Event services (Венгрия - Тендер #46538494)

Official name: Veszprém-Balaton 2023 Zártkörűen Működő Részvénytársaság
National registration number: 23701142219
Postal address: Óváros Tér 26.
Town: Veszprém
NUTS code: HU213 Veszprém
Postal code: 8200
Country: Hungary
Contact person: Sey Daniella
E-mail: daniella.sey@veszprembalaton2023.hu
Telephone: +36 301193474
Fax: +36 301193474
Internet address(es):
Main address: https://veszprembalaton2023.hu/
Address of the buyer profile: https://veszprembalaton2023.hu/

EKF Kommunikációs kitelepülések szervezése

Reference number: EKR001406702022

79952000 Event services

Services

EKF Kommunikációs kitelepülések szervezése

79952000 Event services

NUTS code: HU213 Veszprém

Main site or place of performance:

Magyarország, Veszprém, Ajánlatkérő mindenkori székhelye, Budapest, külföld

Nyertes Ajánlattevő az alábbi feladatokat látja el:

Nettó 619 793 667,- Ft keretösszeg erejéig kommunikációs kitelepülések szervezése:

Ajánlattevő feladata a VEB2023 Európa Kulturális Fővárosa (továbbiakban: EKF) rendezvény kommunikációs tevékenységek eredményes végrehajtása érdekében teljes körű, szakszerű és határidőre történő megvalósítása, tervek és javaslatok összeállítása az alábbi részfeladatok tekintetében:

1. Sajtótájékoztatók rendezvény produkciós lebonyolítása és technikai kivitelezése

Időtartam, időszak:40x1 nap 2022 októbertől (napi 8 óra munkával) belföldön,10x1 nap 2022 októbertől (napi 8 óra munkával) külföldön 500km-es körzetben

Sajtótájékoztatók tervezett időpontjai - melyek pontos meghatározása a Nyertes ajánlattevő által beadott, majd Ajánlatkérő által elfogadott koncepcióban kerül meghatározásra:2022. októbertől heti 1-2 alkalommal. Sajtótájékoztató várható időtartama 2 óra. Helyszínek: Külső és belső helyszínek vegyesen leginkább Veszprémen belül, de kisebb számban a régióban és külföldön, valamint elenyésző számban Budapesten és vidéken, régión kívül eső helyszíneken. 80% Veszprémen belül, 20% régió és Budapest. Az AK gondoskodik a helyszínek kiválasztásáról, esetleges engedélyek, területhasználati díjak beszerzéséről és esetleges díjainak kifizetéséről. Várható létszám: Az előadók és sajtó meghívottak, valamint a VEB2023 Zrt munkatársait is bele értve legalább 15 - legfeljebb 50 fő.

2. Fesztivál megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása. Időtartam, időszak: 3 db fesztiválon való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) belföldön.4-7 napos fesztivál megjelenéssel, összesen 15 nappal számolva.Fesztiválokon való megjelenés tervezett időpontjai - melyek pontos meghatározása a Nyertes ajánlattevő által beadott, majd Ajánlatkérő által elfogadott koncepcióban kerül meghatározásra: 2022. októbertől. Helyszínek:Kültéri fesztivál helyszínek Magyarországon(50%Budapest, 50%vidék)

Az AK gondoskodik a helyszínek kiválasztásáról, esetleges engedélyek, területhasználati díjak beszerzéséről és esetleges díjainak kifizetéséről.Igényelt terület maximum 15x15m (225 m2)befoglaló méretű.

Várható létszám:A várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

3. VR megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

Időtartam, időszak:5 db eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) belföldön és külföldön 500 km-es távolságban, 2-3 napos megjelenéssel, összesen 12 nappal számolva.Megjelenések tervezett időpontjai - melyek pontos meghatározása a Nyertes ajánlattevő által beadott, majd Ajánlatkérő által elfogadott koncepcióban kerül meghatározásra:2022. októbertől.Helyszínek:Beltéri belföldi és külföldi helyszínek(70%belföld,30% külföld)AK gondoskodik a helyszínek kiválasztásáról, esetleges engedélyek, területhasználati díjak beszerzéséről és esetleges díjainak kifizetéséről.Igényelt terület maximum 5x5m (25 m2) befoglaló méretű.

Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

4. VR Lounge megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

Időtartam, időszak:10 db magyarországi és 3 db külföldi eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) 2-3 napos megjelenéssel, összesen 30 nappal számolva

Megjelenések tervezett időpontjai - melyek pontos meghatározása a Nyertes ajánlattevő által beadott, majd AK által elfogadott koncepcióban kerül meghatározásra. 2022. októbertől

Helyszínek:Kültéri külföldi (EKF városok) és magyarországi (50% Veszprém és 50% Magyarországon belüli) helyszínek (70%belföld,30%külföld) AK gondoskodik a helyszínek kiválasztásáról, esetleges engedélyek, területhasználati díjak beszerzéséről és esetleges díjainak kifizetéséről.Igényelt terület maximum 5x5m (25 m2) befoglaló méretű.

Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

5. Lounge megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

Időtartam, időszak:

8 db magyarországi eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával), 2-3 napos megjelenéssel, összesen 20 nappal számolva.Megjelenések tervezett időpontjai - melyek pontos meghatározása a Nyertes ajánlattevő által beadott, majd Ajánlatkérő által elfogadott koncepcióban kerül meghatározásra:2022. októbertől

Helyszínek:Kültéri magyarországi (70% Veszprém és 30% Magyarországon belüli) helyszínek.

AK gondoskodik a helyszínek kiválasztásáról, esetleges engedélyek, területhasználati díjak beszerzéséről és esetleges díjainak kifizetéséről.Igényelt terület max: 15x15m (225 m2) befoglaló méretű.

Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

Ajánlatkérő bevonásával castingolt (válogatott) host/hostesseket kér fel.

Technikára vonatkozó speciális követelmények

Ajánlattevőnek oly módon szükséges az ajánlati árat kalkulálni, hogy adott esetben tartalmazzák a helyszínekre történő kitelepüléseket, szállításokat, helyszíni telepítési-építési és üzemeltetési munkákat valamennyi kapcsolódó feladat ellátásával, továbbá mindezen tevékenységek során felmerülő összes személyi jellegű költséget is, illetve a feladat ellátása során felmerülő hulladékkezelési költségeket is. Az egyes rendezvények között időbeni átfedés lehetséges. A rendezvénytechnikai eszközök biztosítása tekintetében Ajánlattevőnek figyelembe kell vennie, hogy ilyen esetekben előfordulhat, hogy időszakokban párhuzamosan kell biztosítania a megjelölt eszközöket

A szolgáltatásra vonatkozó további részletes feladatleírást, információt, teljesítéssel kapcsolatos követelményt a közbeszerzési dokumentumok részeként rendelkezésre bocsátott műszaki leírás, keretszerződés tervezet tartalmazza.

Ajánlatkérő a jelen felhívás II.2.6. pontjában rögzített összeg 70 %-ának lehívására vállal kötelezettséget.

Az ellátandó feladatok részletes meghatározása a közbeszerzési dokumentumban található.

FOLYTATÁS A II.1.4. PONTBÓL:

M.1. A Kbt. 65. § (1) bekezdésének b) pontja és a Korm.rend. 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján az ajánlattevő köteles csatolni az eljárást megindító felhívásban rögzített vizsgált időszakban teljesített legjelentősebb referenciáinak ismertetését.

Az ismertetőben meg kell adni legalább:

(i) a szerződést kötő másik fél megnevezését (név, székhely, nyilatkozattételre és / vagy referenciáról információt adó személy jogosult képviselőjének neve, beosztása és elérhetősége [telefonszám, e-mail]),

(ii) a szerződés tárgyát

(iii) a szerződés teljes mennyiségét (úgy, hogy abból az előírt alkalmassági minimumkövetelmény teljesülése egyértelműen megállapítható legyen),

(iv) a teljesítés idejét (kezdő és befejező időpontját év/hónap/nap pontossággal),

(vi) a teljesítés százalékban kifejezett arányát, továbbá

(vii) nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.

FOLYTATÁS A II.2.14. PONTBAN.

Duration in months: 15

The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no

Notice number in the OJ S: 2022/S 233-671230

Contract No: KSZ/25/2022

Title:

EKF Kommunikációs kitelepülések szervezése

23/11/2022

The contract/concession has been awarded to a group of economic operators: no

Official name: For Event Korlátolt Felelősségű Társaság
National registration number: 23109519203
Postal address: Tanács Utca 1
Town: Bócsa
NUTS code: HU331 Bács-Kiskun
Postal code: 6235
Country: Hungary
E-mail: info@forevent.hu
Telephone: +36 207760770
Internet address: https://www.forevent.hu/

The contractor/concessionaire is an SME: yes

Total value of the procurement: 619 793 667.00 HUF

Official name: Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottság
Postal address: Riadó u. 5
Town: Budapest
Postal code: 1026
Country: Hungary
E-mail: dontobizottsag@kt.hu
Telephone: +36 18828592
Fax: +36 18828593

Precise information on deadline(s) for review procedures:

A Kbt. 148. §-ának előírásai szerint.

Official name: Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottság
Postal address: Riadó u. 5
Town: Budapest
Postal code: 1026
Country: Hungary
E-mail: dontobizottsag@kt.hu
Telephone: +36 18828592
Fax: +36 18828593

25/09/2023

79952000 Event services

79952000 Event services

NUTS code: HU213 Veszprém

Main site or place of performance:

Magyarország, Veszprém, Ajánlatkérő mindenkori székhelye, Budapest, külföld

Nyertes Ajánlattevő az alábbi feladatokat látja el:

Nettó 619 793 667,- Ft keretösszeg erejéig kommunikációs kitelepülések szervezése:

Ajánlattevő feladata a VEB2023 Európa Kulturális Fővárosa (továbbiakban: EKF) rendezvény kommunikációs tevékenységek eredményes végrehajtása érdekében teljes körű, szakszerű és határidőre történő megvalósítása, tervek és javaslatok összeállítása az alábbi részfeladatok tekintetében:

1. Sajtótájékoztatók rendezvény produkciós lebonyolítása és technikai kivitelezése

Időtartam, időszak:40x1 nap 2022 októbertől (napi 8 óra munkával) belföldön,10x1 nap 2022 októbertől (napi 8 óra munkával) külföldön 500km-es körzetben

Az előadók és sajtó meghívottak, valamint a VEB2023 Zrt munkatársait is bele értve legalább 15 - legfeljebb 50 fő.

2. Fesztivál megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása. Időtartam, időszak: 3 db fesztiválon való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) belföldön.4-7 napos fesztivál megjelenéssel, összesen 15 nappal számolva. Várható létszám:A várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

3. VR megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

Időtartam, időszak:5 db eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) belföldön és külföldön 500 km-es távolságban, 2-3 napos megjelenéssel, összesen 12 nappal számolva. Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

4. VR Lounge megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

Időtartam, időszak:10 db magyarországi és 3 db külföldi eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával) 2-3 napos megjelenéssel, összesen 30 nappal számolva. Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

5. Lounge megjelenések rendezvényprodukciós lebonyolítása

8 db magyarországi eseményen - mely lehet kiállítás, konferencia, egyéb kulturális rendezvény - való megjelenés 2022 októbertől (napi 12 óra munkával), 2-3 napos megjelenéssel, összesen 20 nappal számolva. Várható létszám:várható napi direkt látogatók száma 500 - 1 000 fő / nap.

Technikára vonatkozó speciális követelmények

Ajánlattevőnek oly módon szükséges az ajánlati árat kalkulálni, hogy adott esetben tartalmazzák a helyszínekre történő kitelepüléseket, szállításokat, helyszíni telepítési-építési és üzemeltetési munkákat valamennyi kapcsolódó feladat ellátásával, továbbá mindezen tevékenységek során felmerülő összes személyi jellegű költséget is, illetve a feladat ellátása során felmerülő hulladékkezelési költségeket is.

A szolgáltatásra vonatkozó további részletes feladatleírást, információt, teljesítéssel kapcsolatos követelményt a közbeszerzési dokumentumok részeként rendelkezésre bocsátott műszaki leírás, keretszerződés tervezet tartalmazza.

Duration in months: 15

Total value of the contract/lot/concession: 681 153 240.00 HUF

Official name: For Event Korlátolt Felelősségű Társaság
National registration number: 23109519203
Postal address: Tanács Utca 1
Town: Bócsa
NUTS code: HU331 Bács-Kiskun
Postal code: 6235
Country: Hungary
E-mail: info@forevent.hu
Telephone: +36 207760770
Internet address: https://www.forevent.hu/

The contractor/concessionaire is an SME: yes

Nature and extent of the modifications (with indication of possible earlier changes to the contract):

Szerződésmódosítás kelte: 2023.09.18.

Az 1. számú Szerződésmódosítás 2. pontjában kifejtettek okán, Felek az Alapszerződés 9.1.1. pontját közös megegyezéssel az alábbiak szerint módosítják:

„9.1.1. Felek rögzítik, hogy Megrendelő a jelen Keretszerződés vonatkozásában

681 153 240,- Ft

összegnek megfelelő mértékű keretösszeget (a továbbiakban: „Keretösszeg”) biztosít.”

A Szerződésmódosítás 2. pontjában kifejtettek okán Felek csatolni fogják a jelen Szerződésmódosítás 2. számú mellékleteként az Alapszerződés vonatkozásában rendelkezésre bocsátott teljesítési biztosíték kiegészítésének igazolását. Vállalkozó a jelen pontban foglalt kötelezettségnek a jelen Szerződésmódosítás valamennyi Fél által történő aláírásától számított 15 napon belül köteles eleget tenni.

Felek a Szerződést a Kbt. 141. § (2) - (3) bekezdése alapján módosítják figyelembe véve, hogy a Szerződés - a Kbt. 141. § (4) vagy (6) bekezdésben foglalt feltételek vizsgálata nélkül - új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül módosítható, ha a módosítás eredményeként az ellenérték növekedése nem éri el az alábbi értékek egyikét sem:

a) az uniós értékhatárt elérő értékű eredeti szerződés esetén az uniós értékhatárt;

b) szolgáltatásmegrendelés esetén az eredeti szerződéses érték 10%-át;

valamint a módosítás nem változtatja meg a Szerződés általános jellegét és illeszkedik az eredeti Szerződés jellegéhez.

Felek a Szerződésmódosítás aláírásával kijelentik, hogy:

a) az Alapszerződés ellenértékének növekedése nem haladja meg a Szerződés tárgya vonatkozásában irányadó közösségi értékhatárt (amely értékhatár a Szerződés esetében nettó 262 485 000,- Ft, míg a Pótszolgáltatás ellenértéke pedig nettó 61 359 573,- Ft );

b) az Alapszerződés ellenértékének növekedése nem haladja meg a Szerződéses érték 10 %-át (tekintettel arra, hogy az ellenérték növekedés az eredeti Alapszerződés ellenértékének 9,9% -a);

c) a módosítás nem változtatja meg az Alapszerződés általános jellegét és illeszkedik az eredeti Alapszerződés jellegéhez (tekintettel arra, hogy a Pótszolgáltatás tárgya ugyanazon rendezvénnyel sorozattal összefüggésben megvalósítandó olyan technikai és operatív rendezvénytechnikai szolgáltatás és eszköz biztosítása, amely tárgyát és jellegét tekintve megegyezik az Alapszerződés tárgyát képező szolgáltatással).

Need for additional works, services or supplies by the original contractor/concessionaire (Art. 43(1)(b) of Directive 2014/23/EU, Art. 72(1)(b) of Directive 2014/24/EU, Art. 89(1)(b) of Directive 2014/25/EU)

Description of the economic or technical reasons and the inconvenience or duplication of cost preventing a change of contractor:

Felek a Szerződésmódosítás aláírásával a Szerződést az alábbi indokok alapján módosítják:

A „Veszprém-Balaton 2023 Európa Kulturális Fővárosa” programjai kapcsán a tervezetthez képest bővített programelemek bővített, illetve nagyobb létszámban történő megvalósítása, továbbá a tervezetthez képest nagyobb helyszínek kialakítása történik meg.

Az EKF Programokhoz kapcsolódó kommunikációs kitelepülések és a hazai és nemzetközi sajtóesemények kifejezett célja a kulturális kínálat mértékének, sokszínűségének és európai dimenziójának széleskörű láthatóvá tétele és kommunikációja.

Megrendelő rögzíti, hogy a szerződéses feladatok megvalósítása érdekében kizárólag a Műszaki leírásban felsorolt eszközöket és szolgáltatásokat kívánja megrendelni, azokat Pótszolgáltatásként fogja lehívni.

A Pótszolgáltatások az EKF Programhoz kapcsolódó kommunikációs kitelepüléseinek lebonyolításához szükséges alábbi technikai és operatív tételek: Rendezvénytechnika, Rendezvényeszközök, Installációk, Személyzet

Updated total contract value before the modifications (taking into account possible earlier contract modifications and price adaptions and, in the case of Directive 2014/23/EU, average inflation in the Member State concerned)

Value excluding VAT: 619 793 667.00 HUF

Total contract value after the modifications

Value excluding VAT: 681 153 240.00 HUF