Fachas­sis­tent*in Of­fi­ce- und Ver­an­stal­tungs­ma­na­ge­ment (EG 9a) (Германия - Тендер #68451938)

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• oder die Vergabeunterlagen der Bekanntmachung abrufen möchten

Fachassistent*in Office- und Veranstaltungsmanagement (EG 9a)

(TVöD Bund 9a, Stellenvolumen bis zu 100%)

Ihre Aufgaben:

In Ihrer anspruchsvollen und vielseitigen Rolle übernehmen Sie sowohl Aufgaben im Office- als auch im Veranstaltungsmanagement des Deutschen Volkshochschul-Verbandes. Sie unterstützen aktiv beim Aufbau und der Organisation des neuen Standorts Berlin, arbeiten eng mit den Teams vor Ort zusammen und sind verantwortlich für die Planung, Durchführung und Nachbereitung bundesweiter und örtlicher Sitzungen und Veranstaltungen.

Officemanagement

• Aufbau der Büroorganisation des neuen Standorts Berlin: Einrichtung von Strukturen, Prozessen und Kommunikationswegen sowie Koordination von Büroinfrastruktur und -ausstattung
• Sekretariats- und Assistenzaufgaben mit organisatorischem Schwerpunkt
• Etablierung eines modernen Büroumfelds und Mitgestaltung einer flexiblen, zeitgemäßen Arbeitswelt
• Diverse administrative Tätigkeiten: Posteingang/-ausgang, Rechnungsprüfung, Bestellungen, Reisemanagement
• Ansprechpartner*in für zentrale Dienste und externe Dienstleister (z.B. Buchhaltung, Controlling, Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirma)
• Budget- und Kostenkontrolle im Office-Bereich
• Pflege des CRM-Systems

Veranstaltungsmanagement

• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Gremiensitzungen, politische Veranstaltungen, Fortbildungen und Konferenzen in regelmäßigen Größenordnungen von 20 bis 100 Teilnehmenden)
• Recherche, Beauftragung und Steuerung von Locations, Hotelkontingenten und Dienstleistern (Catering, Technik für hybride/digitale Veranstaltungen etc.)
• Interne Koordination mit den Planungsverantwortlichen für Veranstaltungsinhalte sowie mit Buchhaltung und Controlling; Erstellung und fortlaufende Aktualisierung von Kostenübersichten
• Reisemanagement und Anmelde- und Teilnehmendenverwaltung (Teilnehmendenlisten, Namensschilder, Verwaltung im CRM-System)
• Erstellung von Ablaufplänen sowie Bearbeitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen
• Versand von Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen und Dankschreiben sowie Bearbeitung von Rückmeldungen
• Direkte Unterstützung vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen („Troubleshooting“)
• Perspektivisch ab Mitte 2026: eigenständige Koordination von Inhouse-Events am Standort Berlin in der eigenen Veranstaltungsfläche
• Planung, Organisation und Unterstützung in der Durchführung des alle 5 Jahre stattfindenden Volkshochschultages mit bis zu 1.500 Teilnehmenden (der nächste findet 2027 statt)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise als Veranstaltungskaufmann/-frau oder vergleichbar mit entsprechender Erfahrung.
• Organisationstalent und Begeisterung dafür, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten.
• Mit Empathie und Überblick tragen Sie dazu bei, dass sich der neu eröffnete Berliner Standort zu einem modernen und motivierenden Arbeitsort entwickelt.
• Offenes und verbindliches Auftreten sowie kommunikative Fähigkeiten – Sie greifen gerne zum Telefon für schnelle und unkomplizierte Absprachen.
• Sicherer Umgang mit MS Office365, Veranstaltungstools und CRM-Systemen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in deutscher Sprache. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Deutschlands.
• Kenntnisse im Vergaberecht (GBW) sind von Vorteil.
• Weitere Informationen
• Bekanntmachung (PDF-Dokument)
• Bekanntmachung (HTML-Seite)
• Kartenansicht Fi­nan­zie­rung für die Be­schaf­fung von Soft­ware
• Durch­füh­rung von Bau­werk­s­prü­fun­gen nach DIN 1076 u. Er­stel­lung der da­zu­ge­hö­ri­gen Prüf­be­rich­te für Brücken­bau­wer­ke im Zu­stän­dig­keits­be­reich des Was­ser­stra­ßen- und Schiff­fahrt­sam­tes West­deut­sche Kanä­le
• Mul­ti­pos­ting-Agen­tur (Stel­len­an­zei­gen)
• Rah­men­ver­trag Füh­rungs­kräf­te­qua­li­fi­zie­rung II- Spe­zialm­odu­le, Be­ra­tung und Coa­ching
• Un­ter­stüt­zung Er­stel­lung GHG-Aus­wer­tung
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