Public relations consultancy services (Германия - Тендер #41925275)

1. Section I
   1. Name and addresses
      Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission)
      Glinkastraße 24
      Berlin
      10117
      Germany
      Telephone: +49 221-36734598
      E-mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de
      Fax: +49 221-36734664
      
   2. Joint procurement
      
   3. Communication
      The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at
      https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=518252
      Additional information can be obtained from Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ
      An den Gelenkbogenhallen 2-6
      Köln
      50679
      Germany
      Contact person: 50679
      Telephone: +49 221-36734598
      E-mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de
      Fax: +49 221-36734664
      Internet address(es):
      Main address: https://www.bafza.de/
      electronically via: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=518252
      
      
   4. Type of the contracting authority:
      Ministry or any other national or federal authority, including their regional or local subdivisions
      
   5. Main activity:
      Economic and financial affairs
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Social Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission)

         Reference number: BMFSFJ_2023_22
         
      2. Main CPV code:
         79416200
         
      3. Type of contract:
         Services
         
      4. Short description:
         

         Die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV den Auftrag an eine Social Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission) zu vergeben.

      5. Estimated total value:
         
         
      6. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Berlin

      4. Description of the procurement:
         

         Gesucht wird/werden ein oder mehrere Unternehmen (Bewerbergemeinschaften), die vor dem Hintergrund tagesaktueller gesellschaftlicher und politischer Diskussionen in der Lage ist/sind, die Aufarbeitungskommission in allen ihren Themenfeldern kommunikativ sensibel und effektiv zu beraten und zu unterstützen. Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

         Zentrale Aufgaben:

         - Kontinuierliche Kommunikationsberatung zu allen Social-Media-Aktivitäten der Kommission (u. a. Positionierung, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung und des Themenmanagements, Markt- und Zielanalyse) unter Berücksichtigung des übergeordneten Kommunikationskonzepts und im Austausch mit der PR-Agentur.

         - Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Social-Media-Aktivitäten der Kommission, u. a. technische Umsetzung, Video, Grafik, Animation, konzeptionelle Weiterentwicklung der Kanäle, Werbekampagnen

         - bei Bedarf Gesamtkoordination von Mediaschaltungen: Vergabe von Einschaltaufträgen und deren Überwachung, Kontrolle und Abrechnung, Auswertung,

         - Redaktionelle, inhaltliche und technische Betreuung unter Gewährleistung laufender Aktualität der Inhalte sowie ggf. eine Erweiterung um relevante neue Inhalte mittels Redaktionsplänen

         - Koordination der Videoproduktion: Die kontinuierliche Verfügbarkeit von Videografinnen und Videografen für die Social Media Aktivitäten der Kommission muss gewährleistet werden; entweder durch eigene Teams oder einen Pool von wenigen Unterauftragnehmenden. Auszugehen ist von rund fünf Einsatztagen pro Monat (inkl. Schnitt und Mitarbeit am Konzept). Eine erhöhte Sensibilität für die bildliche Umsetzung des Themas und den Umgang mit Betroffenen wird vorausgesetzt. Aus diesen Grund sollte das Personal in diesem Bereich möglichst konstant bleiben. Die Bereitschaft zu Reisen innerhalb Deutschlands wird vorausgesetzt.

         - Überwachung, Kontrolle und Abrechnung von Videoaufträgen

         - Beratung zu und Zurverfügungstellung von redaktionellen Tools zur inhaltlichen Abstimmung der Social Media-Aktivitäten zwischen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen im Büro der Kommission, Unternehmen und Unterauftragnehmenden unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsempfehlungen des BSI (u. a.C5)

         - Beratung hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Moderationspersonen und Creators in sozialen Medien, Vernetzung, Akquise, Entwicklung von gemeinsamen Formaten, Betreuung der Kooperation

         - Vergabe von Unteraufträgen (inkl. Vertragsabschluss) für Moderierende und Creators und deren Überwachung, Kontrolle und Abrechnung

         - Tracking und Reporting von Zugriffszahlen, Interaktionen etc., darauf aufbauende Beratung zur Optimierung der Social Media Kanäle

         - Tiefgreifende Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und Datenschutz (DSGVO) werden vorausgesetzt; die Steuerung und Umsetzung der Barrierefreiheit kann durch Fremddienstleister geleistet werden

         - Optional: Community Management Social Media Kanäle der Kommission bzw. Beratung hierzu

      5. Award criteria:
         Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
      6. Estimated value:
         
         
      7. Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system:
         
         Start: 2024-01-01
         End: 2025-12-31
         This contract is subject to renewal: yes
         Description of renewals:

         Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

      8. Information about the limits on the number of candidates to be invited:
         Envisaged minimum number: 3
         Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

         Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im

         Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber

         /Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der

         Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download

         bereitgestellten Unterlagen beigefügt.

      9. Information about variants:
         Variants will be accepted: no
         
      10. Information about options:
          Options: yesDescription of options:

          1. Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

          2. Optional: Community Management Social Media Kanäle der Kommission bzw. Beratung hierzu.

      11. Information about electronic catalogues:
          
          
      12. Information about European Union funds:
          The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      13. Additional information:
          
3. Section III
   1. Conditions for participation:
      1. Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers:
         List and brief description of conditions:

         Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.

         Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

         Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

         a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution

         b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen

         c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.

         d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

      2. Economic and financial standing:
         List and brief description of selection criteria:

         Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.

         Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

         Fehlende Unterlagen können zum Auschluss führen.

         a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

         b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

      3. Technical and professional ability:
         List and brief description of selection criteria:

         Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.

         Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

         a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.

         b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert

         c) Zusicherung der grundsätzlichen Bereitschaft, zu ausgewählten Projekten mit weiteren externen Kommunikationsberaterinnen und -beratern zusammen zu arbeiten.

         d) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird

         e) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen

         f) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber

         g) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden

         h) Zusicherung, dass die Möglichkeit der Skalierung der Teamgröße des Schlüsselpersonals (je nach Auftragsvolumen zum Auftragszeitpunkt) besteht

         i) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen

         j) Erfüllungsort ist Berlin; es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird; es ist sicherzustellen, dass vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen

         k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung

         l) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und barrierefreiem Posting auf Social Media Kanälen

         m) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Datenschutz (DSGVO)

         n) Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen des Projektmanagements sowie der Instrumente, die für die Steuerung von Terminen, Kosten, Inhalt und Umfang von größeren Etats nötig sind.

         o) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals von Kompetenz in der Social Media Beratung und Unterstützung von politischen Akteuren und Initiativen.

         p) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit der Konzeption und Betreuung der Social Media Auftritte für eine öffentliche Verwaltung auf Landes- oder Bundesebene oder für einen vergleichbaren Auftraggeber.

         q) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit Online Marketing.

         r) Abschließende Benennung aller vorgesehenen Mitglieder des Kernteams und des Projektleiters mit Angabe, wer welche Leistung erbringt und Angabe ihrer Qualifikationen (Angaben zum beruflichen Werdegang und Abschluss, Erfahrungen wie z. B. entsprechende Vorarbeiten und Veröffentlichungen).

         s) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis der Erfahrung mit der Konzeption und Umsetzung erfolgreicher Social Media Kampagnen. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

         t) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis redaktioneller Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Instagram und Twitter sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

         u) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis gestalterische Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Twitter und Instagram sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

         v) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis videografischer Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechendes Kurzvideo-Beispiel (z. B. Reel). Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

         Der Auftraggeber legt Wert auf eine qualitative hohe Erfüllung der Aufgabe. Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der in der Anlage „Bewertungsraster Eignung“ genannten Kriterien. Für die Einreichung der geforderten Unterlagen ist die Anlage „Vordruck Eignungsnachweise“ zu verwenden.

      4. Information about reserved contracts:
         
   2. Conditions related to the contract:
      1. Information about a particular profession:
         
      2. Information about staff responsible for the performance of the contract:
         Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract
4. Section IV
5. Description:
   1. Type of procedure:
      Competitive procedure with negotiation
   2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
      Framework agreement with a single operator
   3. Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue:
      Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
   4. Information about negotiation:
      The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
   5. Information about electronic auction:
      
   6. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
      The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
6. Administrative information:
   1. Previous publication concerning this procedure:
      
   2. Time limit for receipt of tenders or requests to participate:
      Date: 2023-06-12
      Local time: 10:00
      
   3. Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates:
      
   4. Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
      DE
   5. Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender:
      (from the date stated for receipt of tender)
      
   6. Conditions for opening of tenders:
      

Источник закупки

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