Public relations services (Германия - Тендер #46433576)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
      Martin-Luther-Str. 105
      Berlin
      10825
      Germany
      E-mail: ZentraleVergabestelle@senweb.berlin.de
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/173862
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/173862
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   5. Main activity:
      Economic and financial affairs
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Konzept für die Kommunikation EFRE und ESF Plus

         Reference number: 2023-D-015
         
      2. Main CPV code:
         79416000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Auftragsgegenstand ist die Entwicklung, Fortschreibung und Umsetzung eines Konzeptes für die Kommunikation der Europäischen Strukturfonds (EFRE und ESF+) in Berlin in der Förderperiode 2021-2027 entsprechend der Leistungsbeschreibung.

         Das Konzept soll sowohl fondsübergreifende Leistungen als auch fondsspezifische Leistungen beinhalten. Neben der Entwicklung des Kommunikationskonzeptes und der Beratung in allen Fragen der Kommunikation soll der Auftragnehmer vor allem Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchführen. Die Maßnahmen sollen auf vorhandenen Strukturen und Inhalten der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungsbehörden des EFRE und ESF+ aufbauen und an entwickelte Ansätze anknüpfen. Neue Elemente müssen mit den bestehenden Service- und Informationsangeboten so vernetzt und gestaltet werden, dass sie insgesamt als einheitliches Kommunikations- und Informationsangebot der beiden Europäischen Strukturfonds in Berlin wahrgenommen werden.

      5. Estimated total value:
         Value excluding VAT: 721 009.00 EUR
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         22100000, 79341400, 79822500, 79961000, 92400000
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Berlin

      4. Description of the procurement:
         

         Gegenstand der Leistung ist die Entwicklung, Fortschreibung und Umsetzung eines Konzeptes für die Kommunikation der Europäischen Strukturfonds (EFRE und ESF+) in Berlin in der Förderperiode 2021-2027 entsprechend der Leistungsbeschreibung. Das Kommunikationskonzept soll sowohl fondsübergreifende Leistungen als auch fondsspezifische Leistungen beinhalten. Der Auftrag beinhaltet konzeptionelle und umsetzungsorientierte Komponenten.

         Der Auftragnehmer soll neben der Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes und einer Beratung in allen Fragen der Kommunikation vor allem Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchführen. Die beauftragten Maßnahmen sollen auf vorhandenen Strukturen und Inhalten der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungsbehörden des EFRE und ESF+ aufbauen und an entwickelte Ansätze anknüpfen. Neue Elemente müssen mit den bestehenden Service- und Informationsangeboten so vernetzt und gestaltet werden, dass sie insgesamt als einheitliches Kommunikations- und Informationsangebot der beiden Europäischen Strukturfonds in Berlin wahrgenommen werden.

         Die Leistung umfasst insbesondere:

         • Konzeptentwicklung, Fortschreibung und Beratung

         • Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, einschließlich z.B.:

         o Bekanntmachung der Förderangebote und der erzielten Ergebnisse, auch in Zusammenarbeit und Nutzung von Formaten Dritter (Fachverwaltungen, zwischengeschaltete Stellen, Partner, Multiplikatoren);

         o Umsetzung und Dokumentation geeigneter Werbemaßnahmen (größere Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, z.B. einer Kampagne oder Veranstaltung)

         o Realisierung mindestens einer jährlichen, ggf. crossmedialen Kampagne

         o Entwicklung und Herstellung von Kommunikationsmitteln

         o Pflege und barrierefreie Weiterentwicklung des Internetauftritts,

         o Entwicklung und Implementierung von Kampagnen-Websites/Microsites

         o Konzepte zum Einsatz neuer Medien einschließlich Social Media, sowie deren operationelle Umsetzung

         o Konzeption und Produktion von Filmen und Spots im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit,

         o Recherche für und redaktionelle Aufbereitung der beiden Newsletter des EFRE und des ESF +, inklusive des elektronischen Versands

         o Kontinuierliche Recherche und grafische und redaktionelle Aufbereitung und Veröffentlichung beispielhafter Projekte (deutsch/ englisch)

         o Unterstützung bei der Pressearbeit

         o Optional die Erstellung von Informationsmaterial und der Aufbau der Webseite für die Förderperiode ab 2028

         • Medienbeobachtung zur Erfolgskontrolle

         • Organisation und Durchführung von Veranstaltung sowie Unterstützung bei der Beteiligung an ausgewählten Veranstaltungen Dritter

         • Beschaffung von Bild-, Film- und Fotomaterial

         Es gelten in die in der Leistungsbeschreibung genannten Umsetzungsbedingungen.

         Der Bieter benennt mit dem Angebot einen Preis, der den gesamten potenziellen Vertragszeitraum abdeckt. In dem Preis müssen alle im Rahmen des Auftrags entstehenden Kosten, einschließlich Kosten für Unteraufträge, Umsetzungs- und Lizenzkosten etc. enthalten sein.

         Der Auftrag umfasst die Jahre 2024-2025, mit zwei Verlängerungsoptionen (1. in 2025 bis Ende 2027; 2. In 2027 bis Ende 2029).

         In der Kalkulation des Angebots sind fondsübergreifende Leistungen, die für beide Fonds gemeinsam erbracht werden sollen, und fondsspezifische Leistungen, die für den EFRE bzw. für den ESF+ in Berlin erbracht werden sollen, zu spezifizieren. Dabei sind in der Kalkulation bereits der gesamte potenzielle Vertragszeitraum einschließlich aller Verlängerungsoptionen und ggf. im Leistungszeitraum absehbare Preisanpassungen zu berücksichtigen.

      5. Award criteria:
         Quality criterion - Name: 1.Güte und Schlüssigkeit des eingereichten Angebots: 1.1.Qualität und Plausibilität hinsichtlich des vorgeschlagenen Konzepts, Gewichtung: 20 % 1.2.Schlüssigkeit und Anschaulichkeit der daraus abgeleiteten Maßnahmen, Gewichtung: 10 % 1.3.Stimmigkeit des Zeitplans der Maßnahmen, Gewichtung: 10 % / Weighting: 40
         Quality criterion - Name: 2. Qualifikation und Expertise des für die Auftragsdurchführung eingesetzten Personals: 2.1.Darlegung/Nachweis der Qualifikation der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kernteams (abgeschlossenes einschlägiges Hochschul- bzw. Fachhochschulstudium oder einschlägige Ausbildung), Gewichtung: 5 % 2.2.Darlegung/Nachweis der Erfahrung der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mindestens zwei Mitarbeiter mit mehrjährigen (drei Jahre) Erfahrungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation nach Abschluss des Studiums oder der Ausbildung, Gewichtung: 25% / Weighting: 30
         Price - Weighting: 30
         
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         
         Start: 2024-01-01
         End: 2025-12-31
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         Der Auftrag kann optional durch den Auftraggeber bis zu zwei Mal verlängert werden: 1. in 2025 für die Jahre 2026-2027; 2. In 2027 bis maximal zum 31.12.2029. Die Vertragslaufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen beträgt somit maximal sechs Jahre (2024 bis 2029).

         Die Verlängerungen erfolgen auf Basis der mit dem Angebot abgegebenen Kalkulation.

         Näheres siehe Leistungsbeschreibung.

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 3
         Maximum number: 5
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt unter den geeigneten Bietern durch Bewertung nach den folgenden Kriterien:

         • Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeptentwicklung, -fortschreibung und Beratung (25%)

         Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit; dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen und Erfahrungen durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.

         • Kompetenzen und Erfahrungen bei der grafischen Aufbereitung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen (30%)

         Technisch-organisatorisches Wissen v.a. im Bereich Medienarbeit, Internet/Neue Medien, Erstellen von Printmaterialien; dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen in diesem Bereich durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.

         • Kompetenzen und Erfahrungen bei der Texterstellung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen (30%)

         Kompetenzen und Erfahrungen im journalistischen Schreiben, der Erstellung von Informationsmaterialien für die Öffentlichkeit (inklusive der Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich darzustellen ; dabei sind die unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen im Bereich Texterstellung, Recherche und zielgruppengerechte redaktionelle Aufbereitung von Projekten durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.

         • Kompetenzen und Erfahrungen in der Erstellung und Beschaffung von Bild- Film- und Fotomaterial (15%);

         dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen und Erfahrungen durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.

         Der Nachweis erfolgt durch Referenzen mit exemplarischen Umsetzungsbeispielen. Vorgelegte Referenzen können sowohl einzelne der geforderten Kompetenzen und Erfahrungen, als auch mehrere Kriterien zugleich abdecken. Es sind mindestens drei Referenzen insgesamt vorzulegen, dabei jedoch mindestens eine pro Kriterium. Bietergemeinschaften können ihre Referenzen poolen. Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist möglich.

         Die Punktevergabe erfolgt nach dem folgenden Schema:

         0 = ungenügend

         1 = ausreichend

         2 = befriedigend

         3 = gut

         4 = sehr gut

         Die Bewertung erfolgt durch ein Auswahlgremium mit mindestens zwei Mitarbeitern der Auftraggeberin.

         Die Punkte je Kriterium werden mit der Gewichtung multipliziert. Die Summe aller Kriterien ergibt eine Gesamtpunktzahl. Die Bewerber mit den fünf höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Erreichen zwei oder mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl in der Wertung, so entscheidet das Los.

         Wenn weniger als die Hälfte der maximal erreichbaren Punkte erzielt wird, behält der Auftraggeber sich vor, die betreffenden Bewerber vom weiteren Verfahren auszuschließen. Erzielt ein Bewerber in einem Kriterium null Punkte (ungenügend), wird er ebenfalls vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

         Siehe Bewertungsmatrix für Eignungskriterien.

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: yesDescription of options:

          • Maximal zwei Vertragsverlängerungen (1. In 2025 bis Ende 2027, 2. In 2027 bis Ende 2029)

          • Optional die Erstellung von Informationsmaterial und der Aufbau der Webseite für die Förderperiode ab 2028 (bei Vertragsverlängerung)

          • Leistungen entsprechend § 2 Abs. 2 des Vertrages (nach Stundensatz)

      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds:

          1. EFRE Programm Berlin 2021-2027 – 2021DE16RFP003 2. ESF+ Programm Berlin 2021-2027 – 2021DE05SFPR004

      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         • Eigenerklärung, dass keine Ausschlusskriterien nach § 42 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Anlage Wirt-124-EU);

         • bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen

         • bei Hinzuziehung von Nachunternehmen im Wege der Eignungsleihe ebenfalls für alle Nachunternehmen vorzulegen

         • Ersatzweise kann eine einheitliche europäische Eigenerklärung (EEE, nicht älter als sechs Monate) vorgelegt werden.

         • Berufs- oder Handelsregistereintragung bzw. eine gleichwertige Bescheinigung über die erlaubte Berufsausübung des Herkunftslandes (soweit vorhanden) – nicht älter als 6 Monate

         • bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen

         • bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmern vorzulegen

         • Der AG behält sich vor, bei Bedarf eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, soweit vom nationalen Recht vorgesehen – nicht älter als 6 Monate - nachzufordern

         • bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen

         • bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmer vorzulegen.

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         • Eigenerklärung – VO-2022-833 „RUS-Sanktionen“ (Anlage Wirt 124.1)

         • Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umsatz für entsprechende Dienstleistungen in den letzten drei Jahren;

         • Bei Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern sind diese Angaben für jedes beteiligte Unternehmen vorzulegen!

         • Der AG behält sich vor, bei Bedarf eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, soweit vom nationalen Recht vorgesehen – nicht älter als 6 Monate - nachzufordern

         • bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen

         • bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmer vorzulegen.

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         • Angaben zum Bewerber / Agenturprofil (max. 5 DIN A4-Seiten), Name des Unternehmens, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, ggf. Fax), Gründungsjahr, Rechtsform, Name des oder der rechtlich Verantwortlichen, Ansprechpartner/in für die Ausschreibung,

         • Leistungsspektrum, aktuelle Anzahl freier und fester Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, abgedeckte Kompetenzen, Arbeitssprachen, Standorte in Deutschland und ggf. im Ausland

         • Angaben zur wirtschaftlichen Verknüpfung mit anderen Unternehmen

         • Angaben, ob und in welcher Art der Bewerber auf den Auftrag bezogen mit anderen zusammenarbeitet;

         • ggf. Angabe zu beabsichtigten Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern, Eignungsleihe

         • Bei Bietergemeinschaften, Erklärung gemäß Anlage Wirt 238)

         • Bei Einbezug von Unterauftragnehmern/ Eignungsleihe: Liste der Unterauftragnehmer mit Angaben zu Art und Umfang der jeweils vergebenen Teilleistungen, Verpflichtungserklärung der vorgesehenen Unternehmen (Anlage Wirt 235 und Wirt 236)

         • Auflistung und Darstellung von Referenzprojekten, v.a. aus den letzten drei Jahren, mit Angabe von Leistungsumfang, Auftragsvolumen, Leistungszeit und öffentlichem/privatem Auftraggeber (mit Ansprechpartner und Kontaktangaben);

         • daraus mindestens drei vom Bieter ausgewählte repräsentative Referenzen mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen und mit exemplarischen Arbeitsproben mit Angabe der Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) der Ansprechpartner beim betreffenden Auftraggeber der jeweiligen Leistung und Zuordnung zu den damit abgedeckten, im Folgenden aufgeführten Kompetenzen und Erfahrungen (mindestens eine Referenz pro Kriterium; Referenzen können auch mehrere Kriterien zugleich abdecken):

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         • Kompetenzen und Erfahrung im Bereich Konzeptentwicklung, -fortschreibung und Beratung, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind: erforderlich sind insbesondere Beispiele für Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung von PR- und Kommunikationsstrategien, Kreativität und Innovationsfähigkeit, Projektmanagement und effektive Koordination komplexer Kommunikationsmaßnahmen, und für die Nutzung von adressatengerechten und geeigneten Kanälen zur Zielgruppenansprache.

         • Kompetenzen und Erfahrungen bei der grafischen Aufbereitung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind, darunter insbesondere: Beispiele für Erfahrung im Grafikdesign und der visuellen Kommunikation, bei der Gestaltung von Beiträgen für unterschiedlicher Kommunikationskanäle (Print, Web, Social Media), und bei der Gestaltung von Werbematerialien.

         • Kompetenzen und Erfahrungen bei der Texterstellung und textlichen Aufbereitung von Projekten in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Beispiele für Erfahrung im journalistischen Schreiben und der Texterstellung von Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit, die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich darzustellen, hohe sprachliche Kompetenz und die Fähigkeit, zielgruppengerecht zu schreiben, sowie Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Pressearbeit.

         • Kompetenzen und Erfahrungen in der Beschaffung und Erstellung von Bild- Foto- und Filmmaterial, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Erfahrung in der Beschaffung von Bild- Film- und Fotomaterial für Kommunikationszwecke, Kenntnis des Bildrechtemanagements und Einhaltung von Urheberrechtsbestimmungen.

         • Kompetenzen und Erfahrungen in der Medienbeobachtung und Erfolgskontrolle, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Erfahrung in der Medienbeobachtung und -analyse, Kenntnis von geeigneten Tools und Methoden zur Überwachung der Medienberichterstattung, Fähigkeit zur Erstellung aussagekräftiger Berichte und Analysen unter Nutzung quantitativer und qualitativer Daten.

         • Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen und Workshops, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind, einschließlich Moderation.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         Contract performance conditions:

         Beachtung von - Wirt 124.1 Einhaltung restriktive Maßnahmen gegen Russland; Wirt-215 P - Zusätzliche und Besondere Vertragsbedingungen (ZVB/BVB); Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - Wirt – 214; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) - Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen - Wirt-2140; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung – Wirt 2141; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Verhinderung von Benachteiligungen – Wirt 2143; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) – Wirt 2144;

         Besondere Vertragsbedingungen (BVB) über Umweltschutzanforderungen – Wirt 2145;

         dazu: Anlage BVB Umweltschutzanforderungen/Getränke, Lebensmittel, Speiseausgabe - Wirt 2145.8;

         Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-10-24
      Local time: 08:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

Импорт - Экспорт по стране Германия