Event services (Польша - Тендер #47436578)

Official name: Centrum Projektów Europejskich
National registration number: 7010158887
Postal address: ul. Domaniewska 39 a
Town: Warszawa
NUTS code: PL Polska
Postal code: 02-672
Country: Poland
Contact person: Barbara Skoczeń
E-mail: przetargi@cpe.gov.pl
Telephone: +48 223783144
Fax: +48 222019725
Internet address(es):
Main address: https://www.cpe.gov.pl/
Address of the buyer profile: https://www.cpe.gov.pl/

Body governed by public law

Other activity: wspieranie instytucji realizujących programy unijne

Świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2021-2027.

Reference number: WA.263.39.2023.BS

79952000 Event services

Services

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres usług określa zał. nr 3 do SWZ.

This contract is divided into lots: no

Value excluding VAT: 138 211.00 PLN

NUTS code: DE Deutschland

Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego składającego się z posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Interreg

Polska – Saksonia 2021-2027, części konferencyjnej zamykającej Program Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2014-2020 oraz z giełdy partnerów, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (zwanego dalej: „Wydarzeniem”) na terytorium Republiki Federalnej Niemiec w miejscowości Bautzen (Budziszyn).

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie usług:

1. wynajmu sal wraz z obsługą i odpowiednim wyposażeniem,

2. zapewnienia kabiny tłumaczeniowej wraz ze sprzętem audio,

3. gastronomicznych,

4. transportowej,

5. w zakresie promocji wydarzenia (dokumentacja fotograficzna),

6. organizacyjnej oraz nadzoru nad przebiegiem całego wydarzenia,

7. innych usług: przygotowanie miejsc do rejestracji uczestników, zapewnienie kwiatów,

związanych z organizacją dwudniowego wydarzenia w Bautzen łącznie dla max. 270 uczestników (w zależności od dnia i części wydarzenia).

Usługa transportowa dotyczy transportu samochodowego dla 9 osób i sprzętu wystawienniczego z Wrocławia do Bautzen i z powrotem w godzinach popołudniowych:

- podróż z Wrocławia do Bautzen (RFN) w dniu 16.10.2023

- podróż z Bautzen (RFN) do Wrocławia w dniu 18.10.2023

i jest szczegółowo opisana w pkt. 4 dokumentu.

Wydarzenie zaplanowane jest na 17-18 października 2023 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu tylko na jego wniosek. O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 7 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie wtedy ustalony za porozumieniem stron.

Tam, gdzie terminy określone są jako dni robocze rozumieć przez to należy dni od poniedziałku do piątku, o ile któryś z tych dni nie jest dniem wolnym od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U z 2020 r. poz. 1920). W odniesieniu do korespondencji – co do zasady, termin uważa się za dotrzymany, jeżeli wiadomość dotrze do drugiej strony w godzinach pracy. Godziny pracy Zamawiającego to 8:15-16:15.

W terminie maksymalnie 5 dni od momentu podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 propozycje obiektów, w których odbędą się części merytoryczne wydarzenia wraz z przerwami kawowymi i lunchami (w przypadku braku dostępności miejsc propozycję 1 obiektu/sali), spełniających kryteria podane w OPZ, oraz 2 restauracji do wyboru, w których zostanie zapewniona zasiadana kolacja.

Miejscem kolacji zasiadanej ma być restauracja zlokalizowana w innym miejscu niż miejsce organizacji wydarzenia , która musi być położona nie dalej niż 500 m po ciągach komunikacyjnych od obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie. Odległość, o której mowa powyżej będzie sprawdzana za pośrednictwem strony internetowej: maps.google.com. W wyjątkowej sytuacji (braku dostępności miejsc), po akceptacji Zamawiającego, będzie mógł zostać zorganizowany w innej restauracji, położonej w odległości większej niż 500 m, jednak nie dalej niż 1 km po ciągach komunikacyjnych od tego miejsca (obiekt musi spełniać wymogi niniejszego OPZ).

Z uwagi na charakter wydarzenia Zamawiający nie dopuszcza zorganizowania kolacji w tawernie, barze mlecznym, domu weselnym, pizzerii czy jadłodajni.

Liczba uczestników

Zamawiający przewiduje udział:

- maks. 40 uczestników posiedzenia Komitetu Monitorującego i kolacji zasiadanej w pierwszym dniu wydarzenia,

- maks.150 uczestników części konferencyjnej w drugim dniu wydarzenia,

- maks. 80 uczestników giełdy partnerów w drugim dniu wydarzenia.

Zamawiający dopuszcza ostateczną liczbę uczestników wydarzenia, korzystających z poszczególnych usług, mniejszą o maksymalnie 35%, o czym poinformuje Wykonawcę maksymalnie 7 dni przed planowaną datą wydarzenia. C.d. w zał. nr 1 do umowy stanowiącej zal. nr 3 do SWZ

The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: yes

Identification of the project:

Przedmiot niniejszej umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020.

Open procedure

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl.

Notice number in the OJ S: 2023/S 174-547469

Contract No: 1

Title:

Dostarczenie wybranych usług w zakresie organizacji wydarzeń Programu organizowanych przez Wspólny Sekretariat Programu z/s we Wrocławiu w terminie 24 miesięcy.

A contract/lot is awarded: yes

12/10/2023

Number of tenders received: 2

Number of tenders received from SMEs: 2

Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0

Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0

Number of tenders received by electronic means: 2

Official name: SAMBOR Luxury Moments Bartłomiej Sambor
National registration number: 8952252428
Postal address: Perkusyjna 23a lok.3
Town: Wrocław
NUTS code: PL Polska
Postal code: 51-531
Country: Poland

The contractor is an SME

Initial estimated total value of the contract/lot: 138 211.00 PLN

Total value of the contract/lot: 138 252.03 PLN

Official name: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Postal address: Postępu 17 a
Town: Warszawa
Postal code: 02-676
Country: Poland
Fax: +48 224587700

Precise information on deadline(s) for review procedures:

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie określonej w art. 508 uPzp. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

Official name: Departament Odwołań Urzędu
Postal address: Postępu 17 a
Town: Warszawa
Postal code: 02-676
Country: Poland
Fax: +48 224587700
Internet address: https://www.uzp.gov.pl/

20/10/2023