Software programming and consultancy services (Германия - Тендер #38651340)

1. Section I
   1. Name and addresses
      medius KLINIKEN gemeinnützige GmbH
      Kirchheim unter Teck
      Germany
      E-mail: medius-spracherkennung@menoldbezler.de
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZ69X1/documents
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZ69X1
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Other type: gemeinnützige GmbH in öffentlicher Trägerschaft
      
   5. Main activity:
      Other activity: Gesundheit
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         MEDIUS KLINIKEN - Vergabe Spracherkennungssoftware

         Reference number: 2022/3462
         
      2. Main CPV code:
         72200000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Die medius KLINIKEN gGmbH ist ein Klinikverbund mit rund 3.000 Beschäftigten an drei Standorten in Kirchheim, Nürtingen und Ostfildern-Ruit. In unseren Häusern behandeln wir jährlich mehr als 46.000 Patienten stationär und über 125.000 Patienten ambulant. Gemeinsam verfügen wir über 1.050 Betten. Mit unseren 23 medizinischen Fachkliniken und 21 zertifizierten Zentren bieten wir ein umfassendes Leistungsspektrum.

         Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Spracherkennungssoftware.

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         48814000
         
      3. Place of performance:
         
      4. Description of the procurement:
         

         Die medius KLINIKEN gGmbH umfasst die Klinikstandorte in Kirchheim, Nürtingen und Ostfildern-Ruit und ist eine gemeinnützige Gesellschaft des Landkreises Esslingen.

         Im Alltag gestaltet sich der Prozess der Patientendokumentation als zeitintensiv und soll mit der angebotenen Lösung einer Spracherkennung optimiert werden. Die Verwendung von Spracherkennung soll in allen Fachbereichen und somit Berufsgruppen applikationsunabhängig einsetzbar sein. Über Mobile Devices (Smartphones, Tablets) und Mikrofone (Diktiermikrofone) sollen die Berufsgruppen ihre Routinedokumentation sprachlich schnell und einfach erfassen können. Dabei geht es primär um die Unterstützung der Brief- und Befundschreibung, aber auch in der Dokumentation von Untersuchungen bzw. Verläufen im Rahmen der Patientenbehandlung.

         Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist eine Spracherkennungssoftware. Das Spracherkennungssystem soll flächendeckend im Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben dem allgemeinen medizinischen Wortschatz soll ebenfalls fachbereichsbezogener Wortschatz verfügbar sein.

         Das eingeführte Produkt muss den Anforderungen aus dem Abschnitt Automatisierte und sprachbasierte Dokumentation des Fördertatbestand 3 KHZG (§19 Ab2. 1 Satz 1 Nr.3 KHSFV) entsprechen.

         Ausgangslage:

         Die bisherige Implementierung von Spracherkennung besteht in einem Teil des Unternehmens und ist bisher in zwei Systemen tiefenintegriert (Radiologie und Pathologie). Ca. 90 Prozent der medizinischen Dokumentation erfolgt zeitaufwändig manuell per Tastatureingabe. Die Einführung einer hausweiten Spracherkennung führt zu deutlicher Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentation, so dass diese auch bei Zeitmangel zeitnah erfolgen kann. Dadurch ist sekundär auch eine Verbesserung der Dokumentation zu erwarten.

         Es wird bereits Nuance als Spracherkennungssystem eingesetzt. Dafür werden ein zentraler Nuance Management Server betrieben. Aus technischen Gründen ist nur der Einsatz einer Spracherkennungslösung innerhalb des zentralen Rechenzentrums möglich.

         Bei Angebot eines alternativen Produkts müssen die bestehenden Lizenzen kostenneutral umgewandelt werden.

         Projektziel:

         Das Spracherkennungssystem soll flächendeckend im Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben dem allgemeinen medizinischen Wortschatz soll ebenfalls fachbereichsbezogener Wortschatz verfügbar sein.

         Das eingeführte Produkt muss den Anforderungen aus dem Abschnitt Automatisierte und sprachbasierte Dokumentation des Fördertatbestand 3 KHZG (§19 Ab2. 1 Satz 1 Nr.3 KHSFV) entsprechen.

         Aus hygienischen Gründen soll die Ausstattung mit Eingabegeräten (Handmikrofon/Headset) jeweils personenbezogen erfolgen.

         Im Alltag gestaltet sich der Prozess der Patientendokumentation als zeitintensiv und soll mit der angebotenen Lösung einer Spracherkennung optimiert werden. Die Verwendung von Spracherkennung soll in allen Fachbereichen und somit Berufsgruppen applikationsunabhängig einsetzbar sein. Über Mobile Devices (Smartphones, Tablets) und Mikrofone (Diktiermikrofone) sollen die Berufsgruppen ihre Routinedokumentation sprachlich schnell und einfach erfassen können. Dabei geht es primär um die Unterstützung der Brief- und Befundschreibung, aber auch in der Dokumentation von Untersuchungen bzw. Verläufen im Rahmen der Patientenbehandlung.

         Die digitale Erfassung der ärztlichen und pflegerischen Dokumentation insbesondere die Brief- und Befundschreibung ist ein essenzieller Bestandteil in der Patientenbehandlung. An mobilen sowie fest installierten Clients erfolgt aktuell die Dokumentation in verschiedenen Applikationen über die Tastatureingabe. Der hierfür benötigte Zeitaufwand soll durch Spracherkennung minimiert und das Handling der Erfassung vereinfacht werden.

         Software und Lizenzen

         Für alle gelieferten Softwareprodukte sind Bedienungsanleitungen je Software-Modul und nur in deutscher Sprache zu liefern und umgehend nach Installation auszuhändigen.

         Lizenzen inkl. 3rd Party u.a. für Datenbanken, Webserver, Datenbank-/Webserver-CALs etc. und Schnittstellen, welche für den in diesem Lastenheft beschriebenen Betrieb des Systems benötigt werden, sind ein verbindlicher Angebotsbestandteil.

         Lizenzen, welche vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden müssen (z.B. Virtualisierung) sind zu benennen.

         Vom Klinik-Standard abweichende (Server-) Lizenzen oder Wartungsvereinbarungen sind durch den Auftragnehmer ins Angebot mit einzukalkulieren. Eine ggf. später notwendige Lizenzbereitstellung durch den Auftraggeber, welche aus Lizenzgründen des Produktherstellers notwendig werden sollte, ist per Change-Request Verfahren zu dokumentieren und ei-ne Kostenübernahme durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.

         Alle Lizenzen und Wartungs-/Serviceleistungen sind für eine Grundlaufzeit von drei Jahren mit zwei optionalen Verlängerungsoptionen von je 3 Jahren anzubieten.

         Weitere Informationen erhalten die Bieter, welche zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         Duration in months: 36
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         zwei dreijährige Verlängerungsoptionen

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 3
         Maximum number: 5
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren.

         Stufe 1:

         Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.

         Stufe 2:

         Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.

         Stufe 3:

         Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen sich beworben haben, unter den Bewerbern anhand der nachfolgenden Matrix beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.

         Durchschnittlicher Jahresumsatz von vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum

         200 Punkte

         Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre

         100 Punkte

         Mindestreferenzen 700 Punkte

         Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (WL) - Bewertung des durchschnittlichen jährlichen Umsatzes von vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im

         deutschsprachigen Raum

         Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von

         vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 1.000.000 Euro

         200 Punkte

         Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von

         vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 750.000 Euro

         150 Punkte

         Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von

         vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 500.000 Euro

         100 Punkte

         Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von

         vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 250.000 Euro

         50 Punkte

         Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (WL) - Bewertung der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich in den vergangenen drei Geschäftsjahren im deutschsprachigen Raum

         Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 100 Mitarbeiter 100 Punkte

         Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 75 Mitarbeiter 75 Punkte

         Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 50 Mitarbeiter 50 Punkte

         Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei

         Geschäftsjahre über 25 Mitarbeiter 25 Punkte

         Referenzen

         Im Rahmen der Referenzbewertung werden die drei Mindestreferenzen hinsichtlich Ihrer

         Qualität und Vergleichbarkeit bewertet. Sofern mehr als drei Referenzen eingereicht werden, sind drei Referenzen zu priorisieren. Die Bewertung erfolgt je Referenz. Diese werden

         mit dem Gewichtungsfaktor multipliziert und die so ermittelte Punktzahl addiert.

         Die Bewertung

         sehr gute Qualität und Vergleichbarkeit: 100 % der maximal erreichbaren Punkte

         gute Qualität und Vergleichbarkeit: 80 % der maximal erreichbaren Punkte

         befriedigende Qualität und Vergleichbarkeit: 60 % der maximal erreichbaren Punkte

         ausreichende Qualität und Vergleichbarkeit: 40 % der maximal erreichbaren Punkte

         mangelhafte Qualität und Vergleichbarkeit: 20 % der maximal erreichbaren Punkte

         ungenügende Qualität und Vergleichbarkeit: 0 Punkte

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         1. Vorbemerkung:

         Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123, 124 GWB vorzulegen.

         Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.

         2. Vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente:

         Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen in Bezug auf Ausschlussgründe einzureichen:

         (1) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 GWB nicht vorliegen,

         (2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB,

         (3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG),

         (4) Eigenerklärung nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014

         3. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:

         (1) Aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         (1) Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

         einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen;

         (2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000 EUR für Personenschäden und mindestens EUR 2 Mio. für Sachschäden und Vermögensschäden oder Eigenerklärung des Bewerbers, dass im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe abgeschlossen wird

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         (1) Eigenerklärung über die Beschäftigtenanzahl und die Zahl seiner Führungskräfte und weiterer Mitarbeiter in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

         (2) Eigenerklärung über mindestens realisierte (abgeschlossene) Referenzen im deutschsprachigen Raum über die Implementierung einer Spracherkennung für die Patientendokumentation (Fertigstellung frühestens 1.1.2019).

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         Eigenerklärung über mindestens drei realisierte (abgeschlossene) Referenzen im deutsch-sprachigen Raum über die Implementierung einer Spracherkennung für die Patientendokumentation (frühestens seit 1.1.2019).

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-03-17
      Local time: 12:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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