Business and management consultancy services (Германия - Тендер #46431977)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
      Klemensstraße 10
      Münster
      48143
      Germany
      Telephone: +49 251492-0
      E-mail: vergaben@stadt-muenster.de
      Fax: +49 251-492-7700
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY1ELPRLMB/documents
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY1ELPRLMB
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   5. Main activity:
      General public services
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Beratende Begleitung des Prozesses "Transformation - Zukunft der Verwaltung gestalten" - Stadt Münster

         Reference number: 2023-0821-Dez.OB
         
      2. Main CPV code:
         79410000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Die Stadt Münster beabsichtigt die Transformation der Stadtverwaltung zu einer modernen und zukunftsgerichteten Organisation, um zukünftig schneller auf die zunehmende Häufigkeit, Geschwindigkeit und Reichweite von Veränderungen reagieren zu können. Es soll ein gemeinsames Verständnis für übergeordnete Ziele entwickelt werden, um zügig adäquate und sachgerechte Lösungen umzusetzen. Bei allem Handeln ist der Nutzen der Prozesse und Leistungen für die Bürger:innen transparent zu machen und laufend zu verbessern. Die Mitarbeitenden sollen befähigt werden, in diesem Sinn zu agieren - mit hohem Nutzen für die Stadtgesellschaft und auch zur Verbesserung der Stadt als Arbeitgeberin.

         Gegenstand des Auftrags sind die in Abschnitt II.2.4) näher beschriebenen Beratungsleistungen zur Begleitung dieses Transformationsprozesses.

      5. Estimated total value:
         Value excluding VAT: 3 025 210.08 EUR
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Stadt Münster 48143 Münster

      4. Description of the procurement:
         

         Gegenstand des Auftrags ist die beratende Begleitung des in Abschnitt II.1.4) kurz beschriebenen und in der Leistungsbeschreibung (abrufbar unter der in Abschnitt I.3 angegebenen Internetadresse) näher erläuterten Transformationsprozesses für die Verwaltung der Stadt Münster.

         Der Auftragnehmer hat die Stadt bei der Vorbereitung, Durchführung und Verstetigung des Transformationsprozesses umfassend und ganzheitlich zu beraten und zu unterstützen und hierbei auf die Einhaltung der von der Stadt definierten übergeordneten Ziele des Prozesses hinzuwirken. Er hat den Verlauf und den Stand des Prozesses fortlaufend zu bewerten und der Stadt eigeninitiativ Vorschläge für eine Prozessoptimierung zu unterbreiten.

         Bei Erbringung seiner Leistungen hat der Auftragnehmer stets zu beachten, dass ein wesentliches Ziel des Transformationsprozesses in der Befähigung der Stadtverwaltung und ihrer Mitarbeitenden besteht, die Transformationsaufgaben eigenständig bewältigen zu können und hierfür erforderliches Know-how - insbesondere in Form von Methodenkompetenz, Projektwissen und praktischen Erfahrungen - aufzubauen und zu verstetigen.

         Der Auftrag umfasst zum einen als Grundleistung die Beratung der Stadt in allen die Steuerung und Lenkung des Gesamtprozesses betreffenden Fragen. Dies schließt auch die Beratung zur konkreten Herangehensweise an die Dokumentation und (interne wie externe) Kommunikation des jeweiligen Standes des Gesamtprozesses ein.

         Über den Umfang der Grundleistungen hinaus hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin bei der konkreten Umsetzung des Transformationsprozesses zu beraten und zu unterstützen. Der konkrete Umfang dieser Unterstützungsleistungen richtet sich nach dem jeweiligen Stand und Fortschritt des Gesamtprozesses, dem konkreten Beratungs- und Unterstützungsbedarf der Auftraggeberin und den jeweiligen Vorgaben der Auftraggeberin. Hierbei kommen insbesondere folgende Leistungen in Betracht: Mitwirkung beim Aufbau des städtischen Transformationsteams, insbesondere durch Beratung zur genauen Aufgabendefinition, Coaching des Transformationsteams, insbesondere während der Aufbauphase, Mitwirkung (insb. durch fachliche Beratung) bei der Erarbeitung eines zukunftsfähigen "Neuen Zusammenarbeitsmodells" und bei der Festlegung eines Konzepts zu dessen sukzessiver Umsetzung in den Ämtern und Betrieben der Stadt Münster, Vorbereitung und Moderation von (Start-)Workshops zur Einführung des neuen Zusammenarbeitsmodells in ausgewählten Pilot-Ämtern oder Pilot-Betrieben der Stadt, Coaching ausgewählter Pilot-Ämter oder Pilot-Betriebe der Stadt unter Hinzuziehung und sukzessiver methodischer Anleitung städtischer (interner) Coaches, (individuelles) Coaching ausgewählter Führungskräfte unter Hinzuziehung und sukzessiver methodischer Anleitung städtischer (interner) Coaches sowie die fortlaufende methodische Anleitung städtischer (interner) Coaches.

         Die genaue Festlegung der konkreten Leistungsinhalte und Leistungsschwerpunkte des Auftragnehmers erfolgt vornehmlich im Zuge von Projektbesprechungen.

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         Value excluding VAT: 3 025 210.08 EUR
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         Duration in months: 12
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         Der Auftraggeber ist einseitig berechtigt, die Vertragslaufzeit durch Erklärung an den Auftragnehmer einmalig um bis zu 18 Monate zu verlängern. Die Laufzeit kann darüber hinaus einvernehmlich verlängert werden, wobei die Gesamtdauer der Vertragslaufzeit (einschließlich der festgelegten Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten) eine Dauer von 36 Monaten nicht überschreiten darf.

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 3
         Maximum number: 5
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Verbleiben nach Anwendung evtl. geltender Ausschlussgründe mehr geeignete Bewerber, als aufgefordert werden sollen, gelten folgende Auswahlkriterien:

         1) Referenzen über die Beratung in vergleichbaren Veränderungsprozessen in den letzten 3 Jahren (Gewicht 60%), Unterkriterien:

         1.1) Erfüllung der folgenden Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit von Referenzen in dieser Referenzkategorie - Grundkriterium 1.1 - (Gewicht 15%):

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Die beratene Organisation beschäftigte zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 1.000 Mitarbeiter:innen.

         c) Der Veränderungsprozess betraf nicht (oder allenfalls nachrangig) eine Ablauf- bzw. Organisationsneustrukturierung, sondern zielte primär auf eine Änderung der Organisationskultur.

         d) Die angestrebte Änderung der Organisationskultur zielte dabei sowohl nach innen als auch nach außen.

         e) Der Veränderungsprozess betraf die Organisation in ihrer Gesamtheit und nicht nur einzelne Abteilungen oder Organisationsteile.

         f) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         1.2) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Im Rahmen des Veränderungsprozesses fand aktiv gestaltende Mitarbeiterbeteiligung (über bloße Mitarbeiterversammlungen oder -befragungen hinaus, z.B. in Form von Workshops) statt. (Gewicht 15%);

         1.3) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Der Veränderungsprozess zielte u.a. auf eine Kompetenzschulung der Mitarbeiter:innen zu interdisziplinärem Arbeiten ab. (Gewicht 15%);

         1.4) zusätzlich zum Grundkriterium 1.1: Der Veränderungsprozess zielte u.a. auf die Entwicklung von Methoden- und Managementkompetenzen der Führungskräfte und Projektverantwortlichen ab. (Gewicht 15%);

         2) Referenzen über die Einführung agiler Arbeitsmethoden in den letzten 3 Jahren (Gewicht 40%) mit den Unterkriterien:

         2.1) Erfüllung der folgenden Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit von Referenzen in dieser Referenzkategorie - Grundkriterium 2.1 - (Gewicht 15%):

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Der Veränderungsprozess betraf die Einführung agiler Arbeitsmethoden.

         c) In den vom Veränderungsprozess betroffenen Organisationsteilen waren zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 300 Mitarbeiter:innen beschäftigt.

         d) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         2.2) zusätzlich zum Grundkriterium 2.1: Die Referenz hatte u.a. die Einführung einer Aufgabensteuerung mit der OKR-Methode zum Gegenstand. (Gewicht 15%);

         2.3) zusätzlich zum Grundkriterium 2.1: Die Referenz hatte die Einführung agiler Arbeitsmethoden in einer öffentlichen Verwaltung (Kommune oder andere öffentliche Behörde) zum Gegenstand. (Gewicht 10%);

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         
      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Eignungskriterium für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sind die Jahresgesamtumsätze des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

         Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         Eignungskriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind:

         1. Referenzen über über die Beratung in vergleichbaren Veränderungsprozessen in den letzten 3 Jahren, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Die beratene Organisation beschäftigte zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 1.000 Mitarbeiter:innen.

         c) Der Veränderungsprozess betraf nicht (oder allenfalls nachrangig) eine Ablauf- bzw. Organisationsneustrukturierung, sondern zielte primär auf eine Änderung der Organisationskultur.

         d) Die angestrebte Änderung der Organisationskultur zielte dabei sowohl nach innen als auch nach außen.

         e) Der Veränderungsprozess betraf die Organisation in ihrer Gesamtheit und nicht nur einzelne Abteilungen oder Organisationsteile.

         f) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         2. Referenzen über die Einführung agiler Arbeitsmethoden in den letzten 3 Jahren, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

         a) Gegenstand der Referenz war die Beratung eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer sonstigen Organisation im Rahmen eines Veränderungsprozesses.

         b) Der Veränderungsprozess betraf die Einführung agiler Arbeitsmethoden.

         c) In den vom Veränderungsprozess betroffenen Organisationsteilen waren zum Zeitpunkt des Veränderungsprozesses mindestens 300 Mitarbeiter:innen beschäftigt.

         d) Die Beratungsleistungen zum Veränderungsprozess wurden bereits abgeschlossen, und zwar nicht vor dem 01.10.2020, oder sie dauern noch an und wurden vor dem 01.10.2022 begonnen.

         3. Anzahl qualifizierter fester Mitarbeiter:innen im Bereich Unternehmensberatung, jeweils durchschnittlich für die Jahre 2020, 2021 und 2022 sowie aktuell.

         Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular.

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         Mindestens drei zu Ziffer 1 nachgewiesene Referenzen müssen sämtliche unter Ziffer 1 genannten Anforderungen erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet.

         Die Benennung passender Referenzen zu Ziffer 2 ist keine Mindestanforderung an die Eignung.

         Die Anzahl qualifizierter fester Mitarbeiter/innen (umgerechnet in Vollzeitstellen) darf sowohl aktuell als auch im Durchschnitt der Jahre 2020 bis 2022 nicht unter 30 (Vollzeitstellen-Äquivalent) liegen.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         Contract performance conditions:

         Vertragsbedingungen gemäß TVgG NRW.

      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      Framework agreement with a single operator
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-10-24
      Local time: 07:30
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      Date: 2023-11-17
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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