Computer archiving services (оригинал извещения) (Германия - Тендер #47513028)

Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten sowie Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über

- die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und

- die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen

04129 Leipzig

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über

1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet:

- Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport;

- lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software;

- EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten;

- Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog;

- rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv

2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet:

- Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung:

* frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen

* spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten

- Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren

- Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation

- lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software

- Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport

- tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers

- tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern

- rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD

- rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege

- Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers

weitere Bedingungen:

- Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache;

- Gerichtsstand: Leipzig;

- Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen);

- Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber;

- Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers

An der Ausführung der Leistungen interessierte Bewerber müssen folgende Nachweise erbringen:

1. Drei Referenzen EVV-konformes Scannen inkl. Kontaktdaten beim Lieferanten;

2. Drei Referenzen Frühes Scannen von Rechnungen inkl. OCR-Erkennung und Weiterverarbeitung der Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen XSuite-Installation;

3. Zertifikate zur Rechtssicherheit des Archivs;

4. Beschreibung des Protokollierungsverfahrens mit den Verarbeitungsprozess

Die detaillierten Anforderungen an die Bietereignung erfolgen im Rahmen der Aufforderung zur Interessensbestätigung (Teilnahmewettbewerb).

Die dafür erforderlichen Unterlagen bzw. Formblätter werden zum Download auf dem Vergabeportalwww.dtvp.de eingestellt. Zur Teilnahme am Verfahren ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung als Bieter unter www.dtvp.de erforderlich.

An der Ausführung der Leistung interessierte Bewerber senden ihre Interessensbekundung unter Beifügung der unter III.2.2) genannten Nachweise formlos per E-Mail an die o.g. Kontaktstelle.

Die Bewerber werden im Anschluss über das Vergabeportal www.dtvp. zur Interessensbestätigung (Teilnahmewettbewerb) und zum Download der Teilnahmeunterlagen aufgefordert.