IT services: consulting, software development, Internet and support (Дания - Тендер #43030113)

Administration af Løn og Personale - indgået jf. retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19 - Saas Cloud

Administration af Løn og Personale til Brønderslev Kommune.

Leveringsaftalen er indgået iht. de i rammeaftalen SKI 02.19 – Saas-Cloud – retningslinjer.

Grundlaget for leverandørvalg, er sket på baggrund af nedennævnte:

• SKI FORM/STORM udvælgelsessystem

• SKI Vejledning på 02.19

• Leverandørernes materiale fra www.ski.dk

• behovsopgørelse som oplyst i punktform under pkt. II.2.4

• Teknisk afklaring med potentielle leverandører på SKI 02.19

• Værktøjer på www.ski.dk

FORM

Serviceområdet:

• Y60 – Myndighedens personale og frivillige

Hovedområde:

• Personale

• Løn

Opgaveområde:

• Lønsupport

• Lønstyring

• Lønindrapportering

• Lønkørsel og lønudbetaling

• Personaleopgaver vedrørende ansættelse og fratrædelse

Nærmere beskrivelse til tjenesteydelsens art, er gengivet i pkt. II.2.4

Brønderslev, 9700

Brønderslev Kommunes behovsopgørelse:

• Kommunen har behov for, at der kan gennemføres en effektiv og fleksibel lønproduktion. Det er derfor vigtigt, at der kan foretages korrektioner og a conto udbetalinger, som kan effektueres sideløbende med den planlagte lønproduktion.

Til understøttelse af de foretagne korrektioner er det væsentlig, at servicen indeholder en funktionalitet til simulering af de ændringer, der foretages inden endelig godkendelse - fx ved visning af en lønseddel.

• For at opretholde en effektiv lønproduktion er der behov for, at der kan foretages massekorrektioner ved samme fejl i lønudbetalingen for større medarbejdergrupper uden, at der skal korrigeres på den enkelte medarbejder.

• Kommunen har behov for, at servicen indeholder en løbende lønkontrol for at sikre korrekt løn til tiden. Herunder at servicen giver et advis, såfremt der er fejl som kan opfanges, inden den månedlige lønkørsel finder sted.

• Kommunen har behov for at servicen kan annullere/fortryde en fratrædelse efter færdigbehandling, så data, saldi mv. kan reetableres i fuldt omfang som før.

• Kommunen har behov for at servicen kan foretage korrektioner til foregående år. Fx i forbindelse med ny ansættelse i gammelt år, ændring af arbejdstid i gammelt år, rettelser af konteringer m.v. Herunder at processen kan ske automatisk for at undgå fejl i forhold til SKAT og E-indkomst.

• Kommunen har behov for at servicen understøtter genfremsendelse af refusionsskemaer til virk.dk, da er ofte rettes i fravær, som har en refusionsmæssig konsekvens.

• Kommunen har behov for et effektivt planlægningssystem, som giver mulighed for online at få beregnet alle saldi, herunder normperiode, samt umiddelbart at kunne se den økonomiske konsekvens af den aktuelle plan –, dette med henblik på at kunne se hvad en medarbejder koster for en given dag/perioden, samt hvilke udgifter er der forbundet med den periode der planlægges for.

• For fortsat at kunne effektivisere og digitalisere opgaveløsningen i servicen har kommunen behov for:

o at de enkelte brugere kan registrere fravær og kørsel via app med efterfølgende digital ledergodkendelse.

o at der automatisk kan ske kontering af feriepenge, for medarbejdere med løn under ferie, når en medarbejder skifter til et nyt ansættelsessted hos samme arbejdsgiver.

o at kunne foretage automatiske dagpengerefusionsansøgninger for medarbejdere på særlige vilkår (fleksjob, skånejob mv.). Servicen skal kunne sikre ansøgning og autosignering.

o en effektiv håndtering af modtagne dagpengerefusioner. Det vil sige, at løsningen giver mulighed for automatisk bogføring på de organisatoriske enheder.

o en elektronisk personalemappe, således at den enkelte leder, såvel centralt som decentralt kan tilgå alle personaleoplysninger i én og samme løsning. I den forbindelse skal det være muligt gennem central opsætning, at give adgangsrettigheder til forskellige typer af dokumenter på en enkel og nem måde.

Dokumenter skal sikres ved lederskifte, eller ved en medarbejders afdelingsskifte. Fx, at ny leder skal kunne nægtes adgang til udvalgte dokumenter.

o at kunne foretage automatisk afstemning mellem lønsystem og økonomisystem, således at afvigelser automatisk dannes og fremgår til efterfølgende behandling.

jf. SKI 02.19 er der mulighed for at forlænge aftalen med 2 x 24 måneder

Tildelingen på Administration af Løn og personalet er sket som en direkte tildeling, ud fra de angivne retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19.

Ordregiver har en række specifikke og konkrete behov, som er gengivet i punktform under pkt. II.2.4.

Flere af disse specifikke og konkrete behov er ufravigelige saglige mindstekrav, som Ordregiver er nødt til at få opfyldt, for at kunne udføre sin forvaltningsmæssige opgave.

jf. SKI vejledning - Bilag B, pkt. 3.6 - har Ordregiver gjort anvendelse af en teknisk afklaring med potentielle leverandører på SKI 02.19, som kan levere den omtalte service.

Ud fra den tekniske afklaring har Ordregiver konstateret, at der kun er 1 service i rammeaftalens sortiment der dækker omtalte behov, hvorfor Ordregiver skal foretage en direkte tildeling, jf. de retningslinjer som ligger til grund for et konkret leverandørvalg.

Ordregiver har udarbejdet et tildelingsnotat, som angiver begrundelse for denne direkte tildeling under rammeaftale 02.19, som led i egen kvalitetssikring. Se yderligere oplysninger omkring FORM/STORM, Behovsopgørelse og tildeling jf. pkt.:

• II 1.4

• II 2.4

• II 2.14

Løn- og personalesystem til Brønderslev Kommune

Udbuddets samlede værdi - pkt. V.2.4 -, er gælder for en kontraktlængde på samlet 10 år. Der er 3 måneders opsigelse for Brønderslev Kommune.