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Computer archiving services (Германия - Тендер #47513028)


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Страна: Германия (другие тендеры и закупки Германия)
Организатор тендера: Klinikum St. Georg gGmbH
Номер конкурса: 47513028
Дата публикации: 27-10-2023
Источник тендера:

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2023102420231124OtherPrior information notice with call for competitionServicesCompetitive procedure with negotiationEuropean Union, with participation by GPA countriesSubmission for all lotsNot specifiedHealth01C0101
27/10/2023    S208

Germany-Leipzig: Computer archiving services

2023/S 208-657337

Prior information notice

This notice is a call for competition

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Klinikum St. Georg gGmbH
Postal address: Haus 46 / Aufgang A / 1. Etage Delitzscher Straße 141
Town: Leipzig
NUTS code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt
Postal code: 04129
Country: Germany
E-mail: ausschreibungsstelle@sanktgeorg.de
Telephone: +49 341909-3250
Fax: +49 341909-3251
Internet address(es):
Main address: www.sanktgeorg.de
I.3)Communication
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted to the abovementioned address
I.4)Type of the contracting authority
Other type: Krankenhausträger mit privater Rechtsform im Besitz der öffentlichen Hand
I.5)Main activity
Health

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten sowie Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung

Reference number: MR 085 23
II.1.2)Main CPV code
72252000 Computer archiving services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über

- die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und

- die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen

II.1.5)Estimated total value
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
79990000 Miscellaneous business-related services
79995100 Archiving services
79999100 Scanning services
92512000 Archive services
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt
Main site or place of performance:

04129 Leipzig

II.2.4)Description of the procurement:

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über

1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet:

- Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport;

- lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software;

- EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten;

- Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog;

- rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv

2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet:

- Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung:

* frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen

* spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten

- Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren

- Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation

- lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software

- Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport

- tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers

- tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern

- rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD

- rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege

- Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers

weitere Bedingungen:

- Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache;

- Gerichtsstand: Leipzig;

- Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen);

- Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber;

- Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers

II.2.5)Award criteria
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 60
II.2.10)Information about variants
II.2.11)Information about options
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.2)Conditions related to the contract
III.2.2)Contract performance conditions:

An der Ausführung der Leistungen interessierte Bewerber müssen folgende Nachweise erbringen:

1. Drei Referenzen EVV-konformes Scannen inkl. Kontaktdaten beim Lieferanten;

2. Drei Referenzen Frühes Scannen von Rechnungen inkl. OCR-Erkennung und Weiterverarbeitung der Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen XSuite-Installation;

3. Zertifikate zur Rechtssicherheit des Archivs;

4. Beschreibung des Protokollierungsverfahrens mit den Verarbeitungsprozess

Die detaillierten Anforderungen an die Bietereignung erfolgen im Rahmen der Aufforderung zur Interessensbestätigung (Teilnahmewettbewerb).

Die dafür erforderlichen Unterlagen bzw. Formblätter werden zum Download auf dem Vergabeportalwww.dtvp.de eingestellt. Zur Teilnahme am Verfahren ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung als Bieter unter www.dtvp.de erforderlich.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of expressions of interest
Date: 24/11/2023
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German
IV.2.5)Scheduled date for start of award procedures:
15/12/2023

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:

An der Ausführung der Leistung interessierte Bewerber senden ihre Interessensbekundung unter Beifügung der unter III.2.2) genannten Nachweise formlos per E-Mail an die o.g. Kontaktstelle.

Die Bewerber werden im Anschluss über das Vergabeportal www.dtvp. zur Interessensbestätigung (Teilnahmewettbewerb) und zum Download der Teilnahmeunterlagen aufgefordert.

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postal address: PF 101364
Town: Leipzig
Postal code: 04013
Country: Germany
E-mail: vergabekammer@lds.sachsen.de
Telephone: +49 3419773202
Fax: +49 3419771049
VI.5)Date of dispatch of this notice:
24/10/2023

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