Mauritania Health System Support Project (Мавритания - Тендер #68158096)

• Project ID

P179558

• Project Title

Mauritania Health System Support Project

• Country

Mauritania

• Notice No

OP00405330

• Notice Type

Request for Expression of Interest

• Notice Status

Published

• Borrower Bid Reference

36/PI/INAYA ELARGI/2025

• Procurement Method

Quality And Cost-Based Selection

• Language of Notice

French

• Submission Deadline Date/Time

Nov 30, 2025 12:00

• Published Date

Oct 30, 2025

• CONTACT INFORMATION
• Organization/Department

Project Implementation Unit INAYA Elargi

• Name

Med Mahmoud Khatry

• Address

Ministère de la Santé Nouakchott - Mauritanie

• City

• Province/State

Mauritania

• Postal Code

• Country

Mauritania

• Phone

46585850

• Email

projet.inaya@gmail.com

• Website

projet.inaya@yahoo.com

AVIS A MANIFESTATION D"INTERET

Relatif au recrutement d"un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi

N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024

Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l"Association internationale de développement (IDA), et a l"intention d"utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d"un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI.

Contexte & Justification

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF.

Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire.

L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité.

La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire.

Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés.

Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI.

Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI.

Cadre de la mission

Objectifs

Titre de la prestation

« La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF »

Objectif Général

L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI.

Objectifs Spécifiques

• Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI
• Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ;
• Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ;
• Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ;
• Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus.
• Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents;
• Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne.
• Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ;
• Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne.
• Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble.
• Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ;
• Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes;
• Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet.

Résultats attendus

A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants :

• Audit et Analyse Préliminaire :
• Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie.
• Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents.
• Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents.
• Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents.
• Déploiement et Mise en Œuvre :

Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer :

• La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure.
• La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants.
• Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien
• Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable.
• Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes.
• Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ;
• Le cabinet sera aussi en charge :
• Créer des workflows de documents ;
• Automatiser les tâches répétitives.
• Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents
• Paramétrer le suivi des historiques de version
• Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires.
• L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées.
• Formation et Transfert de Compétences

Le cabinet devra également organiser :

• Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs.
• Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni.

Livrables

A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé :

• Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées.
• Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctionnels et techniques.
• Un système d’archivage électronique (SAE) disposant d’une base de données d’archives numérisées et indexées depuis le démarrage du projet avec une organisation claire et structurée permettant une utilisation aisée.
• Une solution de gestion et d’archivage électronique des documents et courriers intégrant un système de gestion financière et la plateforme PBF et disposant de connecteurs d’intégrations pour tout système numérique intégrable.
• Un manuel d’utilisation rédigé en français et en arabe du système d’archivage et de gestion des documents (GED/SAE), accompagné d’une documentation technique (en français), afin de faciliter la prise en main par les utilisateurs internes.
• Un rapport de formation de l’unité technique FBR sur la gestion et l’administration de la solution complète GED/SAE
• Un rapport final d’évaluation de la mission rédigé en français, présentant un bilan du projet et des recommandations pour l’optimisation continue du système d’archivage numérique.

Profil du consultant/ cabinet

Le prestataire doit être un cabinet ou un regroupement de cabinets spécialisés dans la dématérialisation des processus et des documents incluant simultanément la gestion électronique et l’archivage numérique. Il doit également avoir une expérience avérée dans le secteur de la santé et dans la digitalisation des processus et données PBF et disposant des qualifications suivantes:

Expertises requises

Le cabinet ou firme doit avoir les expériences suivantes :

• Expertises :
• Secteurs d"expérience pertinents : Au moins cinq (5) attestations
• Secteurs réglementés : Banque/assurance, santé, pharma, juridique
• Public : Collectivités, hôpitaux, éducation, Projet de développement
• Connaissance des enjeux métiers : Au moins 7 attestations
• Intégration avec les ERP (SAP, Oracle), CRM (Salesforce), RH (Workday)
• Gestion des flux documentaires complexes (contrats, factures, dossiers patients)
• Conformité aux normes : RGPD, ISO 15489, NF Z42-013, FDA 21 CFR Part 11
• Compétences Techniques : Au moins deux (2) projets réalisés dont un avec IA/ML
• Architecture SI : Déploiement cloud (AWS/Azure), hybride ou on-premise (sur site)
• Integration : APIs REST/SOAP, ETL , middleware
• Sécurité : Chiffrement (AES-256), IAM (Okta, Active Directory), journalisation
• SAE : Formats pérennes (PDF/A), scellement temporel, WORM
• IA/ML : Classification automatique, OCR, chatbots
• Méthodologie de Déploiement : au moins Un (1) projet réalisé avec les exigences suivantes
• Phases clés du projet
• Audit : Cartographie des processus et analyse des besoins
• Proof of Concept (POC) : Validation technique sur un cas réel
• Paramétrage : Adaptation aux workflows métiers
• Formation : Utilisateurs finaux et administrateurs
• Pilotage : Mesure ROI via indicateurs (temps de traitement, taux d"erreur)
• Approche agile
• Itérations courtes (sprints de 2-4 semaines)
• Priorisation avec backlog métier
• Partenariats Technologiques : Au moins Un (1) attesté ou certifié
• GED : OpenText, M-Files, Alfresco, SharePoint
• SAE : Arkivum, Preservica, HYLAND (OnBase)
• Outils métiers : Solutions sectorielles (ex: Docusign pour les contrats)
• Références et Cas Clients : Satisfaisant les conditions suivantes et certifiées
• Nombre de déploiements réussis (> 3 projets complexes)
• Taux de satisfaction client (> 80%)
• Études de cas détaillées (ex: Migration GED pour un projet santé ou secteur public)

Méthodologies

Le prestataire proposera son plan de travail sur la durée totale de sa mission en faisant ressortir les différentes tâches assignées.

Durée de la mission

La durée de la mission est d’un (1) mois de mise en œuvre incluant assistance après mise en service effectif.

Le lieu et déplacements

La mission se déroulera en Mauritanie plus précisément à Nouakchott (Niveau Central). Le prestataire pourrait être appeler à se déplacer dans les régions pilotes, l’UN-FBR facilitera le contact avec les entités régionales et centrales.

Il est porté à l"attention des Consultants que les dispositions relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d"intérêts telles que décrites dans les paragraphes 3.14 et suivants, du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d"Investissement (FPI) », en date du 1er Juillet 2016 et actualisés en septembre 2023, sont applicables.

• Les Consultants peuvent s"associer avec d"autres entreprises pour renforcer leurs compétences respectives en la forme d"un groupement solidaire ou d"un accord de sous-traitant.

Un Consultant sera sélectionné selon la méthode « sélection sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition (sélection qualité et coût SBQC) », telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d"Investissement (FPI) », en date du 1er Juillet 2016 et actualisés en septembre 2023, sont applicables.

Les dossiers de candidature doivent être déposés contre un reçu de dépôt à l’adresse suivante :

Commission de Passation des Marchés Publics du ministère de la Santé (CPMP/MS), Ilot ZRB, lot N° 500, à l’Ouest du Carrefour BANA BLANC à Coté de lunetterie OPTIKOS Nouakchott - Mauritanie au plus tard le jeudi 30 novembre 2025 à 12 Heures.

Mohamed Mahmoud KHATRY

Coordinateur du Projet

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