Guinea-Bissau Public Sector Strengthening Project II (Гвинея-Бисау - Тендер #65342878)

NOTICE AT-A-GLANCE

• Project ID

P176383

• Project Title

Guinea-Bissau Public Sector Strengthening Project II

• Country

Guinea-Bissau

• Notice No

OP00367378

• Notice Type

Request for Expression of Interest

• Notice Status

Published

• Borrower Bid Reference

64 PRSPII/CI-GRH-MEN/2025

• Procurement Method

Individual Consultant Selection

• Language of Notice

English

• Submission Deadline Date/Time

Jul 24, 2025 16:00

• Published Date

Jul 09, 2025

• CONTACT INFORMATION
• Organization/Department

Ministry of Economy, Planning and Regional Integration

• Name

Fernanda Mendy

• Address

Ministère de l"économie, de la planification et de l"intégration régionale

• City

• Province/State

Guinea-Bissau

• Postal Code

• Country

Guinea-Bissau

• Phone

245957129685

• Email

nonilena@gmail.com

• Website

INTERNATIONAL NOTICE OF EXPRESSION OF INTEREST

For the Recruitment of an Individual Consultant to strengthen the Human Resources Management Capacities of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research

The Government of the Republic of Guinea-Bissau has obtained financing of 20.0 million US dollars from the International Development Association (IDA) for the implementation of the second phase of the Public Sector Strengthening Project (PRSP II) and intends to use part of these funds to make the payments authorized under the following contract: “Individual Consultant to strengthen the Human Resources Management Capacities of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research”.

Component 2 targets the Strengthening of Human Resources Management Systems and Practices, which supports improvements across the public administration in human resource management (HR) systems and practices. Under the project, the Government has initiated three key activities: re-engineering of business processes related to HR management and the civil service pension scheme; (ii) strengthening digital systems for managing payroll, HR, and civil service pension data; and (iii) improving the quality of payroll, human resource and civil service pension data.

Thus, the Charter of Education Policy highlights the need for a close and structured link between the Ministry of Education, Higher Education and Scientific Research and schools, local authorities and communities, to manage a model that places the child/student at the center of the system.

Thus, the school must ensure good planning, monitoring and efficiency in the management of human, physical, material, financial resources, among others.

In this context, the partnership agreement signed between the World Bank and the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research provides for the recruitment of a consultancy to support the Ministry in the preparation of personnel management documents indispensable for the national education system.

Improvements to the Ministry of Education"s current human resources supervision and management system should be aligned with ongoing public administration reforms aimed at strengthening human resources management systems and practices, namely reforms aimed at human resources management and the re-engineering of public service processes and strengthening the quality of data and digital payroll data management systems for civil service human resources and pensioners.

Goals

Develop the manual of procedures for the operations of the Directorate-General for Human Resources of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research, based on an in-depth analysis of the current system of supervision and management of human resources, which responds to the new challenges and strategic guidelines of the sector from a perspective of integration, equity, transparency, accountability and control. The handbook should position the DGRH as a strategic actor in improving access and learning outcomes in Guinea-Bissau.

In this framework, the specific objectives are:

• Identification of the gaps in the Ministry of Education"s current system of oversight and human resources management.
• Definition of a model for personnel management and supervision based on the steps below:
• Undertake a comprehensive analysis to identify gaps and opportunities in human resource management within the MEN.
• Develop a cohesive strategy for personnel management and supervision, aiming to support improved outcomes, uniformity of practices and increased efficiency.

• Define clearly the roles and responsibilities of different actors in the education system from an integrated human resource management perspective, as well as their links with the government human resource management system as a whole.
• Identification of the roles and responsibilities of the different actors in the education system from an integrated HR management perspective, as well as the links with the integrated government system for human resources management.
• Identification of the guidelines and supporting documents for the preparation of the legal framework for the staff of the Ministry of Education.
• Identification of the mechanisms that underpin (i) administrative management, (ii) human resources planning and management, (iii) supervision followed by the process and evaluation of personnel performance, and among others, considered important for the strengthening of human resources management.
• Ensure that HR management practices and procedures, including rewards, workforce planning, teacher allocation and supervision, underpin the improvement of teaching and learning outcomes.

Consultant Profile

• Higher education (Master"s or PHD), in Education, Social Sciences and/or related areas;
• Have at least ten (10) years of experience in human resources management, restructuring of public institutions and development of integrated information management systems in public administration and administrative management in the education sector;
• Have at least five (5) years of experience in the Education sector;
• Experience in the African context, preferably in Portuguese-speaking countries and particularly knowledgeable about the socio-cultural and administrative reality of Guinea-Bissau is considered an advantage;
• Proven experience of at least one assignment/assignment preparing a Human Resources Management Procedures Manual or administration or similar document;
• Proficiency in both spoken and written Portuguese.

A consultant will be recruited according to the Individual Consultant selection method, as described in the Public Procurement Regulations for Borrowers of World Bank Investment Project Financing Operations, Fifth Edition September 2023, section ‘Selection methods for consulting services’, paragraphs 7.36 to 7.37.

Interested consultants can obtain the complete ToR of Individual Consultant for the Ministry of Education at the address indicated below, from Monday to Friday, from 9 am to 4 pm, Guinea-Bissau local time, from the day July 10, 2025.

UG-PRSP II, Bairro de Penha-Brá, Entrada da Guiné Telecom Bissau, Guinea-Bissau;

Phone: (00245) 95 712 96 85 / 95 534 00 54 / 95 543 67 64. E-mail: prsp2.gw@gmail.com

Copy to: nonilena@gmail.com /diamantino581116@gmail.com/ jerbatista@hotmail.com.

Expression of Interest documents must be in two languages, (i) English or French and (ii) Portuguese and will be deposited in triplicate in hardcopy plus digital format (pdf and word), in a sealed envelope marked “Expression of Interest for Individual Consultant for the Ministry of Education”, no later than July 24, 2025 by 16:00 (Bissau time), at the address indicated above.

If there is a discrepancy, the English or French version will prevail.

Bissau, July 10, 2025

The Coordinator,

Fernanda Ramalho Mendy

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AVISO INTERNACIONAL DE MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE

Para o Recrutamento de um Consultor Individual para Apoio ao reforço das capacidades de gestão de recursos humanos do Ministério da Educação Nacional

O Governo da República da Guiné-Bissau obteve um financiamento de 20,0 milhões de dólares americanos da Associação Internacional de Desenvolvimento (IDA) para a implementação da segunda fase do Projecto de Reforço do Sector Público (PRSP II) e tem a intenção de utilizar una parte desses fundos para efectuar os pagamentos autorizados a título do contrato seguinte: «Consultor Individual para Apoio ao reforço das capacidades de gestão de recursos humanos do Ministério da Educação Nacional».

A componente 2 visa o reforço dos sistemas e práticas de gestão de recursos humanos, que apoia melhorias em toda a administração pública nos sistemas e práticas de gestão de recursos humanos (RH). No âmbito do projeto, o Governo iniciou três atividades-chave: reengenharia dos processos de negócio relacionados com a gestão de recursos humanos e o regime de pensões da função pública; (ii) reforçar os sistemas digitais de gestão da folha de pagamentos, dos recursos humanos e dos dados relativos às pensões da função pública; e (iii) melhorar a qualidade dos dados sobre a folha de pagamentos, os recursos humanos e as pensões da função pública.

A Carta de Política Educativa sublinha a necessidade de uma ligação estreita e estruturada entre o Ministério da Educação, o Ensino Superior e a Investigação Científica e as escolas, autarquias e comunidades, para gerir um modelo que coloque a criança/aluno no centro do sistema. Assim, a escola deve garantir um bom planeamento, acompanhamento e eficiência na gestão dos recursos humanos, físicos, materiais, financeiros, entre outros.

Neste contexto, o acordo de parceria assinado entre o Banco Mundial e o Ministério da Educação Nacional, do Ensino Superior e da Investigação Científica prevê a contratação de um Consultor Individual Especialista em Gestão de Recursos Humanos para apoiar o Ministério na elaboração de documentos de gestão de pessoal indispensáveis ao sistema educativo nacional.

As melhorias no atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos do Ministério da Educação devem ser alinhadas com as reformas da Administração Pública em curso que visam reforçar os sistemas e práticas de gestão de recursos humanos, nomeadamente reformas que visem a gestão de recursos humanos e a reengenharia dos processos de serviço público e o reforço da qualidade dos dados e dos sistemas digitais de gestão de dados de folha de pagamento dos Recursos Humanos e Pensionistas da Função Pública.

Objetivos

Desenvolver o manual de procedimentos para o funcionamento da Direção-Geral de Recursos Humanos do Ministério da Educação Nacional, Ensino Superior e Investigação Científica, com base numa análise aprofundada do atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos, que responda aos novos desafios e orientações estratégicas do setor numa perspetiva de integração; equidade, transparência, prestação de contas e controlo. O manual deve posicionar a DGRH como um ator estratégico na melhoria do acesso e dos resultados de aprendizagem na Guiné-Bissau.

Neste contexto, os objetivos específicos são os seguintes:

• Identificação das lacunas do atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos do Ministério da Educação.
• Definição de um modelo de gestão e supervisão de pessoal com base nos passos abaixo:
• Realizar uma análise abrangente para identificar lacunas e oportunidades na gestão de recursos humanos dentro do MEN.
• Desenvolver uma estratégia coesa de gestão e supervisão de pessoas, visando apoiar a melhoria dos resultados, a uniformidade das práticas e o aumento da eficiência.
• Definir claramente os papéis e as responsabilidades dos diferentes intervenientes no sistema educativo numa perspetiva de gestão integrada dos recursos humanos, bem como as suas ligações com o sistema governamental de gestão dos recursos humanos no seu conjunto.
• Identificação dos papéis e responsabilidades dos diferentes intervenientes no sistema educativo numa perspetiva de gestão integrada de recursos humanos, bem como as ligações com o sistema integrado de governo para a gestão de recursos humanos.
• Identificação das orientações e documentos comprovativos para a elaboração do quadro jurídico do pessoal do Ministério da Educação.
• Identificação dos mecanismos que sustentam (i) a gestão administrativa, (ii) o planeamento e gestão de recursos humanos, (iii) a supervisão seguida do processo e avaliação do desempenho de pessoal, e entre outros, considerados importantes para o reforço da gestão de recursos humanos.
• Assegurar que as práticas e procedimentos de gestão de RH, incluindo recompensas, planeamento da força de trabalho, alocação e supervisão de professores, sustentam a melhoria dos resultados de ensino e aprendizagem.

Perfil do Consultor

• Ensino superior (Mestrado ou Doutoramento), em Educação, Ciências Sociais e/ou áreas afins;
• Ter pelo menos 10 (dez) anos de experiência em gestão de recursos humanos, reestruturação de instituições públicas e desenvolvimento de sistemas integrados de gestão da informação na administração pública e gestão administrativa no setor da educação;
• Ter pelo menos 5 (cinco) anos de experiência no setor da Educação;
• A experiência no contexto africano, preferencialmente em países de língua oficial portuguesa e particularmente conhecedor da realidade sociocultural e administrativa da Guiné-Bissau é considerada uma vantagem;
• Experiência comprovada de, pelo menos, uma atribuição/tarefa na preparação de um Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos ou de um documento administrativo ou similar;
• Proficiência em português falado e escrito.

Um consultor será recrutado conforme o método de selecção de Consultores Individuais, tal como descrito no Regulamento de Contratação Pública para os mutuários de operações de financiamento de projectos de investimento do Banco Mundial, Quinta Edição em Setembro de 2023, secção «Métodos de selecção para os serviços de consultoria», parágrafos 7.36 à 7.37.

Os consultores individuais interessados podem obter os TdR completo de consultor individual para o Ministério da Educação no endereço abaixo indicado, de segunda-feira à sexta-feira, das 09 horas às 16 horas, horas locais de Guiné-Bissau, a partir do dia 10/07/2025.

UG-PRSP II, Bairro de Penha-Brá, Entrada de Guiné Telecom Bissau, Guiné-Bissau; Telef.: (00245) 95 712 96 85 / 95 534 00 54 / 95 543 67 64. e-mail: prsp2.gw@gmail.com

Cópia à: nonilena@gmail.com /diamantino581116@gmail.com / jerbatista@hotmail.com.

Os documentos das Manifestações de Interesse devem ser em duas línguas, (i) Inglês ou Francês e (ii) Português e serão depositados em três exemplares em versão física mais versão digital (pdf e word), num envelope fechado com a menção «Manifestação de Interesse para consultor individual para o Ministério da Educação», o mais tardar até ao dia 24 de Julho 2025 pelas 16 h 00 (hora de Bissau), no endereço acima indicado.

Em caso de discrepância nos documentos de Manifetação de interesse, prevalecerá a versão em Inglês ou Francês.

Bissau, 10 de Julho de 2025

A Coordenadora,

Fernanda Ramalho Mendy

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Terms of Reference (ToR)

Public Sector Strengthening Project – PSSP II

English Version

Recruitment of an Individual Consultant to strengthen the Human Resources Management Capacities of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research

June, 2025

• Public Sector Strengthening Project II - Background

The World Bank is providing investment financing to the Government of Guinea-Bissau through the Public Sector Strengthening Project II (PSSP II) (P176383). The project"s development objective is to improve the supervision of tax and human resources, as well as enhance the skills of public sector employees.

Component 2 targets the Strengthening of Human Resources Management Systems and Practices, which supports improvements across the public administration in human resource management (HR) systems and practices. Under the project, the Government has initiated three key activities: re-engineering of business processes related to HR management and the civil service pension scheme; (ii) strengthening digital systems for managing payroll, HR, and civil service pension data; and (iii) improving the quality of payroll, human resource and civil service pension data.

• Business process review: The Government is undertaking a business process review to establish the current state of business processes; identify challenges; and optimize processes to address identified issues. This activity is expected to result in functional requirements for the automation of the business processes, either through the upgrade of existing systems or the procurement of new digital systems.
• Quality of HR and pensions data: The Government is preparing to conduct a biometric census of civil servants and civil service pensioners. A detailed plan to guide the implementation of the employee and pensioner census will be prepared and will include: administrative data needed to ensure that payroll and human resources information is comprehensive; Existing sources of data on payroll, human resources and pensions; The key gaps, errors, and anomalies in the data; The method of gathering any additional data required through a civil service census; The process for correcting and eliminating identified errors, including for the resolution of complaints; and where the final "clean" record of employees and pensioners will be stored.
• Strategy for strengthening digital HR and pension management systems: The objective of this activity is to develop a strategy that the Government can adopt to guide the procurement, implementation and sustainability of the system.

The scope of work described in these Terms of Reference should be undertaken in close coordination and alignment with these three tasks. The scope of work for the business process reengineering, HRMIS Strategy and HR data assessment can be made available by requesting from the PIU.

• Education Sector Context and Rationale

The construction of an educational system capable of responding to the demands of a modern and cosmopolitan society, open to the world, requires the establishment of a personnel management system appropriate to these challenges. One of the basic conditions for achieving them is through a human resources management system capable of guaranteeing efficiency and effectiveness. Notwithstanding the pedagogical evaluation to which the system may be subjected, mastery of personnel management is fundamental. However, its role is extremely important, to allow the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research to respond to the current demands of social life, to train citizens and also to offer the possibility of acquiring skills and abilities necessary for equity and social cohesion. Taking into account these requirements, the response of the education system is made to a large extent through the rational management of human resources, and these attributions are entrusted to the Directorate-General for Human Resources of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research, taking into account the actions it has been developing in the consolidation of institutional processes, namely, the creation and consolidation of the information of teachers and administrative staff for its management. In this sense, some activities were developed with the support of the Government of Guinea-Bissau, the World Bank and other international partners such as: (i) creation of a single database of staff assigned to MENESIC, (ii) confirmation of the status of each teaching and administrative staff and their place of assignment, (iii) implementation of the changes to the Teaching Career Statute (ECD) through the reclassification of teaching and non-teaching staff, (iv) dissemination of the rights and duties of teaching and non-teaching staff with reference to the text of the ECD Decree-Law and the Manual of Administrative Procedures (MPA), (v) application of the new system of centralized placement of new entrants to the teaching career after the analysis of regional needs.

The Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research is one of the largest employers in the State, with fifteen thousand employees, does not have an established and functional human resources management system, making it difficult to manage personnel in all aspects.

Thus, the Charter of Education Policy highlights the need for a close and structured link between the Ministry of Education, Higher Education and Scientific Research and schools, local authorities and communities, to manage a model that places the child/student at the center of the system.

Thus, the school must ensure good planning, monitoring and efficiency in the management of human, physical, material, financial resources, among others.

In this context, the partnership agreement signed between the World Bank and the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research provides for the recruitment of a consultancy to support the Ministry in the preparation of personnel management documents indispensable for the national education system.

The improvements in the current system of supervision and human resources management of the Ministry of Education should be aligned with the ongoing Public Administration reforms aimed at strengthening human resource management systems and practices, notably reforms targeting human resource management and reengineering of public service processes and strengthening the quality of data and digital payroll data management systems. Human Resource and Civil Service Pension.

• Goals

Develop the manual of procedures for the operations of the Directorate-General for Human Resources of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research, based on an in-depth analysis of the current system of supervision and management of human resources, which responds to the new challenges and strategic guidelines of the sector from a perspective of integration, equity, transparency, accountability and control. The handbook should position the DGRH as a strategic actor in improving access and learning outcomes in Guinea-Bissau.

In this framework, the specific objectives are:

• Identification of the gaps in the Ministry of Education"s current system of oversight and human resources management.
• Definition of a model for personnel management and supervision based on the steps below:
• Undertake a comprehensive analysis to identify gaps and opportunities in human resource management within the MEN.
• Develop a cohesive strategy for personnel management and supervision, aiming to support improved outcomes, uniformity of practices and increased efficiency.

• Define clearly the roles and responsibilities of different actors in the education system from an integrated human resource management perspective, as well as their links with the government human resource management system as a whole.
• Identification of the roles and responsibilities of the different actors in the education system from an integrated HR management perspective, as well as the links with the integrated government system for human resources management.
• Identification of the guidelines and supporting documents for the preparation of the legal framework for the staff of the Ministry of Education.
• Identification of the mechanisms that underpin (i) administrative management, (ii) human resources planning and management, (iii) supervision followed by the process and evaluation of personnel performance, and among others, considered important for the strengthening of human resources management.
• Ensure that HR management practices and procedures, including rewards, workforce planning, teacher allocation and supervision, underpin the improvement of teaching and learning outcomes.

IV. Scope of work

• Information Gathering:
• Gather information on the organizational structure of the central human resources department and the 11 educational regions of Guinea-Bissau.
• Identify the key processes and operations carried out by the central human resources department, as well as by the SRH of the education regions.

• Preparation of the Manual of Procedures:
• Organize the information collected and develop a clear and concise procedural manual.
• Divide the handbook into distinct sections, covering the different aspects of operations of the central human resources department and regional HR departments.
• Include step-by-step instructions, flowcharts, and practical examples, as needed, to guide employees in performing their duties.

• Review and Approval:
• Solicit feedback from relevant stakeholders, such as human resource managers, supervisors, and other staff involved in department operations and regional HR departments.
• Revise the handbook based on the feedback received and obtain approval from stakeholders before finalizing the manual.

• Developing Job Descriptions:
• Elaborate detailed descriptions of the functions performed by the different positions within the central human resources department and regional HR departments.
• Include information on responsibilities, key activities, necessary skills, educational requirements, and work experience.

• Drafting of Terms of Reference:
• Develop terms of reference for the specific positions within the central human resources department and regional HRS.
• The terms of reference should include information about the objectives of the position, responsibilities, required qualifications, required skill requirements, and other relevant information.

• Mapping of Competencies and Staffing Needs:
• Conduct an analysis of the competencies required to effectively perform the functions within the central human resources department and regional HR departments.
• Identify existing skills gaps and staff development needs to meet current and future demands.

• Implementation and Training:
• Implement procedural manual and provide adequate training to staff of central human resources department and regional HRS.
• Provide training so that all employees understand the established guidelines and procedures and are prepared to implement them effectively.

By following these steps, the consultant should prepare a comprehensive procedural manual for the operations of the central HR department of the Ministry of National Education of Guinea-Bissau, including identifying skills and staff needs, as well as developing job descriptions and terms of reference for relevant positions.

• Methodology and Technical Approach

The work methodology should include:

• Literature review and analysis of existing documents, as examples: Teaching Career Statute (ECD), Basic Law of the Education System, The National Strategy for the Development of the Teaching Profession of Guinea-Bissau 2024-2030, HR Manual of the Ministry of Public Administration.
• Field research, including stakeholder interviews and focus groups with resource people (managers, inspectors, P&L, teaching and non-teaching staff etc.).
• Throughout all assignments, the consultant is expected to ensure compliance with the ongoing review of government-wide business processes, key findings from the data assessment, and recommendations and/or guidance emerging from the Human Resource Management Information System (HRMS) Strategy.

• Consultant Profile
• Higher education (Master"s or PHD), in Education, Social Sciences and/or related areas;
• Have at least ten (10) years of experience in human resources management, restructuring of public institutions and development of integrated information management systems in public administration and administrative management in the education sector;
• Have at least five (5) years of experience in the Education sector;
• Experience in the African context, preferably in Portuguese-speaking countries and particularly knowledgeable about the socio-cultural and administrative reality of Guinea-Bissau is considered an advantage;
• Proven experience of at least one assignment/assignment preparing a Human Resources Management Procedures Manual or administration or similar document;
• Proficiency in both spoken and written Portuguese.

• Reporting

The direct supervision of this consultancy is the Coordinator of the Management Unit of the Public Sector Strengthening Project (PSSP-II) of the World Bank in Guinea-Bissau, in close coordination with the Directorate-General of Human Resources of the Ministry of National Education, Higher Education and Scientific Research. A Technical Monitoring Committee will be set up for the purpose of technical validation of the products of this consultancy, coordinated by the Ministry of Education, Higher Education and Scientific Research.

The Technical Follow-up Committee also includes representatives of other national institutions directly committed to the area.

The tasks of the Technical Follow-up Committee will be:

• Provide the required data for the work;
• Validate methodology and work plan;
• Validate the methodological instruments;
• Participate in all stages of the work;
• Supervise the preparation process and ensure the mobilization of all actors;
• Examine and approve the final works, as well as organize them prior to the validation workshop.

It is important that the Interministerial Commission (Order 60/PM/2024) which was created to meet the need to carry out the Biometric Census of Public Employees, with a view to updating the Public Administration Employees Database (SIGRHAP), in order to ensure the effective control of the Public Administration Staff and the wage bill, Thus ensuring greater transparency in Human Resources Management.

VIII. Expected Results

From the consultancy, the following results are expected, which condition the payments:

• Diagnostic report on the situation of the functioning of the Central and Regional Services assigned to the DGRH;
• Well-prepared model of the Manual of Procedures regarding the functioning of the Organs and Services of the DGRH;
• Elaboration of competences related to the functions and ToRs of the DBRH Bodies and Services, as well as in the 11 Regional Directorates, which make up the country"s Education system;
• Training project on the importance of the Manual of Procedures with the respective Program, Methodology and work plan, with budget for carrying it out;
• Production of a guidance guide to the Manual of Procedures;
• Partial report of training carried out;
• Final report of the consultancy.

The following table describes in detail the results and time frames that must be scrupulously adhered to:

Table - 1

• Evaluation criteria for application dossier

The evaluation recruitment process will be conducted in three stages:

• Selection of an individual consultant;
• Submission by the selected consultant of a financial proposal, accompanied by a methodological note and work plan;
• Negotiation and signing of the contract.
• Note: Phase 1, the assessment will be based solely on criteria of qualifications and work experience and knowledge of the context (based on 100 points).

• Submission of applications

Incomplete bids may not be considered.

Applications, in (i) English or French and (ii) in Portuguese, must be delivered in a sealed envelope to the Public Sector Strengthening Project Management Unit (PRSP II) of or sent by email to: prsp2.gw@gmail.com and nonilena@gmail.com / diamantino581116@gmail.com / jerbatista@hotmail.com, 11:59 p.m, local time (Guinea-Bissau) on July 24, 2025.

The dossier, in (i) English or French and (ii) in Portuguese, shall comprise the following elements:

• The Curriculum Vitae, as per the attached template, should include the detailed qualifications, experience, and skills.
• A letter of motivation confirming interest and availability for the consultancy;
• Authenticated copy of a piece of identity (Identity card/passport/other document);
• Certified copy(s) of diploma(s) and/or certificate(s);
• Attestations/declarations of good execution of missions/work carried out.

N.B.:

(i) a mission, not accompanied by a certificate/declaration of good performance, will not be taken into account in the evaluation;

ii) The expression of interest, including the CV and other supporting documents, must be submitted in (i) English or French and (ii) in Portuguese. In the event of any discrepancy, the English/French version shall prevail.

ANNEX I:

CURRICULUM VITAE (CV)

Education: {List college/university or other specialized education, giving names of educational institutions, dates attended, degree(s)/diploma(s) obtained}

________________________________________________________________________

Employment record relevant to the assignment: {Starting with present position, list in reverse order. Please provide dates, name of employing organization, titles of positions held, types of activities performed and location of the assignment, and contact information of previous clients and employing organization(s) who can be contacted for references. Past employment that is not relevant to the assignment does not need to be included.}

Membership in Professional Associations and Publications: ______________________________________________________________________

Language Skills (indicate only languages in which you can work): ______________

______________________________________________________________________

Adequacy for the Assignment:

Expert"s contact information: (e-mail ......................, phone...............)

Certification:

I, the undersigned, certify that to the best of my knowledge and belief, this CV correctly describes myself, my qualifications, and my experience, and I am available, as and when necessary, to undertake the assignment in case of an award. I understand that any misstatement or misrepresentation described herein may lead to my disqualification or dismissal by the Client, and/or sanctions by the Bank.

{day/month/year}

Name of Expert Signature Date

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Termos de Referência (ToR)

Projecto de Reforço do Setor Público - PRSP II

Versão em Português

Recrutamento de um Consultor Individual para reforço das Capacidades de Gestão de Recursos Humanos do Ministério da Educação Nacional, Ensino Superior e Investigação Científica

Junho, 2025

• Projecto de Fortalecimento do Setor Público II - Antecedentes

O Banco Mundial está a financiar o investimento do Governo da Guiné-Bissau através do Projeto de Reforço do Sector Público II (PRSP II) (P176383). O objetivo de desenvolvimento do projeto é melhorar a supervisão dos recursos fiscais e humanos, bem como melhorar as competências dos funcionários do setor público.

A componente 2 visa o reforço dos sistemas e práticas de gestão de recursos humanos, que apoia melhorias em toda a administração pública nos sistemas e práticas de gestão de recursos humanos (RH). No âmbito do projeto, o Governo iniciou três atividades-chave: reengenharia dos processos de negócio relacionados com a gestão de recursos humanos e o regime de pensões da função pública; (ii) reforçar os sistemas digitais de gestão da folha de pagamentos, dos recursos humanos e dos dados relativos às pensões da função pública; e (iii) melhorar a qualidade dos dados sobre a folha de pagamentos, os recursos humanos e as pensões da função pública.

• Revisão de processos de negócios: O governo está realizando uma revisão de processos de negócios para estabelecer o estado atual dos processos de negócios, identificar desafios e otimizar processos para resolver problemas identificados. Espera-se que esta atividade resulte em requisitos funcionais para a automatização dos processos de negócio, quer através da atualização dos sistemas existentes, quer através da aquisição de novos sistemas digitais.
• Qualidade dos dados de RH e pensões: O Governo prepara-se para realizar um recenseamento biométrico dos funcionários públicos e dos pensionistas da função pública. Será elaborado um plano detalhado para orientar a implementação do censo de funcionários e pensionistas, que incluirá: dados administrativos necessários para garantir que as informações sobre folha de pagamento e recursos humanos sejam abrangentes; Fontes de dados existentes sobre folha de pagamento, recursos humanos e pensões; As principais lacunas, erros e anomalias nos dados; O método de recolha de quaisquer dados adicionais necessários através de um recenseamento da função pública; O processo de correção e eliminação de erros identificados, incluindo para a resolução de reclamações; e onde será guardado o registo final "limpo" dos empregados e pensionistas.
• Estratégia para o reforço dos sistemas digitais de gestão de RH e pensões: O objetivo desta atividade é desenvolver uma estratégia que o Governo possa adotar para orientar a aquisição, implementação e sustentabilidade do sistema.

O âmbito do trabalho descrito no presente mandato deve ser realizado em estreita coordenação e alinhamento com estas três tarefas. O escopo do trabalho para a reengenharia de processos de negócios, estratégia HRMIS e avaliação de dados de RH pode ser disponibilizado solicitando ao PIU.

• Contexto e Fundamentação do Setor da Educação

A construção de um sistema educativo capaz de responder às exigências de uma sociedade moderna e cosmopolita, aberta ao mundo, exige o estabelecimento de um sistema de gestão de pessoas adequado a estes desafios. Uma das condições básicas para a sua concretização é através de um sistema de gestão de recursos humanos capaz de garantir eficiência e eficácia. Não obstante a avaliação pedagógica a que o sistema pode estar sujeito, o domínio da gestão de pessoas é fundamental. No entanto, o seu papel é extremamente importante, para permitir ao Ministério da Educação Nacional, do Ensino Superior e da Investigação Científica responder às exigências atuais da vida social, formar cidadãos e também oferecer a possibilidade de adquirir competências e capacidades necessárias à equidade e coesão social. Tendo em conta estas exigências, a resposta do sistema educativo faz-se, em grande medida, através da gestão racional dos recursos humanos, sendo estas atribuições confiadas à Direção-Geral de Recursos Humanos do Ministério da Educação Nacional, do Ensino Superior e da Investigação Científica, tendo em conta as ações que tem vindo a desenvolver na consolidação dos processos institucionais, nomeadamente, a criação e consolidação da informação dos docentes e do pessoal administrativo para a sua gestão. Neste sentido, foram desenvolvidas algumas atividades com o apoio do Governo da Guiné-Bissau, do Banco Mundial e de outros parceiros internacionais tais como: (i) criação de uma base de dados única do pessoal afeto ao MENESIC, (ii) confirmação do estatuto de cada pessoal docente e administrativo e do seu local de afetação, (iii) implementação das alterações ao Estatuto da Carreira Docente (ECD) através da reclassificação do pessoal docente e não docente, (iv) divulgação dos direitos e deveres do pessoal docente e não docente com referência ao texto do Decreto-Lei da ECD e do Manual de Procedimentos Administrativos (MPA), (v) aplicação do novo sistema de colocação centralizada de recém-ingressados na carreira docente após análise das necessidades regionais.

O Ministério da Educação Nacional, do Ensino Superior e da Investigação Científica é um dos maiores empregadores do Estado, com quinze mil trabalhadores, não dispõe de um sistema de gestão de recursos humanos estabelecido e funcional, dificultando a gestão de pessoal em todos os aspetos.

Assim, a Carta de Política Educativa sublinha a necessidade de uma ligação estreita e estruturada entre o Ministério da Educação, o Ensino Superior e a Investigação Científica e as escolas, autarquias e comunidades, para gerir um modelo que coloque a criança/aluno no centro do sistema. Assim, a escola deve garantir um bom planeamento, acompanhamento e eficiência na gestão dos recursos humanos, físicos, materiais, financeiros, entre outros.

Neste contexto, o acordo de parceria assinado entre o Banco Mundial e o Ministério da Educação Nacional, do Ensino Superior e da Investigação Científica prevê o recrutamento de uma empresa de consultoria para apoiar o Ministério na elaboração de documentos de gestão de pessoal indispensáveis ao sistema educativo nacional.

As melhorias no atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos do Ministério da Educação devem ser alinhadas com as reformas da Administração Pública em curso que visam reforçar os sistemas e práticas de gestão de recursos humanos, nomeadamente reformas que visem a gestão de recursos humanos e a reengenharia dos processos de serviço público e o reforço da qualidade dos dados e dos sistemas digitais de gestão de dados de folha de pagamento. Recursos Humanos e Pensões da Função Pública.

• Objetivos

Desenvolver o manual de procedimentos para o funcionamento da Direção-Geral de Recursos Humanos do Ministério da Educação Nacional, Ensino Superior e Investigação Científica, com base numa análise aprofundada do atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos, que responda aos novos desafios e orientações estratégicas do setor numa perspetiva de integração; equidade, transparência, prestação de contas e controlo. O manual deve posicionar a DGRH como um ator estratégico na melhoria do acesso e dos resultados de aprendizagem na Guiné-Bissau.

Neste contexto, os objetivos específicos são os seguintes:

• Identificação das lacunas do atual sistema de supervisão e gestão de recursos humanos do Ministério da Educação.
• Definição de um modelo de gestão e supervisão de pessoal com base nos passos abaixo:
• Realizar uma análise abrangente para identificar lacunas e oportunidades na gestão de recursos humanos dentro do MEN.
• Desenvolver uma estratégia coesa de gestão e supervisão de pessoas, visando apoiar a melhoria dos resultados, a uniformidade das práticas e o aumento da eficiência.
• Definir claramente os papéis e as responsabilidades dos diferentes intervenientes no sistema educativo numa perspetiva de gestão integrada dos recursos humanos, bem como as suas ligações com o sistema governamental de gestão dos recursos humanos no seu conjunto.
• Identificação dos papéis e responsabilidades dos diferentes intervenientes no sistema educativo numa perspetiva de gestão integrada de recursos humanos, bem como as ligações com o sistema integrado de governo para a gestão de recursos humanos.
• Identificação das orientações e documentos comprovativos para a elaboração do quadro jurídico do pessoal do Ministério da Educação.
• Identificação dos mecanismos que sustentam (i) a gestão administrativa, (ii) o planeamento e gestão de recursos humanos, (iii) a supervisão seguida do processo e avaliação do desempenho de pessoal, e entre outros, considerados importantes para o reforço da gestão de recursos humanos.
• Assegurar que as práticas e procedimentos de gestão de RH, incluindo recompensas, planeamento da força de trabalho, alocação e supervisão de professores, sustentam a melhoria dos resultados de ensino e aprendizagem.

IV. Âmbito dos trabalhos

• Recolha de Informação:
• Reunir informação sobre a estrutura organizacional do departamento central de recursos humanos e das 11 regiões educativas da Guiné-Bissau.
• Identificar os principais processos e operações realizados pelo departamento central de recursos humanos, bem como pela SRH das regiões educativas.
• Elaboração do Manual de Procedimentos:
• Organizar a informação recolhida e desenvolver um manual de procedimentos claro e conciso.
• Divida o manual em secções distintas, abrangendo os diferentes aspetos das operações do departamento central de recursos humanos e dos departamentos regionais de RH.
• Inclua instruções passo a passo, fluxogramas e exemplos práticos, conforme necessário, para orientar os funcionários no desempenho de suas funções.
• Revisão e aprovação:
• Solicite feedback de partes interessadas relevantes, como gerentes de recursos humanos, supervisores e outros funcionários envolvidos nas operações do departamento e departamentos regionais de RH.
• Revise o manual com base no feedback recebido e obtenha a aprovação das partes interessadas antes de finalizar o manual.
• Desenvolvimento de descrições de funções:
• Elaborar descrições detalhadas das funções desempenhadas pelos diferentes cargos dentro do departamento central de recursos humanos e departamentos regionais de RH.
• Inclua informações sobre responsabilidades, atividades-chave, competências necessárias, requisitos educacionais e experiência profissional.

• Elaboração dos TdR:
• Desenvolver termos de referência para os cargos específicos dentro do departamento central de recursos humanos e HRS regional.
• Os TdR devem incluir informações sobre os objetivos do cargo, as responsabilidades, as qualificações exigidas, os requisitos de competências exigidos e outras informações relevantes.
• Mapeamento de Competências e Necessidades de Pessoal:
• Realizar uma análise das competências necessárias para desempenhar eficazmente as funções dentro do departamento central de recursos humanos e departamentos regionais de RH.
• Identificar as lacunas de competências existentes e as necessidades de desenvolvimento do pessoal para satisfazer as exigências atuais e futuras.

• Implementação e Formação:
• Implementar o manual de procedimentos e fornecer formação adequada ao pessoal do departamento central de recursos humanos e do HRS regional.
• Ministrar formação para que todos os colaboradores compreendam as orientações e procedimentos estabelecidos e estejam preparados para os implementar de forma eficaz.

Seguindo estes passos, o consultor deve preparar um manual de procedimentos abrangente para as operações do departamento central de RH do Ministério da Educação Nacional da Guiné-Bissau, incluindo a identificação de competências e necessidades de pessoal, bem como o desenvolvimento de descrições de funções e termos de referência para os cargos relevantes.

V. Metodologia e Abordagem Técnica

A metodologia de trabalho deve incluir:

• Revisão bibliográfica e análise de documentos existentes, como exemplos: Estatuto da Carreira Docente (ECD), Lei de Bases do Sistema Educativo, Estratégia Nacional para o Desenvolvimento da Profissão Docente da Guiné-Bissau 2024-2030, Manual de RH do Ministério da Administração Pública.
• Pesquisa de campo, incluindo entrevistas com stakeholders e focus groups com pessoas de recursos (gestores, inspetores, P&L, pessoal docente e não docente, etc.).
• Ao longo de todas as atribuições, espera-se que o consultor garanta a conformidade com a revisão contínua dos processos de negócios em todo o governo, as principais descobertas da avaliação de dados e as recomendações e/ou orientações emergentes da Estratégia do Sistema de Informação de Gestão de Recursos Humanos (SGRH).

• Perfil do Consultor
• Ensino superior (Mestrado ou Doutoramento), em Educação, Ciências Sociais e/ou áreas afins;
• Ter pelo menos 10 (dez) anos de experiência em gestão de recursos humanos, reestruturação de instituições públicas e desenvolvimento de sistemas integrados de gestão da informação na administração pública e gestão administrativa no setor da educação;
• Ter pelo menos 5 (cinco) anos de experiência no setor da Educação;
• A experiência no contexto africano, preferencialmente em países de língua oficial portuguesa e particularmente conhecedor da realidade sociocultural e administrativa da Guiné-Bissau é considerada uma vantagem;
• Experiência comprovada de, pelo menos, uma atribuição/tarefa na preparação de um Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos ou de um documento administrativo ou similar;
• Proficiência em português falado e escrito.

• Apresentação de relatórios

A supervisão direta desta consultoria é do Coordenador da Unidade de Gestão do Projeto de Fortalecimento do Setor Público (PSSP-II) do Banco Mundial na Guiné-Bissau, em estreita coordenação com a Direção-Geral de Recursos Humanos do Ministério da Educação Nacional, Ensino Superior e Investigação Científica. Será criada uma Comissão Técnica de Acompanhamento para efeitos de validação técnica dos produtos desta consultoria, coordenada pelo Ministério da Educação, Ensino Superior e Investigação Científica. O Comité de Acompanhamento Técnico inclui também representantes de outras instituições nacionais diretamente empenhadas na área.

As tarefas do Comité de Acompanhamento Técnico serão:

• Fornecer os dados necessários para o trabalho;
• Validar metodologia e plano de trabalho;
• Validar os instrumentos metodológicos;
• Participar em todas as etapas do trabalho;
• Supervisionar o processo de preparação e assegurar a mobilização de todos os intervenientes;
• Examinar e aprovar os trabalhos finais, bem como organizá-los antes do workshop de validação.

É importante que a Comissão Interministerial (Despacho 60/PM/2024) que foi criada para dar resposta à necessidade de realização do Recenseamento Biométrico dos Funcionários Públicos, com vista à atualização da Base de Dados dos Funcionários da Administração Pública (SIGRHAP), de forma a assegurar o controlo efetivo do Pessoal da Administração Pública e da massa salarial, garantindo assim uma maior transparência na Gestão de Recursos Humanos.

VIII. Resultados esperados

Da consultoria, são esperados os seguintes resultados, que condicionam os pagamentos:

• Relatório de diagnóstico da situação de funcionamento dos Serviços Centrais e Regionais afetos à DGRH;
• Modelo bem elaborado do Manual de Procedimentos relativo ao funcionamento dos Órgãos e Serviços da DGRH;
• Elaboração de competências relacionadas com as funções e TdR dos Órgãos e Serviços do DBRH, bem como nas 11 Direções Regionais, que compõem o sistema educativo do país;
• Projeto de formação sobre a importância do Manual de Procedimentos com o respetivo Programa, Metodologia e plano de trabalho, com orçamento para a sua realização;
• Produção de um guia de orientação para o Manual de Procedimentos;
• Relatório parcial da formação realizada;
• Relat

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