Software supply services (Нидерланды - Тендер #43819798)

BZ DHF - Zephyr Integrated Workspace Management System

Dienst Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) maakt reeds sinds de jaren ‘90 momenteel voor de ondersteuning van haar facility en vastgoedbeheer gebruik van een ICT oplossing van Planon. BZ heeft om meerdere redenen, na een zorgvuldige afweging besloten om de staande oplossing te vernieuwen. Met dit gegeven in het achterhoofd is Project ‘Zephyr – IWMS’ gestart.

Het voornemen van BZ is één opdrachtnemer te contracteren die een SAAS ICT-oplossing voor een “Integrated Workspace Management Systeem” levert, implementeert en beheert voor DHF. De duur van de overeenkomst is minimaal 5 en maximaal 12 jaar.

De ICT-oplossing ondersteunt de volgende primaire processen:

- Vastgoed Service en Facilitair management

- Vastgoed onderhoud

- Vernieuwing en aanpassing portefeuille

en tevens de secundaire processen:

- Inkopen

- Contractmanagement

- Projectmanagement

- Planning en control

- Besluitvorming

Nederland

Dienst Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) maakt reeds sinds de jaren ‘90 momenteel voor de ondersteuning van haar facility en vastgoedbeheer gebruik van een ICT oplossing van Planon. BZ heeft om meerdere redenen, na een zorgvuldige afweging besloten om de staande oplossing te vernieuwen. Met dit gegeven in het achterhoofd is Project ‘Zephyr – IWMS’ gestart.

Het voornemen van BZ is één opdrachtnemer te contracteren die een SAAS ICT-oplossing voor een “Integrated Workspace Management Systeem” levert, implementeert en beheert voor DHF.

De ICT-oplossing ondersteunt de volgende primaire processen:

- Vastgoed Service en Facilitair management

- Vastgoed onderhoud

- Vernieuwing en aanpassing portefeuille

en tevens de secundaire processen:

- Inkopen

- Contractmanagement

- Projectmanagement

- Planning en control

- Besluitvorming

DHF zoekt een ICT-oplossing die:

• Goede ondersteuning biedt voor “standaard” huisvestingsfuncties;

• Voldoende flexibiliteit biedt om “bijzondere inrichtingen” van buitenlandse zaken te ondersteunen;

• Toekomstbestendig is;

• Aansluit bij wensen inzake informatievoorziening en rapportages;

• Past in de Enterprise architectuur en koppelbaar is met de relevante aan/af nemende systemen;

• Een acceptabele beheerlast tot gevolg heeft;

• Voldoet aan de strenge veiligheidseisen van BZ.

Uitgangspunten en randvoorwaarden

• Het nieuwe systeem helpt bij het reduceren van beheerlast en schept ruimte voor flexibiliteit;

• Harmonisering van processen en zoveel als mogelijk gebruik van standaarden is hierbij is de norm;

• Gegevens worden op één plaats beheerd en gedeeld in de organisatie;

• Usability is het uitgangspunt, de gebruiker wordt goed ondersteund;

• Het systeem wordt ingericht vanuit de procesketen en niet vanuit de structuur van de organisatie;

• We automatiseren proactief en waar kan, door koppelingen te realiseren en dubbele invoer te voorkomen.