Document management system (Австрия - Тендер #42925159)

Ex-Ante Transparenzbekanntmachung - Vertragsänderung betreffend digitales Dokumentenmanagementsystem

Vertragsänderung betreffend digitales Dokumentenmanagementsystem für OÖG GmbH und KUK GmbH.

Die Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH fungiert für Beschaffungen ihrer Tochterunternehmen, insbesondere der Kepler Universitätsklinikum GmbH als „Zentrale Beschaffungsstelle“.

Oberösterreich

Vertragsänderung betreffend digitales Dokumentenmanagementsystem für OÖG GmbH und KUK GmbH.

Die Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH fungiert für Beschaffungen ihrer Tochterunternehmen, insbesondere der Kepler Universitätsklinikum GmbH als „Zentrale Beschaffungsstelle“.

zusätzliches Produktivsystem

Die Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH (OÖG) ist Rechtsträgerin von fünf oberösterreichischen Krankenanstalten (Pyhrn-Eisenwurzen Klinikum Kirchdorf Steyr, Salzkammergut Klinikum Klinikum Schärding, Klinikum Rohrbach, Klinikum Freistadt). Die Kepler Universitätsklinikum GmbH (KUK) ist Trägerin der Krankenanstalt Kepler Universitätsklinikum in Linz. Die KUK ist ein 100%iges Tochterunternehmen der OÖG. IKT-Provider der KUK ist die Medizininformatik und Informationstechnologie (MIT) der OÖG. OÖG und KUK stehen mit dem Auftragnehmer auf Basis von EU-weit bekanntgemachten öffentlichen Ausschreibungen („Digitales Dokumentenmanagementsystem“ und „Optisches Archivierungssystem (OAS) Akh“) in Vertragsbeziehung. OÖG und KUK erwägen nunmehr die Zusammenführung der bei ihnen separat betriebenen Softwaresysteme des Auftragnehmers. Aktuell existiert ein Wartungsvertrag mit 3rd-Level-Support. Benötigt wird künftig ein 2nd-Level-Support. Dies ist nur über die Erweiterung des SER-Services auf „Doxis Intelligent Content Automation Service Bundle“ in der Version Gold möglich. Darüber hinaus soll es zu einer Erweiterung der Funktionalitäten um ein Vertragsmanagement- und ein QM-Handbuch-Template kommen.

Die Leistung kann aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur vom Auftragnehmer erbracht werden. Aus den folgenden Gründen gibt es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung und ist der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Anforderungen des Vergabeverfahrens. Zudem kann für die zusätzlichen Leistungen ein Wechsel des Auftragnehmers aus den folgenden wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen und wäre ein solcher Wechsel mit folgenden erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden.

- Die Wartung der Software (z.B. Sicherheitsupdates) kann aus urheberrechtlichen Gründen nur durch SER erfolgen. Auch das externe Monitoring aller SER-Systeme (Test und Produktion) kann nur durch SER erfolgen. Auch eine Lizenzerhöhung kann nur vom Rechteinhaber erworben werden. In Ö ist nur die Fa. SER Gmbh befugt, solche Lizenzen zu vertreiben.

- Aus Gründen der Patientensicherheit kann nur ein einheitliches KG-Archiv betrieben werden. Ärzte müssten sonst Befunde in 2 Archiven suchen.

- Die in der Vergangenheit erworbenen Nutzungsrechte an SER-Software würden bei einer kompletten Neuanschaffung einer Alternativ- oder Ersatzlösung zu frustrierten Aufwendungen.

- Es müssten alle zusätzlichen Schnittstellen zum zweiten KG-Archiv (z.B.: KIS, SAP, Helpline, Subsysteme, wie PACS, Labor,…) neu erstellt werden.

- Bei der Lösung von SER kann die für das bestehende KG-Archiv vorhandene Serverlandschaft mitgenutzt werden.

- Es braucht keine erneute Anbindung zu ActiveDirectory.

- Keine zusätzliche Integration in die bestehende IT-Landschaft notwendig - z.B.: Helpline, SCOM, Backup-System etc.

- Keine zusätzlichen Schulungs- und Einarbeitungsaufwände für bestehende SER-User.

- Keine zusätzlichen Schulungsaufwände für IT-Personal zur Betreuung des neuen Systems.

- Die Zusatzkosten für eine Alternativ- oder Ersatzlösung würden ca. € 8,8 Mio. EUR (Wartung 1 Jahr) ausmachen und sind daher als „beträchtlich“ zu betrachten.

Die zusätzliche Leistung stellt daher eine unwesentliche Vertragsänderung dar, weil der Gesamtwert der zusätzlichen Leistungen 50% des Wertes des ursprünglichen Auftrages nicht übersteigt (ursprünglicher Auftragswert: € 2.664.098 EUR; Gesamtwert der zusätzlichen Leistungen für die ersten 48 Monate: € 955.691 EUR). Selbst wenn eine Alternativ- oder Ersatzlösung in Erwägung gezogen und nicht als unvernünftig qualifiziert werden könnte, was gegenständlich nicht der Fall ist, darf aufgrund erheblicher Schwierigkeiten und beträchtlicher Zusatzkosten ein Auftragnehmerwechsel jedenfalls unterbleiben und können somit die zusätzlichen Leistungen als unwesentliche Vertragsänderungen qualifiziert werden.

Vertragsänderung betreffend digitales Dokumentenmanagementsystem

Bei dem unter V.2.1) bekanntgegebenen Datum handelt es sich um den Tag der Absendung dieser Bekanntmachung. Da es sich um eine Transparenzbekanntmachung gemäß den Bestimmungen § 58 BVergG 2018 handelt, wurde der Vertrag noch nicht abgeschlossen. Der Zuschlag wird nach Ablauf einer Frist von 10 Tagen (gerechnet ab dem Tag der erstmaligen Verfügbarkeit dieser Bekanntmachung) erteilt.