Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia Kadry Zarządzającej i Kierowniczej oraz pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 002837021

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Konrada Leczkowa 1A

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-432

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 583423150

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mopr@gdansk.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.mopr.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia Kadry Zarządzającej i Kierowniczej oraz pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3ed1b65d-39e1-4a1b-8288-4aaaf4282a20

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00435634

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00037127/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.11 Zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia Kadry Zarządzającej i Kierowniczej oraz pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3ed1b65d-39e1-4a1b-8288-4aaaf4282a20

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem http://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu "Wykonawca" na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-
Zamówienia, dostępny na stronie internetowej: http://ezamowienia.gov.pl/regulamin oraz informacje zamieszczone w zakładce
"centrum Pomocy"

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Postępowanie o udzielenie zamówienia, prowadzone jest w języku polskim. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: http://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu "Wykonawca" na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej; http://ezamowienia.gov.pl/regulamin oraz informacje zamieszczone w zakładce "Centrum Pomocy". Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia oraz zobowiązuje się korzystając z platformy e-Zamówienia do przestrzegania jego postanowień. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem "Formularzy do komunikacji" wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załącznik do jednego formularza). Za datę przekazania oferty, oświadczenia o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp. podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia. Możliwość korzystania w postępowaniu z "Formularzy do komunikacji" w pełnym zakresie, wymaga posiadania konta "Wykonawcy" na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z "Formularzy do komunikacji" służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ oraz załączników do zamówienia, wystarczające jest posiadanie tzw. "konta uproszczonego" na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości, widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce "Komunikacja". Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych oświadczeń, musi być zgodny z wymaganiami określonymi w
Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U z 2020r. poz. 2452). UWAGA: pliki przesłane Zamawiającemu, powinny odpowiadać formatom określonym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. w sprawie krajowych ram interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych: Dz. U. z 2017r. z późn. zm. Zamawiający zaleca używanie formatów plików: .PDF, .DOC, .COCX, .RTFF, .JPG, (.JPEG) do kompresji plików Zamawiający zaleca używanie formatów: .ZIP lub .7Z. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem sprawy SAMROP.II.260.2.2025. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek z wyjaśnieniami treści SWZ, wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu
składania ofert. W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po upływie terminu o którym mowa powyżej, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużania terminu składania ofert.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający realizuje obowiązek dot. RODO w dokumentach zamówienia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: SAMROP.II.260.3.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia Kadry Zarządzającej i Kierowniczej oraz pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku w związku z realizowaniem przez nich zadań z zakresu pomocy społecznej i wspierania mieszkańców i mieszkanek Gdańska, a także dotyczących przeciwdziałania przemocy domowej. Obiekt hotelowy powinien mieć standard kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) i być wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. Obiekt hotelowy powinien być oddalony nie więcej niż 100 km i nie mniej niż 50 km od siedziby głównej Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku, tj. ul. Konrada Leczkowa 1A. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla maksimum 30 samochodów. Taksa klimatyczna powinna być ujęta w ofercie. Doba hotelowa rozpoczyna się w dniu najpóźniej o godzinie 14:00, w razie przyjazdów przed godziną zarezerwowanych pokoi uzależnione będzie od dostępności wolnych pokoi. Doba hotelowa kończy się w dniu wyjazdu najwcześniej o godzinie 11:00, a przedłużenie pobytu będzie możliwe, pod warunkiem dostępności wolnych pokoi. Wykonawca wymaga, aby Zamawiający w dniach
13 - 14 listopada 2025r. (jedna doba hotelowa) zapewnił nocleg dla 43 osób w pokojach jednoosobowych. W zakresie zapewnienia usług konferencyjnych:
Wykonawca zapewni dostęp do jednej sali konferencyjnych zdolnej pomieścić do 50 osób, w pierwszym dniu między godziną 10:00 a 17:00, a w drugim dniu między godzina 10:00 a 13:00. Sala konferencyjna musi być wyposażona w co najmniej wentylację mechaniczną. Sala konferencyjna powinna posiadać sieć Wi-Fi, stanowisko z rzutnikiem multimedialnym, ekranem przeznaczonym do rzutnika multimedialnego. Sala powinna mieć nagłośnienie i być wyposażona w dwa mikrofony i flipchart, a także posiadać możliwość zaciemnienia. Ponadto Wykonawca powinien zapewnić osobę do obsługi technicznej oraz akustycznej dostępną w trakcie szkoleń oraz przynajmniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem szkoleń. Wykonawca zapewni osobom przebywającym na salach konferencyjnych bezpieczeństwo w zakresie w jakim wymagają tego przepisy BHP. Sala konferencyjne powinny być dostępne na wyłączność dla celów szkolenia. W zakresie zapewnienia usług gastronomicznych:
Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich zgłoszonych uczestników oraz wykładowców (niekorzystających z zakwaterowania). Wykonawca zapewni na potrzeby wyżywienia uczestników szkolenia odpowiednią ilość stołów i krzeseł oraz odpowiednie przygotowanie Sali i stołów cateringowych, obsługę kelnerską, a także usługę sprzątania. Wyżywienie dla 45 osób pierwszego dnia i dla 43 osób drugiego dnia (możliwość otrzymania posiłku wegetariańskiego, bez glutenu, bez laktozy). Wykonawca dołączy propozycje menu. W zakresie wyżywienia uczestników szkolenia Wykonawca zapewni: Dzień pierwszy:
a) przerwa kawowa ciągła - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podawana w dzbankach, woda gazowana butelkowana, dodatki - cukier, mleko do kawy, cytryna, ciasta domowe minimum 4 rodzaje, owoce filetowane minimum 3 rodzaje.
b) lunch w formie bufetu: Zupa - minimum 250 ml na osobę w minimum dwóch wersjach: wegetariańskiej i mięsnej; Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę; 1 x danie rybne co najmniej 200 gram na osobę oraz 2 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę;
co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250gram na osobę, zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150 gram dla każdego uczestnika. c) kolacja uroczysta w formie bufetu w raz z oprawa muzyczna (od godziny 19:00 do godziny 1:00): W jednej sali dla wszystkich uczestników szkolenia w formie bufetu, na którą będą się składać: Przystawki – minimum 2 x mięsna, 2 x wegetariańska i 1 x rybna oraz dodatki takie jak pieczywo minimum 2 rodzaje i bufet sałatkowy minimum 3 rodzaje; Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne, 1 x danie rybne oraz 2 x danie wegetariańskie, warzywa oraz dodatki takie jak ryż, ziemniaki itp.; Napoje - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytry ną podana w dzbankach, woda gazowana butelkowana. Dzień drugi: a) śniadanie w formie bufetu, zawierające również propozycje wegetariańskie; b) przerwa kawowa ciągła- kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podawana w dzbankach, woda gazowana butelkowana, dodatki - cukier, mleko do kawy, cytryna, ciasta domowe minimum 4 rodzaje, owoce filetowane minimum 3 rodzaje. c) lunch w formie bufetu: Zupa - minimum 250 ml na osobę w minimum dwóch wersjach: wegetariańskiej i mięsnej; Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę; 1 x danie rybne
co najmniej 200 gram na osobę oraz 2 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę; co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250 gram na osobę; zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150gram dla każdego uczestnika. Przy realizacji usługi Wykonawca zapewni:
1) Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu.
2) Przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych
z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia.
3) Skierowania do realizacji usług objętych przedmiotem umowy osób, które posiadają należyte przygotowanie do wykonywania tego typu czynności, posiadające stosowną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie oraz wymagane przepisami prawa badania.
4) Zagospodarowanie na własny koszt odpadów, w sposób zgodny z warunkami określonymi
w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2022r., poz. 699).
Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków
i ich podawaniu.
5) Przestrzegania w trakcie realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu umowy obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz.U. z 2020., poz. 2021 ze zm.).

Ponadto:
1) Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, Zamawiający i Wykonawca w umowie wskażą osoby do kontaktu, w tym zakresie.
2) Wykonawca jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
3) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia.
4) Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego informowania Zamawiającego o zaistnieniu sytuacji zagrażających niedotrzymaniu terminu lub sposobu realizacji przedmiotu zamówienia.
5) Ostateczna liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem zakwaterowania.
6) Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia zależeć będzie od faktycznej ilości osób korzystających ze świadczonej usługi.
7) W przypadku anulowania lub zmniejszenia przez Zamawiającego zamówionych w niniejszej umowie usług w terminie do 7 dni przed planowanym przyjazdem, Zamawiający może dokonać bezkosztowej anulacji maksymalnie do 10% zamówionych usług. W takim wypadku proporcjonalnie pomniejszone zostanie wynagrodzenie Wykonawcy o którym mowa w § 6 pkt. 1, Umowy stanowiącej załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-11-14

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania SWZ oraz ustawy Pzp, która uzyska największą łączną liczbę punktów K = KC + KG + KB
2) Kryteria oceny ofert obejmują:
a) cena (KC) - 60%, co odpowiada 60 pkt.,
b) elastyczne godziny doby hotelowej dla uczestników szkolenia (KG) – 20%, co odpowiada 20 pkt.
c) budynek (KB) - 20%, co odpowiada 20 pkt.
Zasady przyznawania punktów w poszczególnych kryteriach zostały opisane w ust. 3 - 5 niniejszego rozdziału SWZ.
3) Kryterium „cena” (KC) będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę na Formularzu Oferty wg poniższych zasad:
KC = (CN/CB) × 60
gdzie:
KC - ilość punktów w kryterium cena,
CB - cena oferty badanej,
CN - najniższa cena spośród nieodrzuconych ofert,
60 - waga kryterium.
Maksymalnie oferta Wykonawcy może uzyskać 100 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczne godziny doby hotelowej dla uczestników szkolenia

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Budynek

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia Pracowników Ośrodka Interwencji Kryzysowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku. Zamawiający wymaga, aby zostały spełnione następujące wymogi: W zakresie zapewnienia usług hotelowych:
Obiekt hotelowy powinien mieć standard kategorii co najmniej dwugwiazdkowej, w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) i być wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. o Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. Obiekt hotelowy powinien być oddalony nie więcej niż 90 km i nie mniej niż 40 km od głównej siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla maksimum 20 samochodów. Taksa klimatyczna powinna być ujęta w ofercie. Doba hotelowa rozpoczyna się w dniu przyjazdu najpóźniej
o godzinie 14:00, w razie przyjazdów przed godziną zarezerwowanych pokoi, uzależnione będzie od dostępności wolnych pokoi. Doba hotelowa kończy się w dniu wyjazdu w przedziale godzinowym najwcześniej o godzinie 11:00, a przedłużenie pobytu będzie możliwe, pod warunkiem dostępności wolnych pokoi. Wykonawca wymaga, aby Zamawiający w dniach 27 - 28 października 2025r. (jedna doba hotelowa) zapewnił nocleg dla 40 osób w 18 pokojach dwuosobowych i 4 w pokojach jednoosobowych. W zakresie zapewnienia usług konferencyjnych: Pierwszego dnia w godzinach 10:00 - 13:00 Wykonawca zapewni dostęp do jednej sali konferencyjnej zdolnej pomieścić do 42 osób. Pierwszego dnia pomiędzy godziną 14:00 a 18:00 Wykonawca zapewni dostęp do dwóch sal konferencyjnych, z których każda zdolna będzie pomieścić do 21 osób. Drugiego dnia pomiędzy godziną 09:00 a 13:00 Wykonawca zapewni dostęp do dwóch sal konferencyjnych, z których każda będzie zdolna pomieścić do 21 osób. Sala konferencyjna musi być wyposażona w co najmniej wentylację mechaniczną. Sala konferencyjna powinna posiadać sieć Wi-Fi, stanowisko z rzutnikiem multimedialnym, ekranem przeznaczonym do rzutnika multimedialnego. Sala powinna mieć nagłośnienie i być wyposażona w dwa mikrofony i flipchart, a także posiadać możliwość zaciemnienia. Ponadto Wykonawca powinien zapewnić osobę do obsługi technicznej oraz akustycznej dostępną w trakcie szkoleń oraz przynajmniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem szkoleń. Wykonawca zapewni osobom przebywającym na salach konferencyjnych bezpieczeństwo w zakresie w jakim wymagają tego przepisy BHP. Sale konferencyjne powinny być dostępne na wyłączność dla celów szkolenia. W zakresie zapewnienia usług gastronomicznych: Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich zgłoszonych uczestników oraz wykładowców (niekorzystających z zakwaterowania). Wykonawca zapewni na potrzeby wyżywienia uczestników szkolenia odpowiednią ilość stołów i krzeseł oraz odpowiednie przygotowanie sal i stołów cateringowych, obsługę kelnerską, a także usługę sprzątania. Wyżywienie dla 42 osób pierwszego dnia i dla 40 osób drugiego dnia (możliwość otrzymania posiłku wegetariańskiego, bez glutenu,
bez laktozy). Wykonawca dołączy propozycje menu. W zakresie wyżywienia uczestników szkolenia Wykonawca zapewni: Dzień pierwszy: a) przerwa kawowa ciągła - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 2 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podawana w dzbankach, woda gazowana butelkowana, dodatki - cukier, mleko do kawy, cytryna, ciasta domowe minimum 2 rodzaje;
b) lunch w formie bufetu: Zupa - minimum 250 ml na osobę;
Bufet gorący – minimum 1 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę; 1 x danie rybne co najmniej 200 gram na osobę oraz 1 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę; co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250 gram na osobę, zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150 gram dla każdego uczestnika. c) kolacja uroczysta w formie bufetu z oprawą muzyczną (od godziny 19:00 do godziny 1:00): W jednej sali dla wszystkich uczestników szkolenia w formie bufetu, na którą będą się składać:
Przystawki – minimum 2 x mięsna, 2 x wegetariańska i 1 x rybna oraz dodatki takie jak pieczywo minimum 2 rodzaje i bufet sałatkowy minimum 3 rodzaje;
Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne, 1 x danie rybne oraz 2 x danie wegetariańskie, warzywa oraz dodatki takie jak ryż, ziemniaki itp.;
Napoje - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną, woda gazowana butelkowana.
Dzień drugi:
a) śniadanie w formie bufetu, zawierające również propozycje wegetariańskie;
b) przerwa kawowa jednorazowa - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 2 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podawana
w dzbankach, woda gazowana butelkowana, dodatki - cukier, mleko do kawy, cytryna, ciasta domowe minimum 2 rodzaje
c) lunch w formie bufetu:
Zupa - minimum 250 ml na osobę;
Bufet gorący – minimum 1 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę; 1 x danie rybne
co najmniej 200 gram na osobę oraz 1 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę;
co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250gram na osobę; zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150gram dla każdego uczestnika.
Przy realizacji usługi Wykonawca zapewni:
1) Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu.
2) Przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych
z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia.
3) Skierowania do realizacji usług objętych przedmiotem umowy osób, które posiadają należyte przygotowanie do wykonywania tego typu czynności, posiadające stosowną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie oraz wymagane przepisami prawa badania.
4) Zagospodarowanie na własny koszt odpadów, w sposób zgodny z warunkami określonymi
w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2022r., poz. 699).
Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków
i ich podawaniu.
5) Przestrzegania w trakcie realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu umowy obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz.U. z 2020., poz. 2021 ze zm.).
Ponadto: 1) Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, Zamawiający i Wykonawca w umowie wskażą osoby do kontaktu, w tym zakresie.
2) Wykonawca jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
3) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia. 4) Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego informowania Zamawiającego o zaistnieniu sytuacji zagrażających niedotrzymaniu terminu lub sposobu realizacji przedmiotu zamówienia.
5) Ostateczna liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem zakwaterowania.
6) Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia zależeć będzie od faktycznej ilości osób korzystających ze świadczonej usługi.
7) W przypadku anulowania lub zmniejszenia przez Zamawiającego zamówionych w niniejszej umowie usług w terminie do 7 dni przed planowanym przyjazdem, Zamawiający może dokonać bezkosztowej anulacji maksymalnie do 10% zamówionych usług. W takim wypadku proporcjonalnie pomniejszone zostanie wynagrodzenie Wykonawcy o którym mowa w § 6 pkt. 1, Umowy stanowiącej załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-10-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania SWZ oraz ustawy Pzp, która uzyska największą łączną liczbę punktów K = KC + KG + KB 2) Kryteria oceny ofert obejmują:
a) cena (KC) - 60%, co odpowiada 60 pkt.,
b) (KG) – 20%, co odpowiada 20 pkt.
c) budynek (KB) - 20%, co odpowiada 20 pkt.
Zasady przyznawania punktów w poszczególnych kryteriach zostały opisane w ust. 3 - 5 niniejszego rozdziału SWZ.
3) Kryterium „cena” (KC) będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę na Formularzu Oferty wg poniższych zasad:
KC = (CN/CB) × 60
gdzie:
KC - ilość punktów w kryterium cena,
CB - cena oferty badanej,
CN - najniższa cena spośród nieodrzuconych ofert,
60 - waga kryterium.

Maksymalnie oferta Wykonawcy może uzyskać 100 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczne godziny dobry hotelowej dla uczestników szkolenia

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Budynek

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu
z postępowania, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania przez Wykonawcę na dzień składania ofert. Oświadczenie tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. Wypełnione i podpisane przez Wykonawcę oświadczenie stanowi załącznik nr 3 do oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie (załącznik nr 3 do oferty) składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający nie wymaga złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1) Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pod rygorem nieważności pisemnego aneksu. Zmiany te nie mogą naruszać postanowień art. 455 ustawy Pzp. 2) Zamawiający na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1 dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie: a) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy; b) w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT o kwoty wynikające ze zmian stawki podatku, c) w zakresie sposobu i realizacji zamówienia w przypadku, gdy konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
d) nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 454 Prawa Zamówień Publicznych, zmiana danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną Umowy (np.: zmiana numeru rachunku bankowego).

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-30 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https:/ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-30 11:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-10-29

Источник закупки

Перейти

Импорт - Экспорт по стране Польша