IT services: consulting, software development, Internet and support (Дания - Тендер #43030573)

Økonomi- og Debitor-løsning til Brønderslev Kommune - indgået jf. retningslinjer på rammeaftale SKI 02.19 - Saas Cloud

Økonomi- og Debitor-løsning til Brønderslev Kommune.

Leveringsaftalen er indgået iht. de i rammeaftalen SKI 02.19 – Saas-Cloud – retningslinjer.

Grundlaget for leverandørvalg, er sket på baggrund af nedennævnte:

• SKI FORM/STORM udvælgelsessystem

• SKI Vejledning på 02.19

• Leverandørernes materiale fra www.ski.dk

• behovsopgørelse som oplyst i punktform under pkt. II.2.4

• Teknisk afklaring

• Værktøjer på www.ski.dk

Serviceområdet:

• Y67 – Myndighedens økonomi

Hovedområde:

• Økonomi

Opgaveområde:

• Økonomisupport

Forvaltningsopgave:

• Rådgivning og vejledning om økonomi og regnskab

Nærmere beskrivelse til tjenesteydelsens art, er gengivet i pkt. II.2.4

Brønderslev, 9700

Behovsopgørelse gengivet i punktform:

• I Økonomistyringen har kommunen behov for at der løbende følges op på de faktiske forbrug i forhold til budgettet. Det er derfor vigtigt, at de tal, der følges op på, er så korrekte som muligt, herunder at de løndata, der anvendes til opfølgning, er så korrekte som muligt. Kommunen har behov for at kunne synliggøre både drift og de forventede lønomkostninger resten af året på baggrund af alle kendte hændelser/oplysninger. Herunder mulighed for direkte opslag i løn og detailoplysninger.

• Kommunen har behov for at Kontoplanen til enhver tid er opdateret i forhold til SIM’s Budget og regnskabssystem for kommuner og kunne understøtte kommunens bevillingsniveauer og den administrative organisatoriske opbygning, herunder med mulighed for selvvalgt deltaljeringsgrad for så vidt angår tekster og dimensioner/strukturer.

• Kommunen har behov for, at der kan ske styring af anlægsprojekter både overordnet i økonomifunktionen og hos projektlederen for det enkelte anlæg. Herunder behov for digital tidsregistrering af mandskabs- og maskinforbrug

• Kommunen har behov for at Rapportering kan ske på alle niveauer i organisationen. Der er behov for, at rapporteringsværktøjet kan gennemføre analyser, herunder at rapporter fleksibelt kan tilrettes og distribueres mellem områder i organisationen. Fra rapportudsøgningen har kommunen et behov for at kunne tilgå detaljerede niveauer til fx visning af postering, bilag, faktura, løndetaljer eller at kunne se sammensætning af det korrigerede budget.

• Ledelsestilsyn. Kommunen omfatter en større organisation med betydelige økonomiske forhold. I denne sammenhæng er derfor for at sikre, at de økonomiske midler anvendes til det formål de var tiltænkte. Sikringen kan gennemføres af flere veje.

• Ledelsestilsyn har til formål at sikre økonomisk compliance gennem brug af målrettet tilsyn igennem de forskellige organisationslag hos kommunen. Til at styre og dokumentere tilsynet har kommunen brug for ledelsestilsyn funktionalitet, der sikrer såvel processen som resultatet.

• Kommunen har behov for en effektiv håndtering af det store antal af bilag, der skal håndteres af kommunen i hele organisationen. Den effektive håndtering skal sikre, at det minimale tidsforbrug anvendes til opgaven samtidig med, at registreringer foretages korrekt.

• Kommunen har et behov for, at der kan foretages filindlæsning fra regneark og direkte ind i løsningen.

• Kommunen har behov for, at brugere kan registrere udlæg via app således, at kontering af udlæg og udgiftsbilag kan ske elektronisk, herunder mulighed for, at brugere kan behandle modtagne faktura via apps og videresende til godkendelse via et i løsningen etableret workflow.

• Kommunen har behov for, at systemet kan understøtte og effektivisere afstemningsopgaven og at få de enkelte afstemninger dokumenteret.

• Kommunen har behov for at der kan dannes overføre udtræk elektronisk til fx Danmarks Statistik, ministerier/myndigheder

• Kommunen har behov for at systemet indeholder en funktionalitet til administration af brugere og deres adgang til løsningen.

• Kommunen har behov for automatisk at kunne beregne fastsættelsesaftaler eller yde henstand på kontanthjælpskrav. Det er derfor vigtigt, at løsningen indhenter, administrerer og anvender indkomstoplysninger hos registranterne automatisk, således at kommunen kan få automatiseret hele processen vedr. tilbagebetalingspligtig kontanthjælp.

• Kommunen har behov for at borgerne og virksomhederne kan betjene sig selv via intuitive og brugervenlige selvbetjeningsløsninger døgnet rundt.

• Der er behov for at stamdatakrav til oversendelse i PRSM er opfyldt.

jf. SKI 02.19 er der mulighed for at forlænge aftalen med 2 x 24 måneder

Ordregiver har en række specifikke og konkrete behov, som er gengivet i punktform under pkt. II.2.4. Flere af disse specifikke og konkrete behov er ufravigelige saglige mindstekrav, som Ordregiver er nødt til at få opfyldt, for at kunne udføre sin forvaltningsmæssige opgave.

jf. SKI vejledning - Bilag B, pkt. 3.6 - har Ordregiver gjort anvendelse af en teknisk afklaring, på baggrund af den oplistede behovsopgørelse.

Ud fra den tekniske afklaring har Ordregiver konstateret, at der kun er 1 service i rammeaftalens sortiment der dækker omtalte behov, hvorfor Ordregiver skal foretage en direkte tildeling, jf. de retningslinjer som ligger til grund for et leverandørvalg.

Ordregiver har udarbejdet et tildelingsnotat, som angiver begrundelse for denne direkte tildeling under rammeaftale 02.19, som led i egen kvalitetssikring.

Se yderligere oplysninger omkring FORM/STORM, Behovsopgørelse og tildeling jf.pkt.:

• II 1.4

• II 2.4

• II 2.14

Økonomi- og Debitor-system til Brønderslev Kommune

Udbuddets samlede værdi - pkt. V.2.4 -, er gælder for en kontraktlængde på samlet 10 år. Der er 3 måneders opsigelse for Brønderslev Kommune.