Computer archiving services (Румыния - Тендер #44011710)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Municipiul Iasi
      Strada: Ştefan cel Mare şi Sfânt, nr. 11, Sector: -, Judet: Iasi
      Iasi
      700064
      Romania
      Telephone: +40 232258190
      E-mail: licitatii@primaria-iasi.ro
      Fax: +40 0232258190
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100168525
      Additional information can be obtained from the abovementioned addressto the abovementioned address
      
   4. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   5. Main activity:
      General public services
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Automatizarea recepției si arhivarea digitala a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași

         Reference number: 4541580/2023/88672
         
      2. Main CPV code:
         72252000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de retro-digitalizare a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași.

         Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva Autorității Contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital (scanare, etichetare si indexare) cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhivă electronică RepoZIP, ce poate fi accesata printr-un canal securizat.

         Implementarea serviciului implică:

          servicii de retro-digitalizare documente a minim 110 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhiva electronica RepoZIP, aplicație ce poate fi accesata printr-un canal securizat.

         Documentele existente in arhiva Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași au următoarele formate A4 (aproximativ 90%), < A4 (aproximativ 5%), A3 si mai mare de A3 (aproximativ 5%).

         Un document poate conține mai multe pagini cu acte justificative (estimam un număr mediu de 50 pagini per document), exemplu:

         “Declarația fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădiri Anexa 2 model ITL 001” (conform Ordin M.D.R.A.P. și M.F.P. nr. 2069/4087/2015)

         Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare)

         Exemple de documente care vor intra in procesul de arhivare digitala: declarații fiscale pentru stabilirea impozitului pe clădiri, teren, mijloace de transport, declarație fiscala pentru scoatere din evidenta a mijloacelor de transport, borderou debitare/scădere sume, cereri scutiri impozite/taxe, procese verbale de constatare a contravenției, sentințe/decizii civile, răspunsuri de la diverse instituții, anunțul individual/colectiv, confirmări de primire (AR poștal), proces verbal privind îndeplinirea procedurii de comunicare prin publicitate, note de constatare, proces verbal de sechestru pentru bunuri și anexa la acesta, aviz de ipoteca, decizii ridicare masuri de executare silita, proces verbal de constatare si declarare a stării de insolvabilitate, cereri acordare facilitați fiscale si deciziile aferente, cereri restituiri/compensări sume si documentele aferente, cerere pentru eliberarea certificatului de atestare fiscala, cereri către executorii judecătorești, Proces Verbal privind cheltuielile de executare silita, Decont de impunere privind stabilirea impozitului pe spectacole, Avizul de inspecție fiscala, Raportul privind rezultatele inspecției fiscale, Dispoziție privind masurile stabilite de organele de inspecție fiscala, Dispoziția Primarului Municipiului lași privind soluționarea contestației, Contract de folosința teren , asociere, concesionare, Decizie de impunere pentru stabilirea taxei speciale de salubritate, referat pentru evaluator, etc.. Aceste documente au atașate documente justificative.

         Serviciile ce se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal).

         Serviciile de indexare presupun utilizarea următoarelor categorii de informații pentru fiecare dosar: direcția/serviciul/biroul; tip document; indicativul dosarului (ID); CNP_CUI; Nr. documentului; Data documentului; numele si prenumele, denumirea petentului/autorului actului (emitent); Observații/Rezumat document.

         Aplicația de arhiva electronica RepoZIP a fost furnizata de S.C. ZIPPER SERVICES S.R.L.

         Termenul limita in care Autoritatea Contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.

      5. Estimated total value:
         Value excluding VAT: 924 369.75 RON
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Municipiul Iasi

      4. Description of the procurement:
         

         Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de retro-digitalizare a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași.

         Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva Autorității Contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital (scanare, etichetare si indexare) cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhivă electronică RepoZIP, ce poate fi accesata printr-un canal securizat.

         Implementarea serviciului implică:

          servicii de retro-digitalizare documente a minim 110 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhiva electronica RepoZIP, aplicație ce poate fi accesata printr-un canal securizat.

         Documentele existente in arhiva Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași au următoarele formate A4 (aproximativ 90%), < A4 (aproximativ 5%), A3 si mai mare de A3 (aproximativ 5%).

         Un document poate conține mai multe pagini cu acte justificative (estimam un număr mediu de 50 pagini per document), exemplu:

         “Declarația fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădiri Anexa 2 model ITL 001” (conform Ordin M.D.R.A.P. și M.F.P. nr. 2069/4087/2015)

         Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare)

         Exemple de documente care vor intra in procesul de arhivare digitala: declarații fiscale pentru stabilirea impozitului pe clădiri, teren, mijloace de transport, declarație fiscala pentru scoatere din evidenta a mijloacelor de transport, borderou debitare/scădere sume, cereri scutiri impozite/taxe, procese verbale de constatare a contravenției, sentințe/decizii civile, răspunsuri de la diverse instituții, anunțul individual/colectiv, confirmări de primire (AR poștal), proces verbal privind îndeplinirea procedurii de comunicare prin publicitate, note de constatare, proces verbal de sechestru pentru bunuri și anexa la acesta, aviz de ipoteca, decizii ridicare masuri de executare silita, proces verbal de constatare si declarare a stării de insolvabilitate, cereri acordare facilitați fiscale si deciziile aferente, cereri restituiri/compensări sume si documentele aferente, cerere pentru eliberarea certificatului de atestare fiscala, cereri către executorii judecătorești, Proces Verbal privind cheltuielile de executare silita, Decont de impunere privind stabilirea impozitului pe spectacole, Avizul de inspecție fiscala, Raportul privind rezultatele inspecției fiscale, Dispoziție privind masurile stabilite de organele de inspecție fiscala, Dispoziția Primarului Municipiului lași privind soluționarea contestației, Contract de folosința teren , asociere, concesionare, Decizie de impunere pentru stabilirea taxei speciale de salubritate, referat pentru evaluator, etc.. Aceste documente au atașate documente justificative.

         Serviciile ce se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal).

         Serviciile de indexare presupun utilizarea următoarelor categorii de informații pentru fiecare dosar: direcția/serviciul/biroul; tip document; indicativul dosarului (ID); CNP_CUI; Nr. documentului; Data documentului; numele si prenumele, denumirea petentului/autorului actului (emitent); Observații/Rezumat document.

         Aplicația de arhiva electronica RepoZIP a fost furnizata de S.C. ZIPPER SERVICES S.R.L.

         Termenul limita in care Autoritatea Contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.

      5. Award criteria:
         
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         Duration in months: 4
         This contract is subject to renewal: no
         
      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         
      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds:

          Program / Proiect Programul Operational Capacitate Administrativa - POCA

      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59-60, 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016

         Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate:

         Se va completa DUAE în SEAP de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor,.

         Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

         Aceste documente pot fi:

         • certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentării pentru sediul principal iar pentru sediile secundare/puncte de lucru o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate

         • cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv;

         • după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;

         • alte documente edificatoare, după caz.

         Se va prezenta declarația de neîncadrare în prevederile art. 60 odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător) -Formular (Secțiunea Formulare).

         Declarația se va depune odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire(ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător).

         - se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezulta modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare si/sau a acordului de asociere, după caz.

         Nedepunerea odată cu DUAE a angajamentului ferm/acordului de subcontractare conduce la declararea ofertei ca inadmisibilă, în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificări și completări.

         Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare privind dovedirea eligibilității. Pentru ofertanții nerezidenți se vor aplica prevederile art. 168 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.

         Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita în mod direct informații de la autoritățile competente străine, în cazul în care are incertitudini în ceea ce privește existenta sau inexistenta unei situații de excludere dintre cele descrise.

         Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante sunt următoarele: MIHAI CHIRICA- primar, DANIEL JURAVLE – Viceprimar, CEZAR ALEXANDRU BACIU - Viceprimar DENISA LILIANA IONASCU-Secretar, APETROAEI MARIA-Director General DGEFPL, CAZUC CARMEN-Director Executiv DGEFPL, AURORA PINTILIE – Director executiv DGEFPL, VIORICA BOSTAN-Director executive Directia Tehnica si Servicii Comunitare, OTELEANU CRISTINA DANIELA - Director Directia Juridica, BEATRICE ELENA FOTACHE - Director Executiv Directia Proiecte Europene, ANCUTA GHIURCO - Control Financiar Preventiv.

         Comisia de evaluare: Alina-Mirela Postolache, Alina-Elena Andrei, Andrei Arsene, Cătălina Onofrei, Sergiu-Daniel Simion, Ioan Pojoga

         Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în nici una dintre situațiile de anulare a constituirii precum și că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.

         Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței:

         In vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul/ ofertantul asociat va completa DUAE în SEAP - Secțiunea "Capacitatea tehnica și profesională", din DUAE, la pct. A: ”Indicația globală pentru toate criteriile de selecție

         In ceea ce privește criteriul de selecție, autoritatea contractanta cere operatorilor economici să declare că ACESTA INDEPLINESTE TOATE CRITERIILE DE SELECTIE IMPUSE INDICATE IN ANUNTUL RELEVANT SAU IN DOCUMENTATIA ACHIZITIEI MENTIONATE IN ANUNT”. Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul va selecta una din opțiunile DA sau NU.

         Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Atât subcontractantul cât și terțul susținător completează câte un DUAE distinct conform prevederilor art. 170 alin.(3) si art.183 din Legea nr 98/2016.

         Certificat constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul de activitate al respectivului operator economic. Ofertanții vor avea în vedere faptul că informațiile cuprinse în Certificatul ONRC să fie reale, valabile la data prezentării acestui document.

         Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate:

         - se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.

         Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

         În cazul în care țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul este alta decât Romania, apartenența din punct de vedere profesional va fi dovedita cu documente din tara de origine, echivalente cu cele solicitate. Aceste documente se vor depune în limba romana, traduse de traducător autorizat.

      2. Economic and financial standing:
         Selection criteria as stated in the procurement documents
      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         Pentru contractele de achizitie de bunuri: executarea de livrari de tipul specificatOfertantul trebuie sa demonstreze ca a dus la bun sfârșit* în ultimii 3 ani** servicii similare în valoare cumulată de minim: 924.000,00***Lei.*) Prin servicii duse la bun sfârșit se înțelege: - servicii recepționate parțial, cu condiția ca acestea sa fi putut fi utilizate de Beneficiar ca rezultat independent; - servicii recepționate la sfârșitul prestării. **) ultimii 3 ani se raportează la termenul limita de depunere a ofertelor, cu aplicarea corespunzătoare a Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017 (art. 13). ***) Prin servicii similare se înțelege servicii de arhivare computerizată

         Proportia de subcontractareInformații privind partea din contract pe care operatorul economic are, eventual, intenția să o subcontractezeOfertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         In vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul/ ofertantul asociat/ terțul susținător va completa DUAE în SEAP - Secțiunea "Capacitatea tehnica si profesionala", indicând in mod explicit, pentru fiecare contract prezentat, cel puțin următoarele informații necesare pentru a verifica modul de îndeplinire a criteriului: denumirea contractului, Beneficiarul, tipul serviciilor duse la bun sfârșit, perioada de prestare a serviciilor și documentele care atestă recepția serviciilor.Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire va prezenta, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, certificate/ documente care atesta îndeplinirea cerinței, si anume: certificate/ documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul beneficiar si/sau procese verbale de recepție si/sau Documente constatatoare emise de autoritățile contractate si/sau Certificări de buna execuție, din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnica. Aceste documente vor fi prezentate si de către ofertantul asociat, in situația in care resursele acestuia au fost luate in considerare pentru îndeplinirea cerinței. Nota 1: Daca un grup de operatori economici depune o oferta comuna, cerința se demonstrează prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. In aceasta situație, si ofertantul asociat va completa DUAE - - Secțiunea "Capacitatea tehnica si profesionala". De asemenea, împreuna cu DUAE si cu oferta, se va încarcă in SEAP si Acordul de Asociere, semnat cu semnătura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in condițiile legii. Nota 2: In vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul poate beneficia de susținerea unui/unor terț/terți. In acest sens vor fi respectate prevederile art. 182 din Legea nr. 98/2016 si ale art. 48 din HG nr. 395/2016. Nota 3: In cazul in care ofertantul beneficiază de susținere din partea unui terț, terțul susținător va completa DUAE - Secțiunea "Capacitatea tehnica si profesionala". Nota 4: In cazul in care beneficiază de susținere din partea unui terț, ofertantul va prezenta:a) Angajamentul ferm privind susținerea capacitații tehnice acordata de terțul susținător,. Angajamentul ferm va fi încărcat in SEAP împreuna cu DUAE si cu oferta si va fi semnat cu semnătura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in condițiile legii. b) documentele transmise ofertantului de către terțul/terții susținător/susținători, din care rezulta modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, care se constituie in anexe la angajamentul ferm. Aceste documente vor fi încărcate in SEAP împreuna cu Angajamentul ferm, cu DUAE si cu oferta, si vor fi semnate cu semnătura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in condițiile legii. c) certificate/ documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul beneficiar si/sau procese verbale de recepție si/sau Documente constatatoare emise de autoritățile contractate si/sau Certificări de buna execuție, din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnica. Documentele menționate la pct. c) vor fi prezentate de ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, cu respectarea cerințelor privind semnarea electronica a documentelor.

         Modalitate de îndeplinire: în DUAE completat de ofertant se vor include și informațiile solicitate cu privire la subcontractanți.Conf. notificării ANAP nr 256/2016 se solicită tuturor ofertanților, să prezinte acordul de subcontractare odată cu oferta și DUAE până la data limită a depunerii ofertelor. Documentele justificative care probează cele asumate în acordul de subcontractare vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc la solicitarea autorității contractante.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Open procedure
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-08-23
      Local time: 15:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      RO
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      Tender must be valid until: 2023-12-23
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      Date: 2023-08-23
      Local time: 15:00
      Place:

      In SEAP

      Information about authorised persons and opening procedure:

      Comisia de evaluare

Источник закупки

Импорт - Экспорт по стране Румыния