Legal advisory services (Германия - Тендер #43030681)

1. Section I
   1. Name and addresses
      degewo AG
      Potsdamer Straße 60
      Berlin
      10785 Berlin
      Germany
      E-mail: ausschreibung@degewo.de
      Fax: +49 3026485-1805
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.meinauftrag.rib.de
      Additional information can be obtained from the abovementioned addresselectronically via: https://my.vergabeplattform.berlin.de
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Other type: AG und GmbH
      
   5. Main activity:
      Housing and community amenities
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Dienstleistungsvertrag externes Datenschutzmandat

      2. Main CPV code:
         79111000
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Die Beauftragung eines externer Datenschutzbeauftragten ist darauf ausgerichtet, einen angemessenen und rechtskonformen Datenschutz beim Auftraggeber zu gewährleisten und Maßnahmen für die Sensibilisierung der Beschäftigten zu etablieren

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Berlin

      4. Description of the procurement:
         

         Dienstleistungsvertrag externes Datenschutzmandat

         Die degewo AG inkl. seiner verbundenen Unternehmen ist das größte städtische Berliner Wohnungsbauunternehmen mit über 76.000 eigenen und verwalteten Wohnungen und über 155.000 qm Gewerbeflächen.

         Die Beauftragung eines externer Datenschutzbeauftragten ist darauf ausgerichtet, einen angemessenen und rechtskonformen Datenschutz beim Auftraggeber zu gewährleisten und Maßnahmen für die Sensibilisierung der Beschäftigten zu etablieren.

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         
         Start: 2024-01-01
         End: 2027-12-31
         This contract is subject to renewal: no
         
      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 1
         Maximum number: 5
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Die detaillierte Auswahlmatrix ist unter www.meinauftrag.rib.de hinterlegt (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).

         Bei gleicher Gesamtpunktzahl wird die Auswahl durch Losentscheid getroffen.

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: no
      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          

          Zu II.2.7) Das erste Jahr der Vertragslaufzeit wird als Probezeit vereinbart. Innerhalb der Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von vier Monaten zum Monatsende ohne Angabe von Gründen von beiden Seiten gekündigt werden.

          Zu II.2.10) Varianten/Alternativangebote: Mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen.

3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:

         1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen - Punkt 1)

         2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen - Anlage 1)

         3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bewerberbogen - Anlage 2)

         4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen - Anlage 3)

         5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen - Anlage 4)

         Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.

         Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zur Nr. 2-5 kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s. oben)

         - ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder

         - ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt

         oder Mecklenburg-Vorpommern oder

         - Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis

         eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen)

         6. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 6)

         7. Eigenerklärung, dass der Anbieter eine Telefon-Hotline zur Verfügung stellt, die qualifiziert Anfragen an Werktagen (Montag-Freitag) in der Zeit von 08-18 Uhr erfasst. (Bewerberbogen – Anlage 7)

         8. Eigenerklärung, dass der Anbieter für Notfälle (z. B. Datenschutzpannen bzw. IT-Sicherheitsvorfälle) eine telefonische Notfallbereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten zur Verfügung. (Bewerberbogen – Anlage 8)

         9. Eigenerklärung, dass der Anbieter folgendes Service Level Agreement (SLA) einhalten kann:

         Prio-EILT: 1 Tag (für Notfälle, wie z. B. einer Datenschutzpanne bzw. eines IT-Sicherheitsvorfalles)

         Prio-A: 5 Werktage

         Prio-B: 10 Werktage

         Prio-C: 20 Werktage

         Der Eingang von Anfragen mit der Prio-EILT beim Anbieter muss innerhalb von 2 Stunden manuell bestätigt werden (eine Autoantwort per E-Mail reicht nicht aus).

         Für alle anderen Prioritäten wird eine digitale Eingangsbestätigung der Anfrage innerhalb von 24 Stunden gefordert.

         Innerhalb der genannten Zeitfenster (gilt für alle Prioritäten) muss eine aussagekräftige datenschutzrechtliche Antwort bzw. Bewertung des Themas/Problems erfolgt sein. Als Startzeitpunkt für die Messung des Erledigungszeitraumes wird die Meldung des Auftraggebers genommen.

         (Bewerberbogen – Anlage 9)

         10. Eigenerklärung, dass der Anbieter für die Beratung nur deutschsprachige Mitarbeiter einsetzt. (Bewerberbogen – Anlage 10)

         11. Eigenerklärung, dass der Anbieter Kompetenz im Bereich „IT-Wissen“ und „Technischer Datenschutz“ besitzt. (Bewerberbogen – Anlage 11)

         12. Eigenerklärung, dass der Anbieter bereits Austausch mit der Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) hatte. Darunter wird verstanden, dass der Anbieter u. a. Anfragen, Beschwerden, Meldung von Datenschutzpannen oder Bußgeldverfahren datenschutzrechtlich begleitet bzw. bearbeitet hat. (kein Ausschlusskriterium) A12

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:

         1. Erklärung über die Anzahl der in den letzten drei Kalenderjahren (2020 -2022 ) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: Juni 2023 ) beschäftigten Arbeitskräfte (aufgeschlüsselt in administrative und beratende Beschäftigte davon in Seniorberater, Berater, Juniorberater und Sachbearbeiter Datenschutz unterteilt, mit der Angabe der Qualifikation als Zertifizierter Datenschutzbeauftragter /Jurist mit datenschutzrechtlichen Bezug) (Bewerberbogen - Pkt. 14)

         2. Referenzliste über erfolgreich beendete ähnliche Vertragsverhältnisse, insbesondere Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug in vergleichbarer Größenordnung während der letzten 5 Kalenderjahre (20 18-Juni 2023 )

         oder laufende Vertragsverhältnisse, insbesondere Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug in vergleichbarer Größenordnung, die mindestens seit 3 Jahren erfolgreich ausgeführt werden.

         mit Angabe der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art und Umfang der Leistung, z. B. Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte mit Angabe des Leistungszeitraums, des Rechnungswert/Jahr. Bei Nennung von wohnungswirtschaftlichen Referenzen ist die Anzahl der Mieteinheiten zu benennen. Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu den Referenzen auf dem vorgegebenen Formblatt (Bewerberbogen - Anlage 13) machen.

         Minimum level(s) of standards possibly required:

         zu 1. Mindestens 5 zertifizierte Datenschutzberater, und mindestens 3 Juristen

         zu 2. Mindestens 3 Referenzen von Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug, welche mindestens 5.000 Mieteinheiten betreuen.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         Contract performance conditions:

         Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie zur Einhaltung des Mindestlohnes abzugeben.

      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      Framework agreement with a single operator
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      
   4. Information about negotiation:
      The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-07-24
      Local time: 10:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      Date: 2023-08-18
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      Tender must be valid until: 2023-12-31
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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