Konferenzservice und Konferenzcatering sowie Mitarbeitendenverpflegung (Германия - Тендер #67897450)

Ausschreibungsdetails Konferenzservice und Konferenzcatering sowie Mitarbeitendenverpflegung

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Mehr lesen Veröffentlichungsdatum:

21.10.2025

Abgabefrist Angebot:

11.11.2025 12:00

Geschäftszeichen:

SWP-2025/02

Vergabestelle:

Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs

Letzte Änderung:

21.10.2025 12:41

Meine e-Vergabe

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• Ausschreibungsunterlagen einsehen DE Formular — Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

1. Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle) a) Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle) Name: Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs Straße, Hausnummer: Ludwigkirchplatz 3-4 Postleitzahl (PLZ): 10719 Ort: Berlin Telefon: +49 30 88007238 E-Mail: vergabe@swp-berlin.org b) Zuschlag erteilende Stelle Wie Hauptauftraggeber siehe a) 2. Angaben zum Verfahren a) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO b) Vertragsart Liefer- / Dienstleistungsauftrag c) Geschäftszeichen SWP-2025/02 3. Angaben zu Angeboten a) Form der Angebote

• elektronisch
• ohne elektronische Signatur (Textform)
• mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
• mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
• 
  b) Fristen Ablauf der Angebotsfrist 11.11.2025 - 12:00 Uhr Ablauf der Bindefrist 11.12.2025 4. Angaben zu Vergabeunterlagen a) Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
  https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=810515 b) Zugriff auf die Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt c) Zuständige Stelle Hauptauftraggeber siehe 1.a) d) Anforderungsfrist 11.11.2025 - 12:00 Uhr 5. Angaben zur Leistung a) Art und Umfang der Leistung Am Standort Berlin sucht die SWP zum 1. Januar 2026 eine Bewirtschaf-tung für den Konferenzservice und Konferenzcatering sowie Mitarbeitendenverpflegung.
  Neben der SWP nutzt auch das Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF), das sich im gleichen Gebäude befindet, die Kantine und den Cateringservice.
  Der/die Betreiber/in (Konzessionsnehmer/in) erhält von der Konzessionsgeberin eine voll ausgestattete Küche mit angeschlossenem Speisesaal, der ca. 100 Plätze zzgl. Stehtische sowie weitere 42 Plätze im Außenbereich. Die SWP (Konzessionsgeberin) berät den Deutschen Bundestag und die Bundesregierung mit unterschiedlichen Veranstaltungsformaten als auch mehrtätige Konferenzen finden in vertraulicher Umgebung statt. Die SWP legt großen Wert auf großen qualitativ hochwertige sowie an-sprechende Verpflegung der Gäste.
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  Die Kantinenbewirtschaftung sollte von Dienstag bis Donnerstag stattfin-den, Montag/Freitag sowie an den Wochenenden und Feiertagen bleibt die Kantine, mit Ausnahme von Veranstaltungen der SWP/ZIF, geschlossen. Details dazu entnehmen Sie bitte der veröffentlichen Leistungsbeschreibung sowie dem Konzessionsvertrag.
  Unternehmen, die sich an der Ausschreibung beteiligen wollen, müssen das gesamte Leistungsspektrum abdecken.
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  Die weiteren Details entnehmen Sie bitte der veröffentlichen Leistungsbschreibung sowie dem Konzessionsvertrag. Im Konzessionsvertrag sind weitere vertragliche Inhalte enthalten, die nicht alle explizit in der Leistungsbeschreibung enthalten sind. Die Dokumente sind Bestandteil der Vergabeunterlagen.
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  Besichtigungstermine finden nach individueller Vereinbarung zwischen dem 27.-30.10.2025 statt.
  Kontaktaufnahme: Herrn Sebastian Marten (Leiter des Inneren Dienstes)
  E-Mail: sebastian.martens@swp-berlin.org
  Herr Martens wird den Bieter/innen nach Beendigung der Besichtigung das entsprechende Bestätigungsformular aushändigen, dass die Bieter dann dem Angebot beifügen (Bestätigung der Besichtigung).
  b) CPV-Codes Hauptteil (1):

Kantinen- und Verpflegungsdienste (55500000-5)

Hauptteil (2):

Verpflegungsdienste (55520000-1)

Hauptteil (3):

Dienstleistungen von Cafeterias (55330000-2)

c) Ort der Leistungserbringung 10719 Berlin
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Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs
Ludwigkirchplatz 3-4
10719 Berlin
7. Zulassung von Nebenangeboten Nein 8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist Das Vertragsverhältnis wird zunächst auf drei Jahre abgeschlossen. Vertragsbeginn ist der 01.01.2026.
Der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von einem Jahr zum Ende eines Kalenderhalbjahres gekündigt werden. Wird der Vertrag nicht von einer der beiden Seiten gekündigt, verlängert sich die Vertragslaufzeit um weitere zwei Jahre mit eben dieser Kündigungsfrist.
9. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Der Bieter erklärt, dass eine gültige Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht:
- Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
- Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorgenannten Deckungssummen je Schadensfall betragen (zweifache Maximierung).
Sofern die bestehenden Deckungssummen diese Anforderungen derzeit nicht erfüllen, verpflichtet sich der Bieter, spätestens unmittelbar nach Zuschlagserteilung die erforderliche Anpassung der Versicherungssummen für die Laufzeit des Vertrages vorzunehmen.
Ein Nachweis über das Bestehen der entsprechenden Versicherung ist mit dem Angebot einzureichen.
10. Wesentliche Zahlungsbedingungen Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).
11. Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen
Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausgefüllt und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen.
Fehlende oder unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.
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a) Formale Angebotsunterlagen
- Vollständig ausgefülltes Angebotskonzept zur Bewirtschaftung der Kantine einschließlich Mitarbeitendenverpflegung sowie Konferenzservice und Konferenzcatering
(Beschreibung des gastronomischen Gesamtkonzepts, Speise- und Servicekonzept, Organisation, Personalstruktur, Qualitäts- und Hygienekonzept)
- Preisblatt für Cateringleistungen ausgefüllt und mit allen Preisangaben versehen
- Vier Wochenspeisepläne gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung
- Preisliste Konferenzverpflegung
- Darstellung der Betriebsorganisation (Aufbau, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
- Nachweis der erfolgten Besichtigung der Räumlichkeiten (Bestätigung der Besichtigung)
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b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
o Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
o Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
- Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch aktuelle Bankauskunft oder Bilanz
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
- Darstellung vergleichbarer Referenzprojekte (mind. drei Referenzen für Konferenzcaterings, davon zwei in öffentlichen/gemeinnützigen Einrichtungen, eine mit > 100 Personen
- Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Personalqualifikation)
- optional: Zertifikate zur Qualitätssicherung (z. B. DGE, BIO, ISO 9001 - optional, aber wertungsrelevant)
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c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen, inkl.:
o Beschreibung der beauftragten Leistungen
o Verpflichtungserklärung der Nachunternehmen
- Erklärung Bietergemeinschaft (sofern zutreffend), unterschrieben von allen Mitgliedern
o Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
o Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung
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d) Hinweise der Auftraggeberin
- Eine Besichtigung der Räumlichkeiten ist obligatorisch. Ohne den Nachweis wird das Angebot nicht gewertet.
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert von über 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Unterlagen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
12. Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich für die Wertung ist die Gewichtung der Kriterien, die sich aus der Wertungsmatrix der Datei Wertungsmatrix.pdf ergeben. Das Dokument ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
13. Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 14. Sonstige Angaben Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
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Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie spätestens eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
Ausschreibungsunterlagen einsehen PDF XML XVergabe GUID: 8ecd9120-51a3-404c-bc08-49c8b8dbb35e Link zu dieser Bekanntmachung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=810515&cookieCheck Seitenfunktionen App-Session-Id: b8bde68a-383a-4859-a041-d01b114eaa13 Sitzung erneuern

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