Exhibition, fair and congress organisation services (Германия - Тендер #43031406)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
      Berger Allee 25
      Düsseldorf
      40213
      Germany
      Telephone: +49 211617720
      E-mail: zentrale-Vergabestelle@mwike.nrw.de
      Fax: +49 21161772795
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY1H5AE1FZ/documents
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY1H5AE1FZ
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   5. Main activity:
      Economic and financial affairs
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Innovationskongresse NRW 2024 - 2026

         Reference number: 2023-026
         
      2. Main CPV code:
         79950000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Auftragsgegenstand ist die organisatorische Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung der Innovationskongresse NRW in den Jahren 2024, 2025 und 2026. Zum Auftragsgegenstand gehört für jeden Innovationskongress auch die Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden Veranstaltungsdramaturgie, die verschiedene Austauschformate - wie bspw. Keynote-Vorträge, Panel- oder Podiums-Diskussionen, Workshops oder Ausstellungen - beinhalten soll.

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         79951000, 79952000, 79956000
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25 40213 Düsseldorf

      4. Description of the procurement:
         

         Arbeitspaket 1 - Grundlagen der Veranstaltungsplanung:

         -Regelmäßige Abstimmung telefonisch, per Mail und per Videokonferenz mit dem Auftraggeber

         -Teilnahme an einem maximal zweistündigen Auftaktgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

         -Für jedes Veranstaltungsjahr Teilnahme an einem Abstimmungsgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers

         -Erarbeitung eines Projektstrukturplans, der die einzelnen Arbeitspakete zur Vorbereitung, zur Festlegung des

         Programmablaufs, zur Durchführung und zur Nachbereitung der Veranstaltung konkret definiert

         Arbeitspaket 2 - Konzeptionelle Vorbereitung der Veranstaltungen:

         -Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden, innovativen Veranstaltungsdramaturgie

         -Vorauswahl und Buchung einer zum Veranstaltungskonzept passenden und angemessenen Veranstaltungsstätte

         -Entwicklung eines anlassgerechten Raumkonzepts. Neben den Hauptveranstaltungsräumlichkeiten sind auch der Einlass mit

         Akkreditierungsschaltern und Garderobe, die Verpflegungsmöglichkeiten sowie ggf. Ausstellungsmöglichkeiten einzuplanen

         -Entwicklung eines anlassgerechten Technikkonzepts für die ausgewählte Veranstaltungsstätte

         -Entwicklung eines anlassgerechten Cateringkonzepts

         -Entwicklung eines Konzepts zur Überbrückung der einzelnen Veranstaltungspunkte

         -Zum Veranstaltungskonzept passende Auswahl von Moderation, Podiumsgästen, Referenten sowie Gastrednern

         Arbeitspaket 3 - Gestalterische Tätigkeiten:

         -Entwicklung einer digitalen Einladung, eines Save-the-Date, eines Reminders und einer Dankes-E-Mail

         -Entwurf und Layout von Druckpositionen wie Beschilderungen, Roll-Ups, Plakaten etc.

         -Gestaltung von Standbildern und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate) für die Bühnenleinwand

         -Gestaltung und Einrichtung einer Website

         -Zukauf von Fotos oder Bewegtbildmaterial: Der Auftragnehmer ist für die Recherche und Beschaffung von themenbezogenen

         Fotos und Bewegtbildern für Druckpositionen (wie Beschilderungen, Roll-ups, Plakaten, etc), für Einspieler und für die

         Website zuständig

         Arbeitspaket 4 - Vergabe von Fremdleistungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern:

         Folgende Fremdleistungen sind zu vergeben (Sollte der Auftragnehmer einzelne Aufgaben dieses Arbeitspaketes selbst

         übernehmen können und wollen, so ist dem Auftraggeber zum jeweiligen Zeitpunkt ein entsprechendes Angebot hierüber

         zukommen zu lassen):

         -Raumausstattung, Umbaumaßnahmen, Mietmöbel: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung einer angemessenen

         Raumausstattung gemäß dem abgestimmten Konzept in Arbeitspaket 2 sowie für ggf. erforderliche Umbaumaßnahmen und

         Mietmöbel verantwortlich

         -Veranstaltungstechnik: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung der erforderlichen, angemessenen Veranstaltungs-, Licht-

         und Tontechnik verantwortlich

         -Veranstaltungs-, Ausstattungselemente: Der Auftragnehmer sorgt für die weiteren Ausstattungselemente, wie z.B.

         Dekorationen der Tische, der Bühne, usw.

         -Catering: Der Auftragnehmer beschafft das Catering für die Veranstaltungen

         -Moderation, Podiumsgäste, Referenten, Gastredner: Der Auftragnehmer trifft mit ihnen die vertraglichen Regelungen und

         die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Absprachen

         -Überbrückung von Programmpunkten: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung aller gemäß Arbeitspaket 2

         vorgesehenen Leistungen zur Überbrückung der einzelnen Programmpunkte verantwortlich

         -Personal: Der Auftragnehmer ist für das Engagement einer geeigneten Anzahl von Hostessen/Hosts für das Catering, die

         Registrierung und die Ablaufregelung sowie deren Einweisung zuständig. Dazu gehört auch der Garderobenservice, die

         Parkplatzbewirtschaftung, Personal für die sanitären Einrichtungen und ggf. das Security Personal

         -Druckpositionen: Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung aller gemäß Arbeitspaket 3 abgestimmten und gestalteten

         Druckpositionen verantwortlich

         -Standbilder und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate): Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung von in

         Arbeitspaket 3 gestalteten und abgestimmten Standbildern und Powerpoint-Präsentationen für die Bühnenleinwand

         verantwortlich

         -Fotograf: Ein Fotograf ist mit der Erstellung atmosphärischer Fotos, der fotografischen Veranstaltungsbegleitung und der

         Bildüberarbeitung zu beauftragen

         -Technische Dokumentation: Der Auftragnehmer ist für die Beauftragung und das Briefing eines Dienstleisters vor Ort für den

         Ton- bzw.Videomitschnitt der Veranstaltung zuständig

         -Transport von Veranstaltungsmaterialien: Der Auftragnehmer sorgt für die Anlieferung und Rückführung aller Veranstaltungsmaterialien

         Arbeitspaket 5 - Einladungs- und Verteilermanagement:

         -Versand von digitaler Einladung, Save-the-Date, Reminder und Dankes-E-Mail

         -Übernahme des Einladungsmanagements, inkl. Anmeldemanagement, Registrierung sowie Versand einer Anmelde- und

         Teilnahmebestätigung

         -Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses

         -Übernahme des Verteilermanagements

         Arbeitspaket 6 - Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung:

         -Präsenz vor Ort: Die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer betreut die Veranstaltung mit mindestens einer/einem

         Verantwortlichen sowie einem Technischen Leiter vor Ort. Sie/er stellt einen reibungslosen organisatorischen Ablauf der

         Veranstaltung sicher

         -Der Auftragnehmer ist auch für die technische Seite der Durchführung der Veranstaltung verantwortlich. Er sorgt für

         entsprechende Kapazitäten, die eine Realisierung der unterschiedlichen Formate innerhalb der Veranstaltung ermöglichen

         -Betreuung der Teilnehmenden vor Ort

         -Der Auftragnehmer als Veranstaltungsleiter ist Ansprechpartner für den Auftraggeber und für sämtliche externen Dienstleister

         -Auf- und Abbaukoordination

         -Mediale Begleitung der Veranstaltung

         -Teilnahme an einer Nachbesprechung der Veranstaltung am Dienstort des Auftraggebers

         -Versand einer Email an alle Teilnehmenden mit Verweis auf das Datum des Innovationskongresses im Folgejahr

         -Abrechnung aller Fremdleistungen, Honorare und Reisekosten gemäß Arbeitspaket 4

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         
         End: 2026-10-31
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         Drei optionale Verlängerungen des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils ein Jahr bzw. jeweils einen Innovationskongress in den Jahren 2027, 2028 und 2029 sind möglich.

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 5
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Die Auswahl erfolgt dabei auf Grundlage der nach Ziffer I. Nr. 7 lit. a) und b) des Dokuments "2023-026 Teilnahmewettbewerb.pdf" vorzulegenden Referenzen und Ausführungen. Bewertet wird die Qualität der Nachweise im Hinblick auf die in der Aufgabenbeschreibung definierten Anforderungen. Dabei bildet die inhaltliche Vergleichbarkeit den Schwerpunkt.

         Nachrangig wird auch die Häufigkeit (Anzahl) von vergleichbaren Referenztätigkeiten berücksichtigt.

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Auszug aus dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Dokument (nicht älter als 1 Jahr)

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Bankerklärung zum Nachweis der Bonität des Bewerbers (nicht älter als 1 Jahr)

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         a) Mindestens zwei Referenzen, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und

         Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in Präsenz sowie mit de

         Konzeption einer Veranstaltungsdramaturgie mit einer möglichst hohen Bandbreite verschiedener Austauschformate

         belegen.

         b) Mindestens eine Referenz, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und

         Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in rein digitalem oder hybridem

         Format belegt

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Restricted procedure
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-07-25
      Local time: 10:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      Date: 2023-08-18
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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