Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa obsługa informacyjna,promocyjna i komunikacyjna GMT w kanałach komunikacji tradycyjnej i cyfrowej,z uwzględnieniem mediów społecznościowych i organizacja wydarzeń promocyjno-informacyjnych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasta Toruń

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 871118856

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wały Gen. Sikorskiego 8

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.7.) Numer telefonu: (56) 611 8817

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: gb@um.torun.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.torun.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa obsługa informacyjna,promocyjna i komunikacyjna GMT w kanałach komunikacji tradycyjnej i cyfrowej,z uwzględnieniem mediów społecznościowych i organizacja wydarzeń promocyjno-informacyjnych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-287e96e8-30dd-43ce-9d97-4f3ecff2bdf2

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00346571

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://umtorun.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://umtorun.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy https://umtorun.ezamawiajacy.pl. 2.Zamawiający wyznacza następującą osobę do kontaktu z Wykonawcami: Klaudia Jabłońska,Joanna Nosewicz-Lewandowska za pośrednictwem Platformy zakupowej: https://umtorun.ezamawiajacy.pl. 3.Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na stronie internetowej Urzędu Miasta Torunia:https://umtorun.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl. 4.Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych,elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcji dla Wykonawców–Regulacje i procedury procesu zakupowego https://umtorun.ezamawiajacy.pl. 5.Zamawiający określa,iż formaty przesyłanych danych tj.plików o wielkości do 100 MB muszą być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12.04.2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności [...] (t.j.Dz.U. z 2017r. poz. 2247). Wykonawca może złożyć jednorazowo maks.15 plików. 6.Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy e-Zamawiający. 7.Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami,w szczególności oświadczenia,wnioski,zawiadomienia oraz informacje,przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy w sekcji „Korespondencja”. Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wpływu na Platformę. 8.Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ.Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy Zakupowej przez opcję "ZADAJ PYTANIE" lub przy użyciu zakładki „Korespondencja". Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie,jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert,pod warunkiem,że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia wyjaśnień oraz obowiązku przedłużenia terminu składania ofert. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.Treść pytań (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z wyjaśnieniami bądź informacje o dokonaniu modyfikacji SWZ,Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem platformy. 9.Dokumenty elektroniczne,oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. 10.W przypadku przekazywania przez Wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji,opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku,z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego Wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia,przez podmiot,na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca albo przez podwykonawcę. 11.Zamawiający treść zapytań wraz z wyjaśnieniami przekazuje niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazał SWZ oraz zamieszcza wyjaśnienie na stronie internetowej– Platformie e-Zamawiający. 12.Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ.Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią SWZ i zostanie zamieszczona na Platformie e-Zamawiający. 13.Zamawiający informuje, iż w przypadku wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy e-Zamawiający, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego pod nr tel.: +48 22 2572223, email:oneplace.admin@marketplanet.pl.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasta Toruń, ul. Wały gen. Sikorskiego 8, 87-100 Toruń;
b) inspektorem ochrony danych osobowych Zamawiającego jest Pan Marcin Kapiwąs, tel. 56 611 8802, e-mail: iod@um.torun.pl;
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym;
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320), dalej „ustawa Pzp”;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 1. Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
2. Nie przysługuje Pani/Panu:
- związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 41/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej obsłudze informacyjnej, promocyjnej i komunikacyjnej Gminy Miasta Toruń w kanałach komunikacji tradycyjnej oraz cyfrowej, ze szczególnym uwzględnieniem mediów społecznościowych oraz organizacji wydarzeń promocyjno-informacyjnych.
2. W ramach przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 1.1. SWZ, Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania na rzecz Zamawiającego:
1) działań komunikacyjnych i medialnych, w tym:
a) redakcja i przygotowywanie treści przeznaczonych do publikacji w serwisie miejskim www.torun.pl , mediach społecznościowych,
b) realizacja produkcji materiałów: tekstowych i graficznych, wideo HD,
c) gromadzenie i przetwarzanie informacji pozyskanych od Zamawiającego oraz od miejskich jednostek organizacyjnych, spółek z udziałem Gminy Miasta Toruń oraz podmiotów współpracujących z Gminą Miasta Toruń tylko i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotowej umowy,
d) opracowywanie i redagowanie materiałów prasowych (artykuły, komunikaty, wywiady, reportaże, itp.),
e) wsparcie władz Miasta w zakresie współpracy z mediami – doradcze i operacyjne,
f) monitoring oraz dokumentowanie obecności Torunia w mediach tradycyjnych i cyfrowych. Sprawne reagowanie na zmiany istniejących trendów i zasad funkcjonowania poszczególnych kanałów;
2) obsługi cyfrowej i mediów społecznościowych, w tym:
a) administrowanie oficjalnymi kanałami Miasta Torunia w mediach społecznościowych:
 Facebook: https://www.facebook.com/MiastoTorun
 Instagram: https://www.instagram.com/torunpl/
 TikTok: https://www.tiktok.com/@miasto_torun
 YouTube https://www.youtube.com/mojTorun
b) prowadzenie kampanii informacyjnych i promocyjnych na kanałach społecznościowych w wymiarze:
 Facebook: 60 do 90 postów miesięcznie,
 Instagram: min. 20 postów miesięcznie,
 TikTok: min. 10 tiktoków + 2 influencerskie publikacje miesięcznie,
 YouTube: jedna wideorelacja miesięcznie z wydarzeń oraz 1–2 filmy turystyczno-promocyjne miesięcznie przygotowane w jakości UHD, o proporcjach 16:9, długości do 3 minut z napisami,
c) publikowanie codzienne postów (w tym w weekendy i święta) w godz. 7:00–21:00 (możliwość zmiany w sytuacjach kryzysowych). Samodzielne przygotowywanie i publikowanie postów (grafika+tekst), zróżnicowanych w zależności od platformy, w języku polskim, a w przypadku zapotrzebowania Zamawiającego, również w języku angielskim,
d) przygotowanie grafik/multimediów związanych z bieżącym prowadzeniem kanałów z zachowaniem spójnej, jednolitej linii graficznej zgodniej z wytycznymi Zamawiającego,
e) przygotowanie cotygodniowego harmonogramu publikacji z wyprzedzeniem m.in. 3 dni roboczych. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów. Zamawiający ma prawo do wniesienia poprawek w terminie 2 dni roboczych od otrzymania. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić uwagi Zamawiającego i dokonać poprawek w terminie 1 dnia roboczego, o ile Zamawiający nie wskaże dłuższego terminu lub strony nie ustalą innego terminu. Procedura będzie powtarzana do momentu uzyskania efektu, który będzie satysfakcjonował Zamawiającego i zostanie przez niego zaakceptowany. Materiały powinny być przedstawione do akceptacji Zamawiającego z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem lub w innym ustalonym przez Strony terminie,
f) przygotowanie i publikowanie treści nie uwzględnionych wcześniej w harmonogramie w przypadku powstania nagłego, wyjątkowego zapotrzebowania Zamawiającego. Treści powinny być przygotowane w mniej niż 4 godziny i po akceptacji Zamawiającego zamieszczone niezwłocznie lub w terminie ustalonym z Zamawiającym. W przypadku pojawienia się treści, o których mowa w zdaniu poprzednim, Wykonawca dokona odpowiedniej modyfikacji harmonogramu.
g) moderacja dyskusji oraz zapewnienie kontaktu w formule „help desk”, w porozumieniu z Zamawiającym, tj. wsparcie informacyjne dotyczące funkcjonowania miasta oraz Urzędu Miasta Torunia tak, aby użytkownik uzyskał pomoc lub otrzymał odpowiedź na zadane pytanie,
h) monitoring reakcji użytkowników oraz wzmianek na temat Zamawiającego i dyspozycyjność w sytuacjach kryzysowych (alerty, rekomendacje działań, publikacje kryzysowe po uzgodnieniu z Zamawiającym),
i) przygotowywanie i prowadzenie konkursów organizowanych w kanałach społecznościowych (koszt nagród w konkursach pokrywa Zamawiający),
j) stałe doradztwo w zakresie trendów i funkcjonowania kanałów social media;
3) płatnych działań informacyjnych (kampanii reklamowych), w tym:
a) realizacja miesięcznych kampanii reklamowych (liczba prowadzonych kampanii reklamowych będzie zależała od bieżących potrzeb Zamawiającego):
 Meta Ads, TikTok Ads, Google Ads (YouTube),
 minimalny czas trwania kampanii reklamowej (emisji i publikacji formatów reklamowych) będzie wynosił 1 dzień, a maksymalny 30 dni;
b) przygotowanie strategii, dobór formatów kampanii reklamowych,
c) przygotowanie kreacji oraz zaplanowanie kampanii reklamowych oraz jej ustawienie, a następnie przeprowadzenie na wybranym kanale Zamawiającego. Strony będą każdorazowo ustalały szczegóły kampanii reklamowych do 5. dnia każdego miesiąca za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w trakcie spotkania (ustalenia potwierdzane mailowo tego samego dnia lub kolejnego),
d) monitoring działań, optymalizacji kampanii reklamowych, raportowania ilościowe i jakościowe, poprzez przygotowanie raportów miesięcznych oraz doraźnie na żądanie Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany dostarczać Zamawiającemu raport w formie elektronicznej, do dnia 10 każdego miesiąca. Raporty powinny zawierać:
 liczbę postów na poszczególnych kanałach,
 statystyki zasięgów i reakcji na poszczególnych kanałach wraz z analizą,
 ewentualne wyjaśnienia w przypadku niezrealizowanych działań;
4) monitoringu i analizy, w tym:
a) codzienne monitorowanie mediów społecznościowych z użyciem dedykowanych narzędzi do analizy mediów społecznościowych,
b) przekazywanie „na bieżąco” Zamawiającemu informacji o wzmiankach i trendach istotnych z punktu widzenia miasta,
c) opracowanie kwartalnych raportów merytorycznych, statystycznych i rekomendacyjnych;
5) pozyskiwania treści i współpracy z Zamawiającym, w tym:
a) samodzielne wyszukiwanie informacji, przygotowywanie treści i materiałów, publikacja i udostępnianie każdorazowo po akceptacji Zamawiającego,
b) korzystanie z informacji udostępnianych przez Urząd Miasta oraz miejskie jednostki organizacyjne i spółki z udziałem Gminy Miasta Toruń oraz podmioty współpracujące z Gminą Miasta Toruń,
c) współpraca przy tworzeniu materiałów graficznych, multimedialnych, scenariuszy wydarzeń;
6) organizacji wydarzeń promocyjno-informacyjnych, tj. organizacji wydarzeń na żywo, w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach na terenie miasta Torunia, wspierających bieżącą działalność komunikacyjną Gminy Miasta Toruń, w tym:
a) konferencji prasowych, briefingów, spotkań informacyjnych w liczbie nie większej niż 5 razy w miesiącu – Wykonawca zobowiązuje się zorganizować wydarzenie w terminie od 2 do 5 dni od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego w zależności od rodzaju wydarzenia lub w innym ustalonym przez Strony terminie a w wyjątkowych sytuacjach w terminie nie dłuższym 3 godz. od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego,
b) wydarzeń okolicznościowych z udziałem Prezydenta Miasta Torunia (np. rocznice, uroczystości miejskie, akcje społeczne, wydarzenia tematyczne) w liczbie nie większej niż 1 raz w miesiącu – Wykonawca zobowiązuje się zorganizować wydarzenie w terminie od 2 do 5 dni od zgłoszenia zapotrzebowania w zależności od rodzaju wydarzenia lub w innym ustalonym przez Strony terminie,
c) przygotowania i koordynacji wydarzeń, wskazanych w lit. a i b, w zakresie organizacyjnym i technicznym, tj. branding sali konferencyjnej (wystawienie roll-upów, ścianki promocyjnej itp. materiałów dostarczonych przez Zamawiającego), zapewnienie wsparcia w obsłudze multimedialnej (obsługa prezentacji, projektora itp.),
d) współpracy z innymi podmiotami pracującymi przy organizacji wydarzeń, wskazanych w lit. a i b, jeśli jest to konieczne, o czym Zamawiający będzie informował Wykonawcę z chwilą zgłoszenia zapotrzebowania na dane wydarzenie,
e) bieżący kontakt z uczestnikami wydarzeń oraz z mediami.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania stawiane Wykonawcy określają wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 6 do SWZ oraz OPZ stanowiący Załącznik Nr 7 do SWZ.
4. Termin wykonania zamówienia: 9 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.10.2025 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79416000-3 - Usługi public relations

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 9 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Próbka materiału prasowego i wideo nakręconego w Toruniu i promujące Toruń lub wydarzenie w Toruniu (jakość) (opis kryteriów oceny ofert i sposób oceny zawarty jest w pkt 20 SWZ).

4.3.6.) Waga: 20,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Próbka płatnych działań informacyjnych w mediach społecznościowych (jakość) (opis kryteriów oceny ofert i sposób oceny zawarty jest w pkt 20 SWZ).

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, Zamawiający określa warunek/warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – nie dotyczy;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – nie dotyczy;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie;
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykonawca spełni ten warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi polegające na realizacji płatnych działań informacyjnych, promocyjnych lub komunikacyjnych w mediach społecznościowych, w tym w szczególności na kanałach Facebook oraz Instagram.
b) Wykonawca spełni ten warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi polegające na kompleksowej obsłudze mediów społecznościowych (przygotowywanie harmonogramów, tekstów, grafik, animacji i wideo zarówno pionowych, jak i poziomych) i prowadzeniu działań wizerunkowych na profilach w serwisach Facebook, Instagram, lub TikTok.
c) Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia:
1) Koordynator Zespołu: Wykonawca wyznaczy do realizacji przedmiotu zamówienia osobę pełniącą funkcję Koordynatora Zespołu, która posiada udokumentowane minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie płatnej obsługi mediów społecznościowych, w tym co najmniej jedno udokumentowane doświadczenie w zakresie obsługi jednostek samorządu terytorialnego i ma co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania zespołem.
2) Specjalista ds. mediów społecznościowych: Wykonawca wyznaczy do realizacji przedmiotu zamówienia osobę pełniącą funkcję Specjalisty ds. Mediów Społecznościowych, która posiada udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu płatnej kompleksowej obsłudze mediów społecznościowych przynajmniej trzech różnych profili, obejmującej w szczególności przygotowywanie treści tekstowych, materiałów graficznych i wideo (w tym formatów Stories i TikTok).
3) Copywritera: Wykonawca wyznaczy do realizacji przedmiotu zamówienia osobę pełniącą funkcję Copywritera, która posiada 3-letnie udokumentowane doświadczenie w zakresie płatnego przygotowywania materiałów prasowych oraz komunikacji w mediach społecznościowych.
4) Grafika: Wykonawca wyznaczy do realizacji przedmiotu zamówienia osobę pełniącą funkcję Grafika, która posiada 3-letnie udokumentowane doświadczenie (portfolio zawierające minimum 10 różnych projektów, realizowanych dla klientów zewnętrznych, komercyjnych lub instytucjonalnych) w przygotowywaniu płatnych kreatywnych materiałów graficznych, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki mediów społecznościowych.

Dopuszcza się łączenie funkcji przez te same osoby, pod warunkiem, że każda z tych osób spełnia wszystkie wymagania określone dla każdej z powierzonych jej funkcji.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, wskazanych w art. 108 ust. 1 ustawy – Załącznik Nr 3 do SWZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, podmiotowe środki dowodowe składa każdy z Wykonawców odrębnie. Zamawiający żąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy przedstawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczących tych podmiotów, potwierdzających, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - wypełniony Załącznik Nr 4 do SWZ.
2. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wypełniony Załącznik Nr 5 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

13.1.c) Próbka materiału prasowego i wideo nakręconego w Toruniu i promujące Toruń lub wydarzenie w Toruniu;
13.1.d) Próbka płatnych działań informacyjnych w mediach społecznościowych.

Próbki powinny być złożone jako dokumenty w formacie PDF z aktywnymi linkami do materiałów wideo. Próbki powinny zawierać:
Dotyczy pkt 13.1.c) SWZ:
Próbka materiału prasowego i wideo nakręconego w Toruniu i promujące Toruń lub wydarzenie w Toruniu
- autorski materiał prasowy i wideo nakręcony w Toruniu oraz promujący Toruń lub wydarzenie w Toruniu, przy uwzględnieniu funkcji promocyjnej,
- próbka może dotyczyć wydarzeń które się odbyły lub planowanych,
- wielkość materiału prasowego - 2000 znaków ze spacjami,
- czas trwania wideo 2 minut.;
- Materiały te mogą być przygotowane wcześniej, w ramach innych realizacji, jednak muszą być:
• autorstwa Wykonawcy lub osób wskazanych do realizacji zamówienia, o których mowa w pkt 11.4.c) SWZ,
• opatrzone krótką informacją o kontekście ich powstania (np. rok, zleceniodawca, cel kampanii),

Dotyczy pkt 13.1.d) SWZ:
Próbka płatnych działań informacyjnych w mediach społecznościowych:
Próbka musi zawierać:
• po jednym poście informacyjnym dla każdego z trzech kanałów: Facebook, Instagram, TikTok,
• posty mogą dotyczyć wydarzeń, alertów, komunikatów, informacji kryzysowych – zarówno zrealizowanych, jak i hipotetycznych.
• grafikę i treść posta (jako przykład kreatywny),
• opis parametrów kampanii, w tym co najmniej:
o cel kampanii (np. zasięg, zaangażowanie, kliknięcia),
o grupa docelowa (wiek, lokalizacja, zainteresowania, urządzenia),
o budżet i czas trwania kampanii,
o kanały emisji (feed, stories, reels itp.),
o format rozliczenia (CPC, CPM, CPV),
o krótkie podsumowanie wyników (jeśli kampania została przeprowadzona).
o Jeżeli kampania nie została zrealizowana, Wykonawca zobowiązany jest do podania proponowanych parametrów kampanii w formie projektu koncepcyjnego.
Wymagania:
Każdy post musi być:
• przygotowany przez Wykonawcę lub osoby wskazane do realizacji zamówienia (pkt 11.4.c) SWZ),
• zrealizowany i opublikowany (w przypadku istniejących kampanii) lub przygotowany jako projekt z dokładnym wskazaniem kontekstu.
Dopuszcza się zaprezentowanie płatnych kampanii archiwalnych, ale z koniecznością podania:
• daty emisji, zasięgu lub zaangażowania, o ile dostępne,
• kontekstu (dla jakiego klienta, jaki był cel działań).

Próbki muszą mieć charakter autorski i prezentować rzeczywiste kompetencje Wykonawcy, a nie materiały ogólnodostępne czy przygotowane przez podwykonawców bez udziału zespołu zgłoszonego do realizacji zamówienia.
Próbki służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
Zamawiający zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy PZP nie dopuszcza możliwości uzupełnienia przez Wykonawcę przedmiotowego środka dowodowego o którym mowa w pkt 13.1. lit c) i d) SWZ. W przypadku niezłożenia wraz z ofertą wymaganego przedmiotowego środka dowodowego oferta podlega odrzuceniu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Pełnomocnictwo - gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.
2. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy).
3. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (o ile dotyczy).
4. Wykaz rozwiązań równoważnych (o ile dotyczy).
5. Zobowiązanie podmiotu trzeciego (o ile dotyczy).
6. Formularz ofertowy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem - Wykonawca
składa wraz z ofertą pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. W przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie o którym mowa w pkt 13.1. b) SWZ składają odrębnie każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z Zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1.Wszelkie zmiany umowy wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej w postaci aneksu,za wyjątkiem zmiany osób wskazanych do kontaktu oraz zmiany osób wyznaczonych do realizacji umowy,które wymagają pisemnego zawiadomienia drugiej strony Umowy.
2.Stosownie do treści art.436 i 439 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia umownego w następujących przypadkach:
1)zmiany stawki podatku od towarów i usług,
2)w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej,ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3)w przypadku zmian zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub zmiany wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
4)zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych,o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych,
5)zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, jeżeli zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez Wykonawcę. 
- jeżeli zmiany określone w pkt 1-5 będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.
Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia c.d.:
3-7. W zakresie wskazanym w ust. 2 Umowy, warunki i zmiany zostały szczegółowe określone w par. 13 ust. 3-7 Umowy.
8.Zgodnie z art. 455 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość dokonania w umowie następujących zmian:
1)zmiany terminu realizacji umowy z jednego z następujących powodów:
a) wystąpienia okoliczności, których Strony Umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności- w razie zaistnienia zdarzeń o charakterze działania siły wyższej, przez którą strony rozumieją klęski żywiołowe, stan wyjątkowy, działania terrorystyczne, strajk powszechny, nowe akty prawne lub decyzje właściwych władz, a także działania lub zaniechania działania organów państwowych, samorządowych lub osób trzecich uniemożliwiających terminową realizację zamówienia, o okres nie przekraczający czasu trwania przeszkody w wykonaniu zamówienia,
b)nadzwyczajnych zdarzeń gospodarczych niezależnych od Zamawiającego, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
c)koniecznej modyfikacji przedmiotu umowy w celu dostosowania go do zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w przypadku, gdy zmiany te nie były znane w momencie publikacji ogłoszenia o zamówieniu,
2)zmiany osób wskazanych do kontaktu, o których mowa w §11 Umowy,
3)zmiany osób wyznaczonych do realizacji umowy, o których mowa w §1 ust. 15 Umowy.
9.Wniosek o zmianę umowy z powodu okoliczności,o których mowa ust. 8 zainteresowana Strona zobowiązana jest przedłożyć drugiej stronie umowy najpóźniej w terminie 10 dni od dnia zaistnienia zdarzenia stanowiącego podstawę do zmiany umowy. Wniosek powinien zostać sporządzony w formie pisemnej i zawierać uzasadnienie co najmniej wskazujące na potrzebę zmiany umowy i wpływ zdarzenia na czas wykonania zamówienia. W przypadku braku złożenia wniosku w terminie,o którym mowa w zdaniu pierwszym,przyjmuje się, że zaistniałe zdarzenia nie miało wpływu na ryzyko terminowego wykonania przedmiotu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-06 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://umtorun.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-06 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-04

Источник закупки

Перейти

Импорт - Экспорт по стране Польша