtssicher), entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.

         Durch das System sollen unter anderem folgende Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und medienbruchfrei digitalisiert werden:

         - Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB), Kameralistik (Wirtschaftsplan)

         - den Beschaffungsprozess einschließlich innerbetrieblicher Bedarfsmeldung inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)

         - Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe Projekte sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement).

         - Integration eines GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem.

         - Lagerwirtschaft mit allen notwendigen Lager- und Artikelinformationen, Bestandsmanagement, Anbindung von Barcode-Scannern oder MDE-Geräte

         - Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Haushaltssteuerung, Mittelbindung, Deckungsfähigkeit/-deckungskreise, Übertragungen, Umfassende Planungsfunktion über mehrere Jahre und unterjährig, Ausweis der vergangenen IST-Daten, der Plan-Daten, der erwarteten Werte (Summe aus IST und PLAN Werten) für einen Zeitraum und die Restmittel (PLAN-IST-Abweichung), Berücksichtigung der Restmittel des Vorjahres für das Folgejahr als PLAN-Erhöhung), Berücksichtigung von Umwidmungen (=Verschiebung von Mitteln von einem in ein anderes Projekte)

         - Controlling (Darstellung von Zahlungsflüssen, Budgetverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und -umlagen)

         Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems als SaaS-Lösung in der Microsoft Cloud Deutschland um weitere Microsoft-Lösungen wie beispielsweise Office Microsoft 365 und Power BI zu integrieren.

         Möglichkeiten der Ausweitung weiterer SaaS-fähiger Anforderungen wie Personalwesen und Umsetzung branchenspezifischer Kernkompetenzen in der Produktion und Entsorgung.

         Es werden zwei Optionen abgefragt:

         1. Option mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option mit dem vorhandenem Dokumentenmanagementsystem ELO

      5. Zuschlagskriterien:
         Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
      6. Geschätzter Wert:
         
         
      7. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems:
         Laufzeit in Monaten: 12
         Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
         
      8. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
         
      9. Angaben über Varianten/Alternativangebote:
         Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
         
      10. Angaben zu Optionen:
          Optionen: jaBeschreibung der Optionen:

          Es können zwei Optionen angeboten werden, aber mindestens eine Variante.

          1. Option: mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option: Einbindung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems ELO

      11. Angaben zu elektronischen Katalogen:
          
          
      12. Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
          Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
      13. Zusätzliche Angaben:
          
3. Abschnitt III
   1. Teilnahmebedingungen:
      1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

         Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerberegister Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 Die Belege dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

         Bei Nichterfüllung der Vorlage der Nachweise erfolgt der Ausschluß

      2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         Eigennachweis über mind. 3 Referenzen der letzten 5 Jahre über die Lieferung eines vergleichbaren Produktes und Umsätze der letzten 3 Jahre (Anlage 7 der Vergabeunterlage) Der Bieter wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, sofern er die geforderten Erklärungen nicht vorlegt oder die aufgestellten Eignungskriterien nicht erfüllt. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und sonstige Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen sind, gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

         Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

         Mindestumsatz per anno 334.000 EUR.

         Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;

         Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

      3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         - bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001 (nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus

         Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Ressource Planning aufgenommen sein.

      4. Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen:
         
   2. Bedingungen für den Auftrag:
      1. Angaben zu einem besonderen Berufsstand:
         
      2. Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal:
         
4. Abschnitt IV
5. Beschreibung:
   1. Verfahrensart:
      Offenes Verfahren
   2. Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem:
      
   3. Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
      
   4. Angaben zur Verhandlung:
      
   5. Angaben zur elektronischen Auktion:
      
   6. Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA):
      Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
6. Verwaltungsangaben:
   1. Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren:
      
   2. Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
      Tag: 2023-02-03
      Ortszeit: 12:00
      
   3. Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:
      
   4. Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
      DE
   5. Bindefrist des Angebots:
      Das Angebot muss gültig bleiben bis: 2023-03-03
      (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
      
   6. Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
      Tag: 2023-02-03
      Ortszeit: 12:00
      Ort:

      Humboldtstraße 110, 29633 Munster

      Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

      Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich.

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