Data conversion services (Румыния - Тендер #42825107)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Directia Generala de Evidenta a Persoanelor Sector 4
      Strada: Straduintei, nr. 1
      Bucuresti
      041776
      Romania
      Telephone: +40 729480238
      E-mail: achizitiipublice@deps4.ro
      Fax: +40 0214600509
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100167127
      Additional information can be obtained from the abovementioned addressto the abovementioned address
      
   4. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   5. Main activity:
      General public services
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Servicii conversie digitală și organizare arhivă fizică D.G.E.P. S4

         Reference number: 22
         
      2. Main CPV code:
         72311100
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Prezenta documentație de atribuire conține cerințele, criteriile, regulile și informațiile necesare pentru a asigura potențialilor ofertanți o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică având ca obiect „Servicii conversie digitală și organizare arhivă fizică D.G.E.P. S4”.

         Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire. Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 20 zile.

         Autoritatea contractantă va răspunde la solicitările de clarificări în a 12-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.

      5. Estimated total value:
         Value excluding VAT: 14 820 370.00 RON
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         48329000, 72512000, 79632000, 79995100, 79999100, 92512100
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Sediul autorității contractante

      4. Description of the procurement:
         

         Prestarea următoarelor servicii, așa cum sunt descrise și în caietul de sarcini, și a serviciilor conexe care rezultă din realizarea acestora, respectiv: servicii de organizare a arhivei fizice, a servicii de conversie digitală, servicii de instruire a utilizatorilor, servicii de selecție și distrugere. A se vedea și caietul de sarcini al achiziției.

         Valoarea estimată maximă pentru acordul-cadru este de 14.820.370,00 lei fără TVA, iar valoarea estimată minimă pentru acordul-cadru este de 7.412.730,00 lei fără TVA. Frecventa si valoarea contractelor care urmează sa fie atribuite: minim 1 contract subsecvent pe an. Valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent este de 5.399.722,00 lei fără TVA.

         Cantitățile minime și maxime aferente acordului-cadru precum și cantitățile estimate maxime aferente celui mai mare contract subsecvent se regăsesc în Anexa nr. 1 la caietul de sarcini.

      5. Award criteria:
         Quality criterion - Name: F4 - Garanția acordată livrabilelor / Weighting: 10
         Quality criterion - Name: Gradul de adecvare a Graficului pentru implementarea activităților propus (gradul de adecvare a modului de gestionare a resurselor, echipamentelor, componentelor cu metodologia propusă pentru realizarea serviciilor) / Weighting: 20
         Quality criterion - Name: F2 - Experiența profesională specifică a personalului desemnat pentru executarea contractului – Manager de proiect, Team leader echipă conversie digitală și Team leader echipă indexare / Weighting: 30
         Price - Weighting: 40
         
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         Duration in months: 48
         This contract is subject to renewal: no
         
      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         
      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Cerința nr. 1

         Operatorul economic (ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, susținător de terță parte) nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016.

         Modalitatea de îndeplinire: Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Motive de excludere” – Secțiunile A-C, cu informații aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire. Aceste documente justificative sunt:

         a) Cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv, aflate în termen de valabilitate la data prezentării;

         Notă: se vor prezenta caziere judiciare pentru acționar sau asociat semnificativ, respectiv persoana care exercită drepturi aferente unor acțiuni care, cumulate, reprezintă cel puțin 10% din capitalul social sau îi conferă deținătorului cel puțin 10% din totalul drepturilor de vot în adunarea generală.

         b) Certificatul eliberat de Administrația Finanțelor Publice din care să rezulte lipsa datoriilor restante către bugetul de stat la momentul prezentării acestuia și certificatul eliberat de Autoritățile Publice Locale din care să rezulte lipsa datoriilor restante către bugetul local la momentul prezentării acestuia;

         c) După caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea nr. 98/2016;

         d) Alte documente edificatoare, după caz.

         Cerința nr. 2

         Operatorul economic (ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, susținător de terță parte) nu trebuie să se încadreze în situațiile prevăzute de art. 59-60 din Legea nr. 98/2016. Modalitatea de îndeplinire: Până la data limită de depunere a ofertelor, operatorul economic va prezenta Declarație pe propria răspundere privind neîncadrarea în prevederile art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 (Formular nr. 1).

         Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul Autorității Contractante sunt:

         Dinu Gheorghina -Director Executiv

         Lambe Stefan Sofica - Sef Serviciu Economic, Administrativ, Achizitii Publice

         Cerința nr. 3

         Operatorul economic participant (ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, susținător de terță parte) trebuie să se încadreze în definiția de la art. 3 alin. (1) lit. jj) din Legea nr. 98/2016.

         Modalitatea de îndeplinire: Până la data limită de depunere a ofertelor, operatorul economic va prezenta Declarație pe propria răspundere privind încadrarea în prevederile art. 3 alin. (1) lit. jj) din Legea nr. 98/2016, semnată în formă autentică dată în fața unui notar public.(Formular nr. 2).

         Note:

         1. Pentru a asigura verificarea modului de îndeplinire a cerințelor 1, 2 și 3, până la termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor se vor prezenta și documente edificatoare ce conțin informații cu privire la membrii organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al fiecărei entități implicate în procedura de atribuire, precum si la persoanele care au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestora, cerințele indicate fiind raportate inclusiv la aceste persoane.

         2. Operatorul economic va prezinta pentru sediul principal documente din care să reiasă neîncadrarea în prevederile art. 165 alin. (1) din Legea nr. 98/ 2016 privind achizițiile publice cu completarile si modificarile ulterioare, iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declaraţie pe propria răspundere privind îndeplinirea obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuţiilor la bugetul general consolidat datorate.

         3. Ofertele depuse de operatorii economici care figurează cu datorii restante la data solicitării documentelor vor fi excluse în conformitate cu prevederile art. 165 alin. (1) din Legea nr. 98/ 2016 privind achizițiile publice, cu excepția situațiilor prevăzute la art. 165 alin. (3) și art. 166 alin. (2) din același act normativ.

         4. În cazul în care în țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 şi 167, Autoritatea Contractantă are obligația de a accepta o declarație pe propria răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar public, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens..

         5. În cazul în care este identificată o situație de excludere prevăzută la art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016 în legătură cu subcontractanții propuși, cu aplicarea în mod corespunzător a dispozițiilor art. 171 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă solicită ofertantului o singură dată să înlocuiască un subcontractant în legătură cu care a rezultat, în urma verificării, că se află în această situație.

         Cerința nr. 1

         Ofertantul sau dacă este cazul, ofertantul asociat, subcontractantul, pentru partea din contract pe care urmează să o îndeplinească efectiv, trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul acordului-cadru.

         Modalitate de îndeplinire: Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Criterii de selecție” – Secțiunea A cu informații aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv:

         - Certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului în raza căruia este situat sediul ofertantului, din care să rezulte cel puțin informațiile legate de: structura acționarilor și a reprezentanților legali, obiectul de activitate, modul de organizare și funcționare al operatorului economic, împrejurarea dacă societatea se află în stare de dizolvare, lichidare sau insolvență. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie să fie reale/actuale la momentul prezentării.

         Note:

         1. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din Certificatul Constatator emis de ONRC, iar ofertantul trebuie să fie autorizat să desfășoare activitățile aferente contractului de achiziție publică, conform art. 15 din Legea nr. 359/2004. În cazul persoanelor fizice autorizate se va prezenta autorizația de funcționare sau alte documente echivalente din care să rezulte competența acestora de a realiza activitățile care fac obiectul prezentului contract.

         2. Operatorii economici nerezidenți (străini): vor prezenta documente echivalente care dovedesc o formă de înregistrare/ atestare ori apartenență din punct de vedere profesional în condițiile legii din țara de rezidență, din care să rezulte că operatorul economic este adecvat constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii și că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul prezentului contract în corelare cu cerințele mai sus menționate și reglementările aplicabile în țara de origine/țara în care operatorul economic este stabilit.

         Cerința nr. 2

         Ofertantul trebuie să facă dovada că acesta este acreditat ca administrator de arhive electronice și că își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007.

         Modalitatea de îndeplinire: Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Criterii de selecție” – Secțiunea A cu informații aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv:

         - autorizație administrator arhivă electronică în condițiile Legii nr. 135/2007. Autoritatea contractantă are în vedere respectarea principiului recunoașterii reciproce prin permiterea prezentării de către operatorii economici nerezidenți a certificărilor/autorizațiilor corespunzătoare emise în țara de rezidență.

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Specificati cifra de afaceri medie anualaOfertantul trebuie să dovedească un nivel minim al cifrei de afaceri medii anuale pe ultimii 3 (trei) ani financiari încheiați (2020, 2021, 2022), cel puțin egal cu suma de 10.600.000,00 lei.

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Criterii de selecție” – Secțiunea B cu informații aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv:- declarații sau extrase bancare corespunzătoare, bilanțul contabil sau extrase de bilanț, situații financiare sau extrase din situațiile financiare, în cazul în care publicarea situațiilor financiare este prevăzută de legislația tarii în care este stabilit operatorul economic, pentru ultimii 3 ani financiari încheiați: 2020, 2021, 2022. În cazul în care legislația țării în care este stabilit ofertantul nu prevede publicarea bilanțurilor contabile sau a situațiilor financiare menționate anterior, se vor putea prezenta orice alte documente echivalente (ex. rapoarte de audit, rapoarte ale cenzorilor) pentru susținerea îndeplinirii cerinței.Notă:1. Ofertanții care trebuie să efectueze conversia altor monede decât Euro în Ron, vor utiliza ratele de schimb medii anuale stabilite de către Banca Naționala a României pentru anii respectivi.2. Operatorul economic are dreptul să invoce susținerea unui/unor terț/terți în ceea ce privește îndeplinirea cerinței. În acest caz, împreună cu DUAE, ofertantul va prezenta și angajamentul de susținere, împreună cu documentele transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament.

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertantul trebuie să demonstreze că deține experiență în implementarea/realizarea, în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani calculați prin raportare la data limită de depunere a ofertelor, a unor activități similare celor ce fac obiectul prezentului acord-cadru, în valoare de minim 5.300.000,00 lei fără TVA, la nivelul a maxim 3 contracte/proiecte. Cerința de experiență similară va fi acoperită de ofertant prin prezentarea de maxim 3 contracte/proiecte care să acopere cumulat activitățile acordului cadru, respectiv: servicii de organizare a arhivelor, servicii de instruire și servicii de scanare.

         Proportia de subcontractareÎn cazul în care părți din contractul ce urmează a fi atribuit vor fi îndeplinite de către unul sau mai mulți subcontractanți, ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care acesta urmează să le subcontracteze, proporția de subcontractare și datele de identificare ale subcontractanților propuși.

         Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiOfertantul va prezenta orice document prin care va face dovada implementării de către acesta a unui sistem de management al calitatii în conformitate cu standardul SR EN ISO 9001/ISO 9001 sau echivalent, pentru activitatea principală care face obiectul contractului/acordului-cadru.

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Criterii de selecție” – Secțiunea C cu informații aferente situației lor. La nivelul DUAE ofertantul va preciza informații referitoare la obiectul, numărul și data contractului prezentat, beneficiarul, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care operatorul economic a fost responsabil. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire. Documentele prin care operatorii economici pot îndeplini cerința privind experiența similară sunt următoarele, fără a se limita la:- copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit, procese verbale de predare primire, procese-verbale de recepție, certificate constatatoare, recomandări sau alte documente similare prin care beneficiarul să confirme ducerea la bun sfârșit a serviciilor incluse în listă.Note: 1. Operatorul economic are dreptul să invoce susținerea unui/unor terț/terți în ceea ce privește îndeplinirea cerinței. În acest caz, împreună cu DUAE, ofertantul va prezenta și angajamentul de susținere, împreună cu documentele transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament.

         Se va completa DUAE și se va prezenta acordul de subcontractare (daca este cazul). Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE și alte documente referitoare la situația subcontractanților urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire.Note:1. Dacă ofertantul se bazează pe capacitățile subcontractantului/subcontractanților pentru a îndeplini criterii de calificare, se va prezenta câte o declarație DUAE separat, completată în mod corespunzător de către fiecare dintre aceștia și semnată cu semnătură electronica extinsă bazată pe un certificat digital calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.2. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire, să prezinte informații și documente relevante referitoare la capacitatea tehnică și profesională a subcontractanților propuși, cu privire la partea/părțile din contract pe care aceștia urmează să o/le îndeplinească efectiv.3. La încheierea contractului, autoritatea contractantă va solicita prezentarea contractului/contractelor încheiat(e) între contractant şi subcontractant/subcontractanți nominalizat(ți) în ofertă și se va/vor constitui în anexa la contractul de achiziție publică.

         Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa inițial în DUAE - Partea „Criterii de selecție” – Secțiunea D cu informații aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire. Aceste documente justificative sunt: - Certificat/e emis/e de organisme de certificare acreditate sau orice alte probe sau dovezi, în măsura în care probele/dovezile prezentate confirmă îndeplinirea cerinței. Documentele prezentate trebuie să fie în termen de valabilitate la data prezentării.Note: În cazul unei oferte în asociere, fiecare dintre membrii asocierii, corespunzător părții sale de implicare, are obligația prezentării certificatului care probează implementarea standardului de management al calității sau a altor probe sau dovezi.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Open procedure
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      Framework agreement with a single operator
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      An electronic auction has been used
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-07-27
      Local time: 15:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      RO
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      Tender must be valid until: 2023-11-27
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      Date: 2023-07-27
      Local time: 15:00
      Place:

      In SEAP

      Information about authorised persons and opening procedure:

      IUGA RALUCA ELENA - PRESDEINTE COMISIE

      ARGHIR MARILENA ARGHIR- MEMBRU

      VILCEANU SANDA- MEMBRU

      NEGOESCU AURELIAN - MEMBRU

      MICU VICTOR GABRIEL - MEMBRU

      BOSTINA VALENTIN - MEMBRU

      MITITELU CRISTINBEL VLAD - MEMBRU SUPLEANT

Источник закупки

Импорт - Экспорт по стране Румыния