Counselling services (оригинал извещения) (Германия - Тендер #42280547)

1. Abschnitt I
   1. Name und Adressen
      Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
      Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5
      Eschborn
      65760
      Germany
      Telefon: +49 6196792176
      E-Mail: alissa.schlossnikel@giz.de
      Fax: +49 619679802176
      
   2. Gemeinsame Beschaffung
      
   3. Kommunikation
      Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
      https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y1RDLK7XJ/documents
      Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellenelektronisch via: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y1RDLK7XJ
      
      
   4. Art des öffentlichen Auftraggebers:
      Andere: Juristische Person des privaten Rechts (gemeinnützige GmbH), finanziert durch die Bundesrepublik Deutschland
      
   5. Haupttätigkeit(en):
      Andere Tätigkeit: Internationale Zusammenarbeit
      
2. Abschnitt II
   1. Umfang der Beschaffung:
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         

         81295505-Expert*in für die Organisation von GIZ Delegationsreisen

         Referenznummer der Bekanntmachung: 81295505
         
      2. CPV-Code Hauptteil:
         85312320
         
      3. Art des Auftrags:
         Dienstleistungen
         
      4. Kurze Beschreibung:
         

         Team "Internationale Delegationen" (ID) steht für die Vernetzung von globalen Akteur*innen aus Wissenschaft, Bildung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Politik mit ihren Partner*innen in Deutschland und/oder Europa. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.

         Das Team ID (OE3910) ist das Eingangsportal für die GIZ Projekte, Vorhaben und deren Auftragsverantwortlichen (AVs) aus der GIZ-(Außen)struktur, die im Auftrag der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen in Präsenz, virtuell und/oder hybrid für Partner der GIZ im Ausland nach Deutschland und/oder Europa durchführen.

         Das Leistungsangebot des Teams ID umfasst unter anderem:

         - Inhaltlich-konzeptionelle Beratung (im speziellen die Methodik)

         - Organisatorische Unterstützung

         - Logistische Unterstützung und Organisation

         - Nachbereitung, finanzielle Abwicklung und Dokumentation

         Die Art, das Format, die Zielgruppe, die thematische Ausrichtung wie auch der Leistungsumfang der Reisen sind gänzlich unterschiedlich. Jeder Auftrag wird unter diesen Gesichtspunkten individuell geplant und umgesetzt. Kurzfristige Anpassungen im Leistungsumfang sowie eine hohe Flexibilität in der Planbarkeit der Kapazitäten während der Auftragsbearbeitung ist unerlässlich. Ein besonderer Fokus wird auf hochrangige Delegationen (Teilnahme von Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretär*innen, Parlamentarier*innen etc.) gelegt, da diese für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit eine spezielle politische Relevanz besitzen.

      5. Geschätzter Gesamtwert:
         
         
      6. Angaben zu den Losen:
         Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   2. Beschreibung
      1. Bezeichnung des Auftrags:
         
      2. Weitere(r) CPV-Code(s):
         
         
      3. Erfüllungsort:
         Hauptort der Ausführung:

         Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5 65760 Eschborn

      4. Beschreibung der Beschaffung:
         

         Das GIZ-interne Team ID wird durch Consultings in der Vorbereitung, Durchführung (durch externe Delegationsbegleiter*innen) und Nachbereitung der Delegationsreisen unterstützt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von maximal fünf Rahmenvereinbarungen (fünf Consultings, die jeweils vier qualifizierte Expert*innen anbieten) über die Organisation von GIZ Delegationsreisen.

         Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 12 Monaten (ab Vertragsbeginn: 01.09.2023) geplant, mit einer Option auf eine dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate. Insgesamt soll dadurch ein maximaler Zeitraum von 48 Monaten durch die Rahmenvereinbarungen abgedeckt werden. Die AG kalkuliert aktuell in der Gesamtmenge mit einer Schätzmenge von voraussichtlich 200 Aufträgen/Reisen (Präsenz, virtuell und/oder hybrid) pro Jahr bzw. 800 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Die Höchstmenge beträgt 250 Aufträge/Reisen pro Jahr (für die jeweils die fünf Consultings angefragt werden) bzw. 1.000 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Ein Anspruch der Consultingsfirma auf eine bestimmte Anzahl von tatsächlichen Abrufen besteht grundsätzlich nicht.

         Die von den AN gestellten Expert*innen (inkl. Backstopping) sind verantwortlich für die Organisation von GIZ Delegationsreisen (in Präsenz, virtuell und/oder hybrid) von Partner*innen nach Deutschland und/oder Europa. In Anlehnung an dem Leitungsangebot des Temas ID umfasst die Aufgabenstellung für die Expert*innen unter anderem:

         - Koordination der einzelner ID Aufträge/Reisen

         Der*die Expert*in fungiert als Transferpunkt für Informationen und die Verarbeitung dieser im Rahmen des Leistungsversprechens des Teams ID gegenüber den GIZ Projekten. Sie*Er ist die*der zentrale und direkte Ansprechpartner*in für die Planung und Organisation der Reise.

         - Inhaltlich-konzeptionelle Beratung

         Kompetenzen im Bereich der Methodik für die Gestaltung eines wirkungsvollen Delegationsprogramms werden von dem*der Expert*in vorausgesetzt. Die gezielte methodische Ausgestaltung des Programms kommt der Funktion zu, dass das Programm nicht nur thematisch, sondern auch methodisch mit den Wissens- und Lernzielen sowie mit der zielorientierten Wirksamkeit nachhaltig/innovativ abgestimmt ist.

         - Organisatorische Unterstützung

         Übernahme von Terminanfragen und -koordination, die Koordination mit den Projektbeteiligten, die Erstellung eines Projekt-/Milestone-Plans und die Etablierung von regelmäßigen Follow-up Terminen umfassen die Aufgaben des*der Expert*in.

         - Logistische Unterstützung

         Der*die Expert*in ist verantwortlich für die Identifikation von Dienstleister*innen (z. B. Catering, Personenführungsanlage, Übersetzungsservice, Moderation, Graphic-Recording etc.).

         - Nachbereitung, Finanzielle Abwicklung und Dokumentation

         Die Durchführung eines De-Briefings mit dem GIZ Projekt, ggf. auch mit einzelnen Dienstleister*innen sowie die Übermittlung von relevanten Feedback-Inhalten an das Team ID, die Sichtung der Rechnungen/Abrechnungen (Abgleich der beauftragten Dienstleistung mit den Rechnungsinhalten), das ggf. Handling von Rechnungskorrekturen und die Erstellung und Sicherstellung der revisionskonformen und prüfsicheren Dokumentenablage (analog/digital) fallen in den Aufgabenbereich des*der Expert*in.

         - Backstopping

         Das Team ID setzt eine*n zentrale*n Ansprechpartner*in für die Koordination/Steuerung des vom AN gestellten Expert*innen Pools voraus (Backstopping Funktion).

      5. Zuschlagskriterien:
         Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
      6. Geschätzter Wert:
         
         
      7. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems:
         
         Beginn: 2023-09-01
         Ende: 2024-08-31
         Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
         Beschreibung der Verlängerungen:

         Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -

         aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in

         diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche

         Leistungsbeschreibung

      8. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
         
      9. Angaben über Varianten/Alternativangebote:
         Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
         
      10. Angaben zu Optionen:
          Optionen: jaBeschreibung der Optionen:

          Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -

          aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in

          diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche

          Leistungsbeschreibung

      11. Angaben zu elektronischen Katalogen:
          
          
      12. Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
          Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
      13. Zusätzliche Angaben:
          
3. Abschnitt III
   1. Teilnahmebedingungen:
      1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

         1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder in einem gleichwertigen

         Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslandes

         2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB und § 22 LkSG vorliegen

         3. Eigenerklärung Nachunternehmer*innen/bewerbende Parteien (falls zutreffend)

         4. Erklärung der bewerbenden Partei (falls zutreffend)

      2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens

         60.000 EUR

         2. Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte in den letzten drei Kalenderjahren: mindestens 2 Personen

         Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

         1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens

         60.000 EUR

         2. Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte in den letzten drei Kalenderjahren: mindestens 2 Personen

      3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
         Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

         1. Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet internationales Eventmanagement/Delegationsreisen und mindestens 5

         Referenzprojekte in der Region World in den letzten fünf Jahren

         2. Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte: je 0 EUR

         Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

         1. Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet internationales Eventmanagement/Delegationsreisen und mindestens 5

         Referenzprojekte in der Region World in den letzten fünf Jahren

         2. Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte: je 0 EUR

      4. Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen:
         
   2. Bedingungen für den Auftrag:
      1. Angaben zu einem besonderen Berufsstand:
         
      2. Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal:
         
4. Abschnitt IV
5. Beschreibung:
   1. Verfahrensart:
      Offenes Verfahren
   2. Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem:
      Rahmenvereinbarung mit mehreren WirtschaftsteilnehmernGeplante Höchstanzahl an Beteiligten an der Rahmenvereinbarung: 5
      
   3. Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
      
   4. Angaben zur Verhandlung:
      
   5. Angaben zur elektronischen Auktion:
      
   6. Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA):
      Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
6. Verwaltungsangaben:
   1. Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren:
      
   2. Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
      Tag: 2023-06-26
      Ortszeit: 12:00
      
   3. Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:
      
   4. Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
      DE
   5. Bindefrist des Angebots:
      Das Angebot muss gültig bleiben bis: 2023-10-31
      (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
      
   6. Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
      Tag: 2023-06-26
      Ortszeit: 12:00
      

Источник закупки

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