Request for an Expression of Interest for Electoral Commission Board Effectiveness Review 2023/24 (Великобритания (Англия, Шотландия, Уэльс) - Тендер #41461584)

CONTRACT NOTICE – NATIONAL

1 Authority Details

1.1

Authority Name and Address

1.2

Address from which documentation may be obtained

1.3

Completed documents must be returned to:

2 Contract Details

2.1

Title

Request for an Expression of Interest for Electoral Commission Board Effectiveness Review 2023/24

2.2

Description of the goods or services required

NODER: Nid oes angen ymateb tendr ffurfiol i"r cais hwn am Ddatganiad o Ddiddordeb, naill ai fel cynnig Technegol neu fel pris a gyflwynir.

Y CYFAN SYDD ANGEN I CHI EI WNEUD YW CADARNHAU BOD DIDDORDEB GENNYCH MEWN CAEL EICH YSTYRIED AR GYFER UNRHYW WAHODDIAD DILYNOL I DENDRO DRWY DDEFNYDDIO"R MANYLION CYSWLLT I GWSMERIAID AR DUDALEN 6, erbyn 18/05/2023.

Pwy ydym ni a beth rydym yn ei wneud

Y Comisiwn yw"r corff annibynnol sy"n goruchwylio etholiadau ac yn rheoleiddio cyllid gwleidyddol yn y DU. Rydym yn gweithio i hyrwyddo hyder y cyhoedd yn y broses ddemocrataidd a sicrhau ei huniondeb.

Mae Bwrdd y Comisiwn yn cynnwys deg comisiynydd a gaiff eu henwebu â buddiannau gwahanol sy"n cynnwys cenhedloedd y DU ac enwebiadau gan bleidiau gwleidyddol. Bydd y Bwrdd yn cyfarfod ddeg gwaith y flwyddyn, a bydd y Tîm Gweithredol yn bresennol yn ogystal â Chynghorydd Annibynnol i"r Bwrdd ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Bydd y Bwrdd yn cynnal rhagor o ddigwyddiadau anffurfiol ledled y wlad er mwyn canolbwyntio"n fanwl ar faterion perthnasol.

Mae gan y Bwrdd ddau bwyllgor, sef y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a"r Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol, a chaiff y ddau eu cadeirio gan Gomisiynydd.

Mae"r Tîm Gweithredol yn cynnwys y Prif Weithredwr a phedwar Cyfarwyddwr, yn ogystal â"r Cwnsler Cyffredinol (Ysgrifennydd y Bwrdd), a fydd yn bresennol.

Cyfnod yr adolygiad hwn

Bwriedir dechrau"r adolygiad ddechrau"r haf yn 2023, gydag adroddiad interim ym mis Hydref, a"r adroddiad terfynol ym mis Mawrth 2024

Sail yr Adolygiad hwn

Mae gan y Comisiwn Etholiadol ymrwymiad parhaus i wella ac, fel rhan o hyn, byddwn yn ymgymryd ag adolygiad mewnol o berfformiad bob blwyddyn yn ogystal ag archwiliad o sgiliau a buddiannau comisiynwyr. Mae hyn yn rhoi"r cyfle i ni nodi meysydd gwella.

Cwmpas y gwaith

Er mwyn galluogi"r Comisiwn i feithrin gwell dealltwriaeth o"n cryfderau, ein gwendidau a sut y gallwn weithio"n well, mae"r Bwrdd wedi cytuno y dylid cynnal adolygiad allanol annibynnol o effeithiolrwydd y Bwrdd.

Mae gan y Cadeirydd a"r Prif Weithredwr weledigaeth “un tîm” ar gyfer y Comisiwn i gynnwys y Bwrdd, y Tîm Gweithredol a"r staff.

Rhagwelwn y bydd yr adolygiad o effeithiolrwydd hwn yn canolbwyntio ar y canlynol:

• Dealltwriaeth y Bwrdd o"r sefydliad a"i randdeiliaid amrywiol, ei gyfeiriad strategol a"i amgylchedd gweithredol

• Gallu"r Bwrdd i bennu amcanion strategol clir a mesur perfformiad y sefydliad yn erbyn yr amcanion hynny, gan gynnwys gallu"r Bwrdd i sganio"r gorwel a rheoli risg, gallu"r Bwrdd i gydweithio ac fel un tîm gyda"r Tîm Gweithredol a"r staff, gan gynnwys gallu"r Bwrdd i gael y gorau o"r Tîm Gweithredol a gallu"r Tîm Gweithredol i gefnogi"r Bwrdd yn effeithiol

• Ymddygiadau Comisiynwyr wrth fynegi safbwyntiau a gwrando ar safbwyntiau eraill

• Ymrwymiad Comisiynwyr i fudd pennaf y sefydliad, megis ei ymddygiadau a"i werthoedd craidd

Methodoleg y gwaith adolygu

Disgwylir y bydd y fethodoleg ar gyfer adolygu effeithiolrwydd y Bwrdd yn cynnwys y canlynol:

• Yn amodol ar ofynion peidio â datgelu: Archwilio dogfennaeth llywodraethu, cofnodion ac adroddiadau"r Bwrdd a"r Pwyllgorau.

• Yn amodol ar ofynion peidio â datgelu: Arsylwi ar weithrediadau cyfarfodydd Bwrdd y Comisiwn a"r pwyllgorau.

• Cyfweliadau (grŵp a/neu unigol) ag aelodau"r Bwrdd, aelodau"r Tîm Gweithredol a staff ehangach y Comisiwn

Gweithgarwch arall y cytunir ei fod yn angenrheidiol er mwyn llunio asesiad ystyrlon

Strwythur adroddiadau

Mae"r Bwrdd yn disgwyl y bydd adroddiad mewnol interim ar yr adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd yn cael ei ddarparu i"r Cadeirydd a"r Prif Weithredwr. Bydd hyn yn cynnig cyfle i roi adborth i awduron yr adroddiad ac eglurhad pan fo angen.

Dylai"r adroddiad interim gynnwys y prif adrannau canlynol:

• Crynodeb Gweithredol: Bydd disgwyl i"r adran hon roi crynodeb clir a hygyrch o"r canfyddiadau a"r argymhellion

• Ffeithiau: Bydd disgwyl i"r adran hon roi data ar bob agwedd fel y disgrifir yng Nghwmpas y Gwaith

• Dadansoddiad: Bydd disgwyl i"r adran hon roi dadansoddiad manwl o"r data a gasglwyd a dangos cydberthnasau rhwng y setiau data amrywiol

• Asesiad: Bydd disgwyl i"r adran hon roi trosolwg o ba brosesau sy"n gweithio"n dda a lle y gellir datblygu; dylai"r asesiad fod yn seiliedig ar yr adrannau ‘Ffeithiau’ a ‘Dadansoddiad’ a chyfeirio atynt

• Argymhellion: Bydd disgwyl i"r adroddiad roi argymhellion cyraeddadwy, amserol, mesuradwy, penodol, uchelgeisiol a synhwyrol (CAMPUS) ar ffyrdd o wella effeithiolrwydd Bwrdd y Comisiwn

• Yr Adroddiad Terfynol fydd cynnyrch terfynol yr adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd, a fydd yn cynnwys canfyddiadau a dadansoddiad yr Adroddiad Asesu gan ddarparu argymhellion CAMPUS

• Crynodeb Gweithredol: Bydd disgwyl i"r adran hon roi crynodeb clir a hawdd ei ddeall o"r canfyddiadau a"r argymhellion

• Ffeithiau: Bydd disgwyl i"r adran hon roi data ar bob agwedd a ddisgrifir yn yr adran Cwmpas y Gwaith uchod

• Dadansoddiad: Bydd disgwyl i"r adran hon roi dadansoddiad manwl o"r data a gasglwyd, a dangos cydberthnasau rhwng y setiau data amrywiol a chyfeirio"n ôl at yr adroddiad interim yn ôl y gofyn

• Asesiad: Rhaid i"r adran hon roi trosolwg o ba agweddau ar y Bwrdd sy"n gweithio"n dda, o fewn y weledigaeth un tîm, a lle gellir datblygu Dylai"r asesiad fod yn seiliedig ar yr adrannau ‘Ffeithiau’ a ‘Dadansoddiad’ a chyfeirio"n ôl at yr adroddiad interim yn ôl y gofyn

• Argymhellion: Bydd disgwyl i"r adroddiad gynnig argymhellion CAMPUS ar ffyrdd o wella effeithiolrwydd Bwrdd y Comisiwn, o fewn y weledigaeth o ddatblygu un tîm

Amserlen y Prosiect

Pennwyd y dyddiadau canlynol fel cerrig milltir posibl ar gyfer amserlen y prosiect. Gall y Comisiwn addasu neu newid yr amserlen hon ar unrhyw adeg, fel y bo angen.

Digwyddiad Dyddiad

Arsylwi ar gyfarfod Bwrdd y Comisiwn 26 Medi 2023

Arsylwi ar gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg 25 Medi 2023

Arsylwi ar gyfarfod y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol 21 Medi 2023

I"w gyflawni Dyddiad

Yr Adroddiad Interim Hydref 2023

Yr Adroddiad Terfynol Mawrth 2024

Canllawiau ar ddarparu Datganiad o Ddiddordeb

Noder y gall y meini prawf uchod newid wrth i unrhyw Wahoddiad i Dendro posibl gael ei ddatblygu.

Hawl i ganslo neu amrywio"r Datganiad o Ddiddordeb hwn

Ceidw"r Awdurdod yr hawl i wneud y canlynol:

- Canslo"r Datganiad o Ddiddordeb hwn, neu ran ohono, ar unrhyw gam ac ar unrhyw adeg;

- Diwygio"r Datganiad o Ddiddordeb, rhoi eglurhad, ychwanegu ato neu dynnu"r datganiad cyfan, neu unrhyw ran ohono, yn ôl ar unrhyw adeg.

Manylion cyswllt i gwsmeriaid ar gyfer y Datganiad o Ddiddordeb

Enw: Paul Stringer, Uwch-gynghorydd Caffael

Rhif ffôn: 020 7271 0698

Cyfeiriad e-bost: Procurement@electoralcommission.org.uk

NOTE: To register your interest in this notice and obtain any additional information please visit the Sell2Wales Web Site at https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=131323.

2.3

Notice Coding and Classification

2.4

Total quantity or scope of tender

See Expression of Interest document

3 Conditions for Participation

3.1

Minimum standards and qualification required

Experience in creating board effectiveness reviews

4 Administrative Information

4.1

Type of Procedure

Dual stage

4.2

Reference number attributed to the notice by the contracting authority

C0145-MP-AX

4.3

Time Limits

4.5

Language or languages in which tenders or requests to participate can be drawn up

4.6

Tender Submission Postbox

5 Other Information

5.1

Additional Information

Contact Paul Stringer for copy of Request for Expression of Interest for Electoral Commission Board Effectiveness Review 2023/24 in Welsh - pstringer@electoralcommission.org.uk

(WA Ref:131323)

5.2

Additional Documentation

5.3

Publication date of this notice