Recreational, cultural and sporting services (Финляндия - Тендер #45483669)

Ahveniston moottoriradan käyttöoikeussopimus

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne Ahveniston moottoriradan käyttöoikeussopimuksesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Sopimuskumppaniksi (palveluntuottajaksi) valitaan yksi tarjoaja.

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankinnan ennakoitu vuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 200 000 - 300 000 euroa. Arvio arvosta pohjautuu nykyisen rataoperaattorin keskimääräiseen liikevaihtoon vuosina 2017-2021. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Liikevaihto riippuu palveluntuottajan omasta toiminnasta, kuten palveluntuottajan markkinoinnista. Hankintayksikkö ei sitoudu ostamaan palveluntuottajalta mitään eikä todennäköisesti osta palveluntuottajalta mitään. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle.

KATSELMUS

Tarjoajien suositellaan osallistuvan katselmukseen Ahveniston moottoriradalla (tarjoajilta ei kuitenkaan edellytetä katselmukseen osallistumista). Tarjoaja voi valita, kumpaan katselmukseen osallistuu: maanantai 6.3.2023 klo 18.00 tai perjantai 10.3.2023 klo 15.00 (tapaaminen moottoriradan huoltorakennuksella). Katselmuksessa mahdollisesti annetut tiedot eivät sido hankintayksikköä.

HUOM!

Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajien kannattaa tarvittaessa kysyä apua tarjouksen laatimiseen liittyen esimerkiksi seuraavilta henkilöiltä: https://julkisethankinnathame.fi/neuvontaa/.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Legendaarinen Ahveniston moottorirata on yksi Suomen vanhimmista moottoriurheilun areenoista, joka tunnetaan hyvin Suomessa ja maailmalla. Moottoriradan sijainti on täysin poikkeuksellinen, koska se sijaitsee keskellä kaupunkia vain neljä kilometriä keskustasta. Moottorirata on valmistunut vuonna 1967 vanhalle soranottoalueelle Ahveniston harjun juurelle. Vuosien saatossa radalla on kisattu niin autoilla, formuloilla kuin moottoripyörilläkin. Nykyisin Etelä-Suomessa on Ahveniston lisäksi vain pari moottorirataa.

Hämeenlinnan kaupungin tahtotila on, että moottoriurheilu säilyy ja alue kehittyy tarjoamalla monipuolisemmin palveluita ja tapahtumia ympäri vuoden. Hiihto liikuttaa kuntalaisia ja tuo väkeä myös muualta, tämän vuoksi hiihto tulee pysymään talvikaudella osana moottorirata-alueen toimintaa ja kaupunki takaa tämän talviurheilumahdollisuuden asukkaille. Ahveniston moottoriradan hiihto-olosuhteet ovat ainoat kilpahiihtoon ja sen treenaamiseen soveltuvat. Ahveniston moottorirata-alueelle toivotaan tulevaisuudessa entistä monipuolisemmin eri urheilulajeja ja aktiviteetteja ympäri vuoden.

Yhteistyö kaupungin, sidosryhmien ja muiden alueen yrittäjien kanssa on tärkeää. Tapahtumien kehittäminen ja kisojen palvelutarjonnan edistäminen yhdessä toimijoiden kanssa on tärkeää alueen elinvoimaisuudelle. Nykyisin moottoriradalla käy kesäkaudella noin 50 000 - 60 000 kävijää ja tapahtumien määrää kasvattamalla ja monipuolisella palvelutarjonnalla tavoitellaan kävijämäärien nousua. Vastuullisuuden ja moottoriurheilun kehittymisen ympäristöystävällisempään suuntaan tulee olla tärkeässä osassa tulevaisuuden moottoriratatoiminnassa. Ympäristön huomioiminen ja vaaliminen sekä myös lähialueen asukkaiden huomioiminen tulee olla osana toimijan toimintaa.

Ahveniston moottorirata on tärkeä osa Hämeenlinnan matkailua ja edistää tapahtumien kautta myös Hämeenlinnan näkyvyyttä. Tapahtumat, matkailupalvelut ja myös moottoriurheilu kehittyvät yhä elämyksellisempään suuntaan. Verkostot ja niiden tuoma laaja palvelutarjonta on myös tärkeä vierailukokemuksen kannalta.

HANKINNAN TAVOITTEET

Moottoriradan operoinnin nykyinen sopimuskausi on päättymässä syksyllä 2023, tavoitteena on löytää alueelle uusi pitkäaikainen sopimuskumppani, jolla on osaamista, intoa ja näkemystä moottoriradan operointiin ja alueen monipuoliseen kehittämiseen.

Kymmenen vuoden arvo on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Arvio arvosta pohjautuu edellisen rataoperaattorin keskimääräiseen liikevaihtoon vuosina 2017-2021.

Sopimuskausi alkaa 16.10.2023.

Hankintalain 117 §:n mukaan käyttöoikeussopimuksen sopimuskauden on oltava määräaikainen ja yli viisi vuotta kestävien käyttöoikeussopimusten enimmäiskesto ei saa ylittää aikaa, jona käyttöoikeuden saaja voisi kohtuudella odottaa saavansa takaisin tekemänsä investoinnit urakoiden tai palvelujen toteuttamiseksi ja saadakseen tuoton sijoitetulle pääomalle ja sopimuksen tavoitteiden saavuttamiseksi tehdyille investoinneille.

Hankintayksikön näkemyksen mukaan em. hankintalain §:ään viitaten sopimuskausi voi olla muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitetun mukainen.

TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET

Suunnitelmaliite (asiakirja, jonka tarjoaja täyttää ja toimittaa täytettynä tarjouksensa liitteenä)

Laatuliite (asiakirja, joka kertoo kuinka laatuvertailu suoritetaan eli kuinka tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan)

Sopimusluonnos (asiakirja, josta laaditaan myöhemmin hankintasopimus)

Sopimusluonnoksen liitteet (asiakirjat, joista laaditaan myöhemmin hankintasopimuksen liitteet) ovat seuraavilta osin omina liitteinään:

- Liite 1: Palvelukuvaus

- Liite 2: Kartta

- Liite 3: Vastuunjakotaulukko

- Liite 4: Yhteyshenkilöt ja alihankkijat

- Liite 6: HMLYSE 2022 PALVELUT

Ympäristölupa

Hämeenlinnan kaupungin eettiset periaatteet ja vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet hankinnoissa (Code of Conduct)

Liitettä 5 ei ole liitteenä, koska hankintasopimukseen tuleva liite 5 on tarjouspyyntö liitteineen.