Hotel meeting and conference services (оригинал извещения) (Дания - Тендер #47436703)

Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder- og konferencer samt topmøder. På den baggrund er der behov for en eller flere konferencefaciliteter, der er egnet til denne type af mødeafvikling. Udenrigsministeriet inviterer derfor til markedsdialog med henblik på afdækning af, hvad markedet kan tilbyde af konference- og mødefaciliteter og tilhørende ydelser.

Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter

Dialogens rammer:

Markedsdialogen vil blive afholdt inden for principperne af udbudslovens § 39, herunder særligt under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet. Udenrigsministeriet vil efter markedsdialogens afslutning dele en skriftlig opsummering heraf på Udenrigsministeriets hjemmeside.

Baggrund:

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder- og konferencer samt topmøder. På den baggrund er der behov for en eller flere konferencefaciliteter, der er egnet til denne type af mødeafvikling. Udenrigsministeriet inviterer derfor til markedsdialog med henblik på afdækning af, hvad markedet kan tilbyde af konference- og mødefaciliteter og tilhørende ydelser. Udenrigsministeriet har endnu ikke lagt sig fast på antallet af konferencelokaliteter eller organiseringen i øvrigt. Udenrigsministeriet har af samme årsag heller ikke lagt sig fast på, om der vil være flere delaftaler og i så fald antallet af delaftaler. Der henvises generelt til Bilag 1 og Bilag 2, som kan findes på hjemmesiden som angivet under pkt. I.3, for nærmere oplysninger om de efterspurgte ydelser samt spørgetemaer for markedsdialogen.

Processen for markedsdialog:

Udenrigsministeriet ønsker at afsøge og kortlægge mulighederne ift. de konkrete behov i forbindelse med formandskabet med henblik på udarbejdelse af et udbudsmateriale, der kan danne grundlag for en efterfølgende konkurrenceudsættelse.

I den proces ønsker Udenrigsministeriet at få kendskab til, hvad markedsaktørerne kan levere, herunder at få større indsigt i om - og i givet fald hvordan - markedet bedst muligt kan imødekomme de krav, der vil blive stillet, herunder også krav til AV-udstyr, catering m.v.

Udenrigsministeriet vil invitere alle interesserede konferencesteder til at fremsende skriftligt svar på det spørgetema, som angivet i Bilag 2. Udenrigsministeriet vil derudover løbende i de kommende måneder række ud til en repræsentativ del af markedet i såvel København som øvrige dele af landet med henblik på at afdække de samme spørgetemaer. Udenrigsministeriet kan desuden få behov for besigtigelse af lokaler som led i markedsdialogen med henblik på at afdække, hvorvidt konferencestedernes faciliteter kan anvendes til de angivne mødetyper.

Vedrørende punkt II.3 bemærkes, at datoen er baseret på, at Udenrigsministeriet på nuværende tidspunkt forventer en offentliggørelse ultimo 2023 eller primo 2024, og datoen kan derfor være genstand for ændring.