Exhibition, fair and congress organisation services (оригинал извещения) (Германия - Тендер #43031406)

1. Abschnitt I
   1. Name und Adressen
      Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
      Berger Allee 25
      Düsseldorf
      40213
      Germany
      Telefon: +49 211617720
      E-Mail: zentrale-Vergabestelle@mwike.nrw.de
      Fax: +49 21161772795
      
   2. Gemeinsame Beschaffung
      
   3. Kommunikation
      Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
      https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY1H5AE1FZ/documents
      Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellenelektronisch via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY1H5AE1FZ
      
      
   4. Art des öffentlichen Auftraggebers:
      Regional- oder Kommunalbehörde
      
   5. Haupttätigkeit(en):
      Wirtschaft und Finanzen
      
2. Abschnitt II
   1. Umfang der Beschaffung:
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         

         Innovationskongresse NRW 2024 - 2026

         Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-026
         
      2. CPV-Code Hauptteil:
         79950000
         
      3. Art des Auftrags:
         Dienstleistungen
         
      4. Kurze Beschreibung:
         

         Auftragsgegenstand ist die organisatorische Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung der Innovationskongresse NRW in den Jahren 2024, 2025 und 2026. Zum Auftragsgegenstand gehört für jeden Innovationskongress auch die Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden Veranstaltungsdramaturgie, die verschiedene Austauschformate - wie bspw. Keynote-Vorträge, Panel- oder Podiums-Diskussionen, Workshops oder Ausstellungen - beinhalten soll.

      5. Geschätzter Gesamtwert:
         
         
      6. Angaben zu den Losen:
         Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   2. Beschreibung
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         
      2. Weitere(r) CPV-Code(s):
         79951000, 79952000, 79956000
         
      3. Erfüllungsort:
         Hauptort der Ausführung:

         Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25 40213 Düsseldorf

      4. Beschreibung der Beschaffung:
         

         Arbeitspaket 1 - Grundlagen der Veranstaltungsplanung:

         -Regelmäßige Abstimmung telefonisch, per Mail und per Videokonferenz mit dem Auftraggeber

         -Teilnahme an einem maximal zweistündigen Auftaktgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

         -Für jedes Veranstaltungsjahr Teilnahme an einem Abstimmungsgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

         -Erarbeitung eines Projektstrukturplans, der die einzelnen Arbeitspakete zur Vorbereitung, zur Festlegung des

         Programmablaufs, zur Durchführung und zur Nachbereitung der Veranstaltung konkret definiert

         Arbeitspaket 2 - Konzeptionelle Vorbereitung der Veranstaltungen:

         -Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden, innovativen Veranstaltungsdramaturgie

         -Vorauswahl und Buchung einer zum Veranstaltungskonzept passenden und angemessenen Veranstaltungsstätte

         -Entwicklung eines anlassgerechten Raumkonzepts. Neben den Hauptveranstaltungsräumlichkeiten sind auch der Einlass mit

         Akkreditierungsschaltern und Garderobe, die Verpflegungsmöglichkeiten sowie ggf. Ausstellungsmöglichkeiten einzuplanen

         -Entwicklung eines anlassgerechten Technikkonzepts für die ausgewählte Veranstaltungsstätte

         -Entwicklung eines anlassgerechten Cateringkonzepts

         -Entwicklung eines Konzepts zur Überbrückung der einzelnen Veranstaltungspunkte

         -Zum Veranstaltungskonzept passende Auswahl von Moderation, Podiumsgästen, Referenten sowie Gastrednern

         Arbeitspaket 3 - Gestalterische Tätigkeiten:

         -Entwicklung einer digitalen Einladung, eines Save-the-Date, eines Reminders und einer Dankes-E-Mail

         -Entwurf und Layout von Druckpositionen wie Beschilderungen, Roll-Ups, Plakaten etc.

         -Gestaltung von Standbildern und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate) für die Bühnenleinwand

         -Gestaltung und Einrichtung einer Website

         -Zukauf von Fotos oder Bewegtbildmaterial: Der Auftragnehmer ist für die Recherche und Beschaffung von themenbezogenen

         Fotos und Bewegtbildern für Druckpositionen (wie Beschilderungen, Roll-ups, Plakaten, etc), für Einspieler und für die

         Website zuständig

         Arbeitspaket 4 - Vergabe von Fremdleistungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern:

         Folgende Fremdleistungen sind zu vergeben (Sollte der Auftragnehmer einzelne Aufgaben dieses Arbeitspaketes selbst

         übernehmen können und wollen, so ist dem Auftraggeber zum jeweiligen Zeitpunkt ein entsprechendes Angebot hierüber

         zukommen zu lassen):

         -Raumausstattung, Umbaumaßnahmen, Mietmöbel: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung einer angemessenen

         Raumausstattung gemäß dem abgestimmten Konzept in Arbeitspaket 2 sowie für ggf. erforderliche Umbaumaßnahmen und

         Mietmöbel verantwortlich

         -Veranstaltungstechnik: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung der erforderlichen, angemessenen Veranstaltungs-, Licht-

         und Tontechnik verantwortlich

         -Veranstaltungs-, Ausstattungselemente: Der Auftragnehmer sorgt für die weiteren Ausstattungselemente, wie z.B.

         Dekorationen der Tische, der Bühne, usw.

         -Catering: Der Auftragnehmer beschafft das Catering für die Veranstaltungen

         -Moderation, Podiumsgäste, Referenten, Gastredner: Der Auftragnehmer trifft mit ihnen die vertraglichen Regelungen und

         die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Absprachen

         -Überbrückung von Programmpunkten: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung aller gemäß Arbeitspaket 2

         vorgesehenen Leistungen zur Überbrückung der einzelnen Programmpunkte verantwortlich

         -Personal: Der Auftragnehmer ist für das Engagement einer geeigneten Anzahl von Hostessen/Hosts für das Catering, die

         Registrierung und die Ablaufregelung sowie deren Einweisung zuständig. Dazu gehört auch der Garderobenservice, die

         Parkplatzbewirtschaftung, Personal für die sanitären Einrichtungen und ggf. das Security Personal

         -Druckpositionen: Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung aller gemäß Arbeitspaket 3 abgestimmten und gestalteten

         Druckpositionen verantwortlich

         -Standbilder und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate): Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung von in

         Arbeitspaket 3 gestalteten und abgestimmten Standbildern und Powerpoint-Präsentationen für die Bühnenleinwand

         verantwortlich

         -Fotograf: Ein Fotograf ist mit der Erstellung atmosphärischer Fotos, der fotografischen Veranstaltungsbegleitung und der

         Bildüberarbeitung zu beauftragen

         -Technische Dokumentation: Der Auftragnehmer ist für die Beauftragung und das Briefing eines Dienstleisters vor Ort für den

         Ton- bzw.Videomitschnitt der Veranstaltung zuständig

         -Transport von Veranstaltungsmaterialien: Der Auftragnehmer sorgt für die Anlieferung und Rückführung aller Veranstaltungsmaterialien

         Arbeitspaket 5 - Einladungs- und Verteilermanagement:

         -Versand von digitaler Einladung, Save-the-Date, Reminder und Dankes-E-Mail

         -Übernahme des Einladungsmanagements, inkl. Anmeldemanagement, Registrierung sowie Versand einer Anmelde- und

         Teilnahmebestätigung

         -Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses

         -Übernahme des Verteilermanagements

         Arbeitspaket 6 - Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung:

         -Präsenz vor Ort: Die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer betreut die Veranstaltung mit mindestens einer/einem

         Verantwortlichen sowie einem Technischen Leiter vor Ort. Sie/er stellt einen reibungslosen organisatorischen Ablauf der

         Veranstaltung sicher

         -Der Auftragnehmer ist auch für die technische Seite der Durchführung der Veranstaltung verantwortlich. Er sorgt für

         entsprechende Kapazitäten, die eine Realisierung der unterschiedlichen Formate innerhalb der Veranstaltung ermöglichen

         -Betreuung der Teilnehmenden vor Ort

         -Der Auftragnehmer als Veranstaltungsleiter ist Ansprechpartner für den Auftraggeber und für sämtliche externen Dienstleister

         -Auf- und Abbaukoordination

         -Mediale Begleitung der Veranstaltung

         -Teilnahme an einer Nachbesprechung der Veranstaltung am Dienstort des Auftraggebers

         -Versand einer Email an alle Teilnehmenden mit Verweis auf das Datum des Innovationskongresses im Folgejahr

         -Abrechnung aller Fremdleistungen, Honorare und Reisekosten gemäß Arbeitspaket 4

      5. Zuschlagskriterien:
         Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
      6. Geschätzter Wert:
         
         
      7. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems:
         
         Ende: 2026-10-31
         Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
         Beschreibung der Verlängerungen:

         Drei optionale Verlängerungen des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils ein Jahr bzw. jeweils einen Innovationskongress in den Jahren 2027, 2028 und 2029 sind möglich.

      8. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
         Geplante Mindestzahl: 5
         Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

         Die Auswahl erfolgt dabei auf Grundlage der nach Ziffer I. Nr. 7 lit. a) und b) des Dokuments "2023-026 Teilnahmewettbewerb.pdf" vorzulegenden Referenzen und Ausführungen. Bewertet wird die Qualität der Nachweise im Hinblick auf die in der Aufgabenbeschreibung definierten Anforderungen. Dabei bildet die inhaltliche Vergleichbarkeit den Schwerpunkt.

         Nachrangig wird auch die Häufigkeit (Anzahl) von vergleichbaren Referenztätigkeiten berücksichtigt.

      9. Angaben über Varianten/Alternativangebote:
         Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
         
      10. Angaben zu Optionen:
          Optionen: nein
      11. Angaben zu elektronischen Katalogen:
          
          
      12. Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
          Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
      13. Zusätzliche Angaben:
          
3. Abschnitt III
   1. Teilnahmebedingungen:
      1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

         Auszug aus dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Dokument (nicht älter als 1 Jahr)

      2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         Bankerklärung zum Nachweis der Bonität des Bewerbers (nicht älter als 1 Jahr)

      3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         a) Mindestens zwei Referenzen, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und

         Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in Präsenz sowie mit de

         Konzeption einer Veranstaltungsdramaturgie mit einer möglichst hohen Bandbreite verschiedener Austauschformate

         belegen.

         b) Mindestens eine Referenz, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und

         Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in rein digitalem oder hybridem

         Format belegt

      4. Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen:
         
   2. Bedingungen für den Auftrag:
      1. Angaben zu einem besonderen Berufsstand:
         
      2. Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal:
         Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
4. Abschnitt IV
5. Beschreibung:
   1. Verfahrensart:
      Nichtoffenes Verfahren
   2. Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem:
      
   3. Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
      
   4. Angaben zur Verhandlung:
      
   5. Angaben zur elektronischen Auktion:
      
   6. Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA):
      Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
6. Verwaltungsangaben:
   1. Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren:
      
   2. Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
      Tag: 2023-07-25
      Ortszeit: 10:00
      
   3. Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:
      Tag: 2023-08-18
      
   4. Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
      DE
   5. Bindefrist des Angebots:
      (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
      
   6. Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
      

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