Enterprise resource planning software package (Германия - Тендер #37055584)

1. Section I
   1. Name and addresses
      GEKA mbH
      Humboldtstr. 110
      Munster
      29633
      Germany
      Telephone: +49 5192/964-0
      E-mail: vergabestelle@geka-munster.de
      Fax: +49 5192/964-249
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.subreport.de/E25257213
      Additional information can be obtained from the abovementioned addressto the abovementioned address
      
   4. Type of the contracting authority:
      Other type: GmbH
      
   5. Main activity:
      Environment
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         BA 135726 ERP Software

      2. Main CPV code:
         48451000
         
      3. Type of contract:
         Supplies
         
      4. Short description:
         

         Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         GEKA mbH Humboldtstr. 110 29633 Munster

      4. Description of the procurement:
         

         Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist im Anforderungskatalog ausführlich beschrieben.

         Zeitplan:

         Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten sollen bis zum 31.10.2023 erfolgen.

         Vom 01.11.2023 bis 31.12.2023 findet eine Testphase statt.

         Die Inbetriebnahme der Software ist für das Jahr 2024 zum 01.12.2023 wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

         Zum 01.01.2024 soll die Betriebsaufnahme erfolgen.

         Die Anzahl der Lizenzen sind wie folgt: 40 ERP-Vollzugriff-Lizenzen, 30 Lesezugriff-Lizenzen und 2 Device-Lizenzen. Optional sind die Lizenzen für ein etwaiges DMS-System ebenfalls zu berücksichtigen.

         Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Best Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Dies erfordert, dass einige Prozesse beim Auftraggeber neugestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden.

         Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung mit Dokumentenmanagementsystem) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module nach Anforderungskatalog, sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über 12 Monate. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung des Pflichtenhefts, einer System-, Anwender- und Verfahrensdokumentation (rechtssicher), entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.

         Durch das System sollen unter anderem folgende Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und medienbruchfrei digitalisiert werden:

         - Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB), Kameralistik (Wirtschaftsplan)

         - den Beschaffungsprozess einschließlich innerbetrieblicher Bedarfsmeldung inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)

         - Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe Projekte sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement).

         - Integration eines GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem.

         - Lagerwirtschaft mit allen notwendigen Lager- und Artikelinformationen, Bestandsmanagement, Anbindung von Barcode-Scannern oder MDE-Geräte

         - Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Haushaltssteuerung, Mittelbindung, Deckungsfähigkeit/-deckungskreise, Übertragungen, Umfassende Planungsfunktion über mehrere Jahre und unterjährig, Ausweis der vergangenen IST-Daten, der Plan-Daten, der erwarteten Werte (Summe aus IST und PLAN Werten) für einen Zeitraum und die Restmittel (PLAN-IST-Abweichung), Berücksichtigung der Restmittel des Vorjahres für das Folgejahr als PLAN-Erhöhung), Berücksichtigung von Umwidmungen (=Verschiebung von Mitteln von einem in ein anderes Projekte)

         - Controlling (Darstellung von Zahlungsflüssen, Budgetverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und -umlagen)

         Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems als SaaS-Lösung in der Microsoft Cloud Deutschland um weitere Microsoft-Lösungen wie beispielsweise Office Microsoft 365 und Power BI zu integrieren.

         Möglichkeiten der Ausweitung weiterer SaaS-fähiger Anforderungen wie Personalwesen und Umsetzung branchenspezifischer Kernkompetenzen in der Produktion und Entsorgung.

         Es werden zwei Optionen abgefragt:

         1. Option mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option mit dem vorhandenem Dokumentenmanagementsystem ELO

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         Duration in months: 12
         This contract is subject to renewal: no
         
      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         
      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: yesDescription of options:

          Es können zwei Optionen angeboten werden, aber mindestens eine Variante.

          1. Option: mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option: Einbindung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems ELO

      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerberegister Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 Die Belege dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

         Bei Nichterfüllung der Vorlage der Nachweise erfolgt der Ausschluß

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Eigennachweis über mind. 3 Referenzen der letzten 5 Jahre über die Lieferung eines vergleichbaren Produktes und Umsätze der letzten 3 Jahre (Anlage 7 der Vergabeunterlage) Der Bieter wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, sofern er die geforderten Erklärungen nicht vorlegt oder die aufgestellten Eignungskriterien nicht erfüllt. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und sonstige Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen sind, gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         Mindestumsatz per anno 334.000 EUR.

         Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;

         Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         - bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001 (nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus

         Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Ressource Planning aufgenommen sein.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Open procedure
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-02-03
      Local time: 12:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      Tender must be valid until: 2023-03-03
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      Date: 2023-02-03
      Local time: 12:00
      Place:

      Humboldtstraße 110, 29633 Munster

      Information about authorised persons and opening procedure:

      Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich.

Источник закупки

Импорт - Экспорт по стране Германия