Business and management consultancy services (оригинал извещения) (Германия - Тендер #46431977)

1. Abschnitt I
   1. Name und Adressen
      Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
      Klemensstraße 10
      Münster
      48143
      Germany
      Telefon: +49 251492-0
      E-Mail: vergaben@stadt-muenster.de
      Fax: +49 251-492-7700
      
   2. Gemeinsame Beschaffung
      
   3. Kommunikation
      Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
      https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY1ELPRLMB/documents
      Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellenelektronisch via: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY1ELPRLMB
      
      
   4. Art des öffentlichen Auftraggebers:
      Regional- oder Kommunalbehörde
      
   5. Haupttätigkeit(en):
      Allgemeine öffentliche Verwaltung
      
2. Abschnitt II
   1. Umfang der Beschaffung:
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         

         Beratende Begleitung des Prozesses "Transformation - Zukunft der Verwaltung gestalten" - Stadt Münster

         Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-0821-Dez.OB
         
      2. CPV-Code Hauptteil:
         79410000
         
      3. Art des Auftrags:
         Dienstleistungen
         
      4. Kurze Beschreibung:
         

         Die Stadt Münster beabsichtigt die Transformation der Stadtverwaltung zu einer modernen und zukunftsgerichteten Organisation, um zukünftig schneller auf die zunehmende Häufigkeit, Geschwindigkeit und Reichweite von Veränderungen reagieren zu können. Es soll ein gemeinsames Verständnis für übergeordnete Ziele entwickelt werden, um zügig adäquate und sachgerechte Lösungen umzusetzen. Bei allem Handeln ist der Nutzen der Prozesse und Leistungen für die Bürger:innen transparent zu machen und laufend zu verbessern. Die Mitarbeitenden sollen befähigt werden, in diesem Sinn zu agieren - mit hohem Nutzen für die Stadtgesellschaft und auch zur Verbesserung der Stadt als Arbeitgeberin.

         Gegenstand des Auftrags sind die in Abschnitt II.2.4) näher beschriebenen Beratungsleistungen zur Begleitung dieses Transformationsprozesses.

      5. Geschätzter Gesamtwert:
         Wert ohne MwSt.: 3 025 210.08 EUR
         
      6. Angaben zu den Losen:
         Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   2. Beschreibung
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         
      2. Weitere(r) CPV-Code(s):
         
         
      3. Erfüllungsort:
         Hauptort der Ausführung:

         Stadt Münster 48143 Münster

      4. Beschreibung der Beschaffung:
         

         Gegenstand des Auftrags ist die beratende Begleitung des in Abschnitt II.1.4) kurz beschriebenen und in der Leistungsbeschreibung (abrufbar unter der in Abschnitt I.3 angegebenen Internetadresse) näher erläuterten Transformationsprozesses für die Verwaltung der Stadt Münster.

         Der Auftragnehmer hat die Stadt bei der Vorbereitung, Durchführung und Verstetigung des Transformationsprozesses umfassend und ganzheitlich zu beraten und zu unterstützen und hierbei auf die Einhaltung der von der Stadt definierten übergeordneten Ziele des Prozesses hinzuwirken. Er hat den Verlauf und den Stand des Prozesses fortlaufend zu bewerten und der Stadt eigeninitiativ Vorschläge für eine Prozessoptimierung zu unterbreiten.

         Bei Erbringung seiner Leistungen hat der Auftragnehmer stets zu beachten, dass ein wesentliches Ziel des Transformationsprozesses in der Befähigung der Stadtverwaltung und ihrer Mitarbeitenden besteht, die Transformationsaufgaben eigenständig bewältigen zu können und hierfür erforderliches Know-how - insbesondere in Form von Methodenkompetenz, Projektwissen und praktischen Erfahrungen - aufzubauen und zu verstetigen.

         Der Auftrag umfasst zum einen als Grundleistung die Beratung der Stadt in allen die Steuerung und Lenkung des Gesamtprozesses betreffenden Fragen. Dies schließt auch die Beratung zur konkreten Herangehensweise an die Dokumentation und (interne wie externe) Kommunikation des jeweiligen Standes des Gesamtprozesses ein.

         Über den Umfang der Grundleistungen hinaus hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin bei der konkreten Umsetzung des Transformationsprozesses zu beraten und zu unterstützen. Der konkrete Umfang dieser Unterstützungsleistungen richtet sich nach dem jeweiligen Stand und Fortschritt des Gesamtprozesses, dem konkreten Beratungs- und Unterstützungsbedarf der Auftraggeberin und den jeweiligen Vorgaben der Auftraggeberin. Hierbei kommen insbesondere folgende Leistungen in Betracht: Mitwirkung beim Aufbau des städtischen Transformationsteams, insbesondere durch Beratung zur genauen Aufgabendefinition, Coaching des Transformationsteams, insbesondere während der Aufbauphase, Mitwirkung (insb. durch fachliche Beratung) bei der Erarbeitung eines zukunftsfähigen "Neuen Zusammenarbeitsmodells" und bei der Festlegung eines Konzepts zu dessen sukzessiver Umsetzung in den Ämtern und Betrieben der Stadt Münster, Vorbereitung und Moderation von (Start-)Workshops zur Einführung des neuen Zusammenarbeitsmodells in ausgewählten Pilot-Ämtern oder Pilot-Betrieben der Stadt, Coaching ausgewählter Pilot-Ämter oder Pilot-Betriebe der Stadt unter Hinzuziehung und sukzessiver methodischer Anleitung städtischer (interner) Coaches, (individuelles) Coaching ausgewählter Führungskräfte unter Hinzuziehung und sukzessiver methodischer Anleitung städtischer (interner) Coaches sowie die fortlaufende methodische Anleitung städtischer (interner) Coaches.

         Die genaue Festlegung der konkreten Leistungsinhalte und Leistungsschwerpunkte des Auftragnehmers erfolgt vornehmlich im Zuge von Projektbesprechungen.

      5. Zuschlagskriterien:
         Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
      6. Geschätzter Wert:
         Wert ohne MwSt.: 3 025 210.08 EUR
         
      7. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems:
         Laufzeit in Monaten: 12
         Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
         Beschreibung der Verlängerungen:

         Der Auftraggeber ist einseitig berechtigt, die Vertragslaufzeit durch Erklärung an den Auftragnehmer einmalig um bis zu 18 Monate zu verlängern. Die Laufzeit kann darüber hinaus einvernehmlich verlängert werden, wobei die Gesamtdauer der Vertragslaufzeit (einschließlich der festgelegten Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten) eine Dauer von 36 Monaten nicht überschreiten darf.

      8. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
         Geplante Mindestzahl: 3
         Höchstzahl: 5
         Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

         Verbleiben nach Anwendung evtl. geltender Ausschlussgründe mehr geeignete Bewerber, als aufgefordert werden sollen, gelten folgende Auswahlkriterien:

         1) Referenzen über die Beratung in vergleichbaren Veränderungsprozessen in den letzten 3 Jahren (Gewicht 60%), Unterkriterien:

         1.1) Erfüllung der folgenden Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit von Referenzen in dieser Referenzkategorie - Grundkriterium 1.1 - (Gewicht 15%):

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Die beratene Organisation beschäftigte zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 1.000 Mitarbeiter:innen.

         c) Der Veränderungsprozess betraf nicht (oder allenfalls nachrangig) eine Ablauf- bzw. Organisationsneustrukturierung, sondern zielte primär auf eine Änderung der Organisationskultur.

         d) Die angestrebte Änderung der Organisationskultur zielte dabei sowohl nach innen als auch nach außen.

         e) Der Veränderungsprozess betraf die Organisation in ihrer Gesamtheit und nicht nur einzelne Abteilungen oder Organisationsteile.

         f) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         1.2) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Im Rahmen des Veränderungsprozesses fand aktiv gestaltende Mitarbeiterbeteiligung (über bloße Mitarbeiterversammlungen oder -befragungen hinaus, z.B. in Form von Workshops) statt. (Gewicht 15%);

         1.3) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Der Veränderungsprozess zielte u.a. auf eine Kompetenzschulung der Mitarbeiter:innen zu interdisziplinärem Arbeiten ab. (Gewicht 15%);

         1.4) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Der Veränderungsprozess zielte u.a. auf die Entwicklung von Methoden- und Managementkompetenzen der Führungskräfte und Projektverantwortlichen ab. (Gewicht 15%);

         2) Referenzen über die Einführung agiler Arbeitsmethoden in den letzten 3 Jahren (Gewicht 40%) mit den Unterkriterien:

         2.1) Erfüllung der folgenden Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit von Referenzen in dieser Referenzkategorie - Grundkriterium 2.1 - (Gewicht 15%):

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Der Veränderungsprozess betraf die Einführung agiler Arbeitsmethoden.

         c) In den vom Veränderungsprozess betroffenen Organisationsteilen waren zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 300 Mitarbeiter:innen beschäftigt.

         d) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         2.2) zusätzlich zum Grundkriterium 2.1: Die Referenz hatte u.a. die Einführung einer Aufgabensteuerung mit der OKR-Methode zum Gegenstand. (Gewicht 15%);

         2.3) zusätzlich zum Grundkriterium 2.1: Die Referenz hatte die Einführung agiler Arbeitsmethoden in einer öffentlichen Verwaltung (Kommune oder andere öffentliche Behörde) zum Gegenstand. (Gewicht 10%);

      9. Angaben über Varianten/Alternativangebote:
         Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
         
      10. Angaben zu Optionen:
          Optionen: nein
      11. Angaben zu elektronischen Katalogen:
          
          
      12. Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
          Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
      13. Zusätzliche Angaben:
          
3. Abschnitt III
   1. Teilnahmebedingungen:
      1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
         
      2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         Eignungskriterium für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sind die Jahresgesamtumsätze des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

         Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular

      3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         Eignungskriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind:

         1. Referenzen über über die Beratung in vergleichbaren Veränderungsprozessen in den letzten 3 Jahren, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Die beratene Organisation beschäftigte zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 1.000 Mitarbeiter:innen.

         c) Der Veränderungsprozess betraf nicht (oder allenfalls nachrangig) eine Ablauf- bzw. Organisationsneustrukturierung, sondern zielte primär auf eine Änderung der Organisationskultur.

         d) Die angestrebte Änderung der Organisationskultur zielte dabei sowohl nach innen als auch nach außen.

         e) Der Veränderungsprozess betraf die Organisation in ihrer Gesamtheit und nicht nur einzelne Abteilungen oder Organisationsteile.

         f) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         2. Referenzen über die Einführung agiler Arbeitsmethoden in den letzten 3 Jahren, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Der Veränderungsprozess betraf die Einführung agiler Arbeitsmethoden.

         c) In den vom Veränderungsprozess betroffenen Organisationsteilen waren zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 300 Mitarbeiter:innen beschäftigt.

         d) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         3. Anzahl qualifizierter fester Mitarbeiter:innen im Bereich Unternehmensberatung, jeweils durchschnittlich für die Jahre 2020, 2021 und 2022 sowie aktuell.

         Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular.

         Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

         Mindestens drei zu Ziffer 1 nachgewiesene Referenzen müssen sämtliche unter Ziffer 1 genannten Anforderungen erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet.

         Die Benennung passender Referenzen zu Ziffer 2 ist keine Mindestanforderung an die Eignung.

         Die Anzahl qualifizierter fester Mitarbeiter/innen (umgerechnet in Vollzeitstellen) darf sowohl aktuell als auch im Durchschnitt der Jahre 2020 bis 2022 nicht unter 30 (Vollzeitstellen-Äquivalent) liegen.

      4. Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen:
         
   2. Bedingungen für den Auftrag:
      1. Angaben zu einem besonderen Berufsstand:
         Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

         Vertragsbedingungen gemäß TVgG NRW.

      2. Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal:
         Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
4. Abschnitt IV
5. Beschreibung:
   1. Verfahrensart:
      Verhandlungsverfahren
   2. Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem:
      Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   3. Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
      
   4. Angaben zur Verhandlung:
      
   5. Angaben zur elektronischen Auktion:
      
   6. Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA):
      Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
6. Verwaltungsangaben:
   1. Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren:
      
   2. Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
      Tag: 2023-10-24
      Ortszeit: 07:30
      
   3. Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:
      Tag: 2023-11-17
      
   4. Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
      DE
   5. Bindefrist des Angebots:
      (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
      
   6. Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
      

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