WebAssistant - Hosting, Pflege und Weiterentwicklung; Betreuung der Open-Source-Community (Германия - Тендер #69052682)

Ausschreibungsdetails WebAssistant - Hosting, Pflege und Weiterentwicklung; Betreuung der Open-Source-Community

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Mehr lesen Veröffentlichungsdatum:

04.12.2025

Abgabefrist Angebot:

09.01.2026 12:00

Geschäftszeichen:

SWP-2025/04

Vergabestelle:

Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs

Letzte Änderung:

04.12.2025 16:39

Meine e-Vergabe

• Teilnahme aktivieren
• Ausschreibungsunterlagen einsehen DE Formular — Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

1. Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle) a) Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle) Name: Stiftung Wissenschaft und Politik - Deutsches Institut für Internationale Politik und Sicherheit Straße, Hausnummer: Ludwigkirchplatz 3-4 Postleitzahl (PLZ): 10719 Ort: Berlin E-Mail: vergabe@swp-berlin.org b) Zuschlag erteilende Stelle Wie Hauptauftraggeber siehe a) 2. Angaben zum Verfahren a) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO b) Vertragsart Liefer- / Dienstleistungsauftrag c) Geschäftszeichen SWP-2025/04 3. Angaben zu Angeboten a) Form der Angebote

• elektronisch
• ohne elektronische Signatur (Textform)
• mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
• mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
• 
  b) Fristen Ablauf der Angebotsfrist 09.01.2026 - 12:00 Uhr Ablauf der Bindefrist 31.03.2026 4. Angaben zu Vergabeunterlagen a) Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
  https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=821772 b) Zugriff auf die Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt c) Zuständige Stelle Hauptauftraggeber siehe 1.a) d) Anforderungsfrist 09.01.2026 - 12:00 Uhr 5. Angaben zur Leistung a) Art und Umfang der Leistung Die Leistung umfasst das Hosting, den technischen Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung des WebAssistant-Systems.
  Hierzu gehören insbesondere:
  . Betrieb von Produktiv- und Staging-System einschließlich Monitoring, Updates, Fehlerbehebung und Sicherstellung stabiler Betriebsbedingungen.
  . Softwarepflege und Weiterentwicklung der bestehenden Open-Source-Codebasis.
  . Dokumentation aller Systemstände, Konfigurationen und Entwicklungsprozesse sowie laufende Aktualisierung.
  . Open-Source-Community-Betreuung, Prüfung externer Beiträge und Qualitätssicherung der öffentlichen Repositorien.
  . Schnittstellenpflege, insbesondere Betrieb der Pollux-Schnittstelle sowie Vorbereitung der WAO-Schnittstelle.
  . Einhaltung technischer, datenschutzrechtlicher und betrieblicher Anforderungen gemäß Leistungsbeschreibung.
  c) Ort der Leistungserbringung Stiftung Wissenschaft und Politik - Deutsches Institut für Internationale Politik und Sicherheit
  Ludwigkirchplatz 3-4
  10719 Berlin
  Hinweis: Die Leistungserbringung erfolgt vollständig remote. Für sämtliche Arbeiten, einschließlich Betrieb, Pflege, Weiterentwicklung, Dokumentation und Abstimmungen ist kein physischer Einsatz vor Ort erforderlich. Erforderliche Abstimmungen, Übergaben oder technische Besprechungen können über digitale Kommunikationswege erfolgen.
  7. Zulassung von Nebenangeboten Nein 8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist Die Leistung beginnt am 09.03.2026 und läuft zunächst bis zum 31.03.2029. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag gemäß den vertraglichen Regelungen um bis zu dreimal jeweils 12 Monate zu verlängern. Die Entscheidung über eine Verlängerung trifft ausschließlich der Auftraggeber. Sie erfolgt spätestens drei Monate vor dem Ende des jeweiligen Vertragsintervalls. Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers auf Ausübung der Verlängerungsoption besteht nicht.
  Optionale Beauftragungen im Rahmen des Vertrages begründen keine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers. Art, Umfang und Zeitpunkt weitergehender Leistungen liegen ausschließlich im Ermessen der Stiftung Wissenschaft und Politik.
  Der Übergang vom bisherigen Dienstleister erfolgt nahtlos. Der Auftragnehmer stellt die vollständige Betriebsbereitschaft ab dem 01.04.2026 sicher. Sämtliche Hosting-, Betriebs-, Wartungs- und Weiterentwicklungsleistungen sind während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich zu erbringen.
  9. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen Für dieses Vergabeverfahren werden keine Sicherheitsleistungen verlangt.
  10. Wesentliche Zahlungsbedingungen Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).
  11. Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen.
  Nachforderungen erfolgen gemäß § 41 UVgO; eine Nichtvorlage kann nach erfolgloser Nachforderung zum Ausschluss führen.
  a) Formale Angebotsunterlagen
  - Ausgefülltes Angebotsformular
  - Preisblatt inklusive nachvollziehbarer Preisangaben (Pauschalen und Stundensätze).
  - Schriftliches Angebot zur Umsetzung der Teilleistungen 1 und 2 (Hosting/Betrieb/Wartung und Weiterentwicklung).
  - Konzept zum Hosting einschließlich Beschreibung der geplanten Serverumgebung, Virtualisierung/Containerisierung, Sicherheitsmaßnahmen, Monitoring, Backup-Strategie und Wiederanlaufkonzept.
  - Konzept zur Übernahme des bestehenden Systems (Migration von Produktiv- und Staging-Umgebung, Übernahme des Machine Learning Service, Datenbank-Umzug).
  - Konzept zur Weiterentwicklung des WebAssistant, inkl. Vorgehensmodell, Qualitätssicherungsmaßnahmen, Release-Management und Einbindung der Open-Source-Community.
  - Darstellung des geplanten Projektmanagements, der eingesetzten Tools (Ticketsystem, GitHub, Versionskontrolle).
  - Konzept zur Übergabe an einen Nachfolgeauftragnehmer (gemäß Kap. 7.1 Leistungsbeschreibung).
  - ausgefüllter EVB_IT_Servicevertrag
  b) Nachweise und Eigenerklärungen
  - Eigenerklärung zu § 31 UVgO (Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen).
  - Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung mit Nachweis eines deckungsgerechten IT-Dienstleistungsbezugs, mindestens in folgender Höhe: Personenschäden ≥ 1,5 Mio. €, Sach- und Vermögensschäden ≥ 3 Mio. €, Daten- und Datenträgerverluste ≥ 1 Mio. € oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine entsprechende Versicherung spätestens mit Zuschlag abzuschließen.
  - Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (Bilanz, BWA, Bankauskunft o. Ä.).
  - Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes.
  - Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere:
  - Qualifikation und Erfahrung der Entwickler/innen (aus den Bereichen: Python, Django, Playwright, ElasticSearch, Docker/DevOps).
  - Erfahrung im Hosting/Betrieb von Linux-basierten Systemumgebungen.
  - Nachweis über eine angemessene Personaldecke gemäß Kap. 4.1 der Leistungsbeschreibung (mind. 10 Mitarbeitende, Vertretungsregelungen).
  - Angaben zur Erfahrung der vorgesehenen Projektleitung und des/der Lead-Entwicklers/Entwicklerin zur Nachvollziehbarkeit der fachlichen Qualifikation.
  c) Weitere Erklärungen
  - Erklärung zu Unteraufträgen, sofern vorgesehen, einschließlich Verpflichtungserklärungen und Leistungsabgrenzung.
  - Erklärung einer Bietergemeinschaft (falls zutreffend) mit
  * Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
  * Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung.
  d) Hinweise des Auftraggebers
  - Nebenangebote sind nicht zugelassen.
  - Ab einem Auftragswert > 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister durch den Auftraggeber eingeholt.
  - Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
  12. Zuschlagskriterien Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.
  Die Details der Zuschlagskriterien finden Sie in der Datei Bewertungsmatrix.xlsx. Die genannte Datei befindet sich in den Vergabeunterlagen.
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  Preis (40 %) - Bewertet werden:
  monatliche Pauschalvergütung für Hosting/Betrieb/Wartung (20 %)
  Angebotener Stundensatz für Weiterentwicklung und Projektleitung (20 %)
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  Qualitat des Angebotskonzepts (40 %)
  - Vertretungsregelung und Sicherstellung der Kontinuität
  - Konzept für Server-Umzug des WebAssistant
  - Projektmanagement-Ansatz (Projektleitung, Tools etc.)
  - Wissensmanagement und -transfer
  - Kostentransparenz (Aufwandschätzungen, Einblick in Arbeitszeiten)
  - Vorschläge zu kosteneffizienten Alternativlösungen
  - Staging- und Testkonzept (Transparenz, Einbeziehung Auftraggeber)
  - Backup- und Disaster-Recovery-Konzept
  - Community-Management (Open-Source-Bezug)
  - Qualitätsmanagement (Code-Review, Dokumentation, Supportqualität)
  - Reaktionszeiten und Kommunikationskonzept
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  Mündliche Präsentation des Angebotskonzepts (20 %)
  - Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit des Konzeptes
  - Team- und Rollenverständnis (Projektleitung, Entwicklung, Support)
  - Realistische Einschätzung von Aufwänden
  - Auftreten und Kommunikationskompetenz
  - Fähigkeit, Fragen klar, offen und lösungsorientiert zu beantworten
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  Auswahl der Bieter für die Präsentationsphase
  - Gemäß Kap. 7.2 der Leistungsbeschreibung werden ausschließlich die drei bestplatzierten Bieter der schriftlichen Angebotswertung eingeladen.
  - Bei Punktgleichheit auf Rang 3 werden alle punktgleichen Bieter zur Präsentation zugelassen.
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  Präsentation und finale Wertungsbildung
  - Die Präsentation ergänzt die schriftliche Bewertung und geht gemäß Bewertungsmatrix mit 20 % in die Gesamtwertung ein.
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  Die Präsentationsergebnisse werden mit den schriftlichen Wertungen zusammengeführt; das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.
  13. Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 14. Sonstige Angaben Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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  Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
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  Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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  Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
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  Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
  Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
  Mail: ticket@bescha.bund.de
  Geschäftszeiten:
  Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
  Freitag 08:00 - 14:00 Uhr)
  Ausschreibungsunterlagen einsehen PDF XML XVergabe GUID: fab63ae0-1cc2-4a2e-a8fb-8b1196392153 Link zu dieser Bekanntmachung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=821772&cookieCheck Seitenfunktionen App-Session-Id: ff0af16f-df74-493b-9a78-6e9559c6cad6 Sitzung erneuern

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