Customer-Relationship-Management System (Open Source, CiviCRM oder gleichwertig) für die Stiftung Wissenschaft und Politik (Германия - Тендер #67790826)

Ausschreibungsdetails Customer-Relationship-Management System (Open Source, CiviCRM oder gleichwertig) für die Stiftung Wissenschaft und Politik

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16.10.2025

Abgabefrist Angebot:

07.11.2025 12:00

Geschäftszeichen:

SWP-2025/01

Vergabestelle:

Stiftung Wissenschaft und Politik

Letzte Änderung:

16.10.2025 21:47

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• Ausschreibungsunterlagen einsehen DE Formular — Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

1. Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle) a) Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle) Name: Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs Straße, Hausnummer: Ludwigkirchplatz 3-4 Postleitzahl (PLZ): 10719 Ort: Berlin E-Mail: vergabe@swp-berlin.org b) Zuschlag erteilende Stelle Wie Hauptauftraggeber siehe a) 2. Angaben zum Verfahren a) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO b) Vertragsart Liefer- / Dienstleistungsauftrag c) Geschäftszeichen SWP-2025/01 3. Angaben zu Angeboten a) Form der Angebote

• elektronisch
• ohne elektronische Signatur (Textform)
• mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
• mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
• 
  b) Fristen Ablauf der Angebotsfrist 07.11.2025 - 12:00 Uhr Ablauf der Bindefrist 05.12.2025 4. Angaben zu Vergabeunterlagen a) Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
  https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=809835 b) Zugriff auf die Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt c) Zuständige Stelle Hauptauftraggeber siehe 1.a) d) Anforderungsfrist 07.11.2025 - 12:00 Uhr 5. Angaben zur Leistung a) Art und Umfang der Leistung Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung, Anpassung und Betreuung eines Open-Source-basierten Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) (z. B. CiviCRM oder gleichwertig) für die Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP).
  Die Leistung umfasst insbesondere die bedarfsgerechte Programmierung, Implementierung, Migration der Altdaten, Customizing sowie Schulung und Support.
  Das neue CRM-System soll die bestehenden Anwendungen zur Kontaktverwaltung, Veranstaltungsorganisation, Publikations- und E-Mail-Verwaltung ersetzen und auf der von der SWP betriebenen IT-Infrastruktur (On-Premise, Linux-basiert, LAMP-Stack) betrieben werden.
  Zum Leistungsumfang gehören:
  Migration und Bereinigung der vorhandenen Datenbestände und Logiken,
  Einrichtung und Anpassung des CRM-Systems an die spezifischen organisatorischen Anforderungen der SWP,
  Durchführung von Schulungen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip,
  Dokumentation, Projektmanagement und technische Beratung während der Implementierungsphase,
  Bereitstellung von Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen über die Grundlaufzeit von drei Jahren (mit optionaler Verlängerung).
  Der Projektbeginn ist für November 2025, der Abschluss für das 3. Quartal 2026 vorgesehen.
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  Die Details der Leistungsbeschreibung sind im Dokument „Leistungsbeschreibung.pdf“ enthalten. Das Dokument ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
  b) CPV-Codes Hauptteil (1):

Software-Entwicklung (72262000-9)

Hauptteil (2):

Software-Unterstützung (72261000-2)

Hauptteil (3):

Software-Konfiguration (72265000-0)

Hauptteil (4):

Softwaretests (72254000-0)

Hauptteil (5):

Beratung im Bereich Software-Integration (72227000-2)

c) Ort der Leistungserbringung 10719 Berlin
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Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs
Ludwigkirchplatz 3-4
10719 Berlin
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Die Leistungen sind bei der Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP), in Berlin, zu erbringen. Der Betrieb des CRM-Systems erfolgt On-Premise auf der von der Auftraggeberin bereitgestellten IT-Infrastruktur.
Projektbezogene Abstimmungen, Workshops und Schulungen finden in den Räumlichkeiten der SWP oder online statt.
7. Zulassung von Nebenangeboten Nein 8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist Bereitstellung von Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen über die Grundlaufzeit von drei Jahren (mit optionaler Verlängerung):
Beginn der Leistung: November 2025
Abschluss der Implementierung: 3. Quartal 2026
Anschließend: Betreuung und Wartung über eine Grundlaufzeit von drei Jahren, mit der Option auf dreimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr.
9. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Der Bieter erklärt, dass eine gültige Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht:
Personenschäden: mindestens 2,0 Mio. €
Sachschäden: mindestens 1,0 Mio. €
Vermögensschäden: mindestens 500.000 €
Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorgenannten Deckungssummen je Schadensfall betragen (zweifache Maximierung).
Sofern die bestehenden Deckungssummen diese Anforderungen derzeit nicht erfüllen, verpflichtet sich der Bieter, spätestens unmittelbar nach Zuschlagserteilung die erforderliche Anpassung der Versicherungssummen für die Laufzeit des Vertrages vorzunehmen.
Ein Nachweis über das Bestehen der entsprechenden Versicherung ist mit dem Angebot einzureichen.
10. Wesentliche Zahlungsbedingungen Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).
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Abweichend hiervon gilt:
Die Zahlung erfolgt in zwei Raten.
Die erste Rate (50 %) wird nach Beginn der Leistungserbringung, Vorlage einer prüffähigen Zwischenabrechnung sowie Nachweis des vertragsgemäßen Leistungsfortschritts noch im laufenden Haushaltsjahr ausgezahlt, um den Mittelabfluss zu 50 % bis zum Jahresende sicherzustellen.
Die zweite Rate (50 %) wird nach vollständiger Leistungserbringung, Vorlage der Endabrechnung und erfolgter Abnahme der Gesamtleistung fällig.
11. Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen; die Textform ist zugelassen. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.
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a) Formale Angebotsunterlagen
Vollständig ausgefülltes Angebotsformular
Preisblatt_Kriterienkatalog_Bewertungspunkte.xlsx (ausgefüllt)
Anforderungskatalog (CRM-Lastenheft) - vollständig ausgefüllt mit Angaben zur Erfüllung aller MUSS-, SOLL- und WIRD-Anforderungen
Schriftliche Darstellungen zu:
-Vorgehensmodell und Projektorganisation
-Change-Management-Ansatz
-Schulungs- und Supportkonzept (Train-the-Trainer-Prinzip)
-Service- und Wartungsmodell über die Grundlaufzeit
-Datenschutz und DSGVO-Konformität einschließlich Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU/EWR
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b) Nachweise und Eigenerklärungen
-Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
-Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch Vorlage von Bilanzen oder einer aktuellen Bankauskunft
-Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
-Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch:
. Beschreibung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Qualifikationen
. Angaben zu Teamressourcen und Vertretungsregelungen
-Darstellung vergleichbarer Referenzprojekte (mindestens zwei CRM-Implementierungen innerhalb der letzten drei Jahre) mit Angabe von:
. Auftraggeber, Projekttitel, Zeitraum, Projektrolle
. Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen
. Ansprechpartner beim Auftraggeber (Name, E-Mail, Telefon)
- Berufliche Risikohaftpflichtversicherung in Höhe der geforderten Sicherheitsleistungen - siehe "Punkt 9. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen"
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c) Weitere Erklärungen
-Erklärung zur DSGVO-Konformität der Softwarelösung einschließlich Angabe, dass alle personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb der EU/EWR gespeichert und verarbeitet werden
-Rechtskonforme Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (als Muster oder Entwurf)
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-Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen einschließlich:
. Verzeichnis der Leistungen und Kapazitäten anderer Unternehmen (sofern zutreffend)
. Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen zur Leistungserbringung
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d) Ggf. bei Bietergemeinschaften
-Bietergemeinschaftserklärung, unterschrieben von allen Mitgliedern, mit Benennung eines bevollmächtigten Vertreters sowie Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung.
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e) Hinweisblätter (zur Kenntnisnahme)
-Zusätzliche Vertragsbedingungen für Liefer- und Dienstleistungen (VOL/B)
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Hinweise der Auftraggeberin
- Ab einer Auftragssumme von über 30.000 € wird für den Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Angaben, Eigenerklärungen oder Nachweise kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Können begehrte Urkunden oder Bescheinigungen aus berechtigtem Grund nicht vorgelegt werden, genügt ein gleichwertiger Nachweis zur Begründung der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen. Bei ausländischen Bietern genügt ein gleichwertiger Nachweis des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden; in Staaten ohne Versicherung an Eides statt durch förmliche Erklärung.
- Fremdsprachige Unterlagen sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.
12. Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagsentscheidung beruht auf einer kombinierten Punktebewertung aus Qualität (funktional/technisch) und Preis. Maßgeblich für die Wertung ist die Gewichtung der Kriterien, die sich aus der Wertungsmatrix und dem Bewertungsschema der Datei Preisblatt_Kriterienkatalog_Bewertungspunkte.xlsx ergeben. Das Dokument ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
13. Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 14. Sonstige Angaben Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
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Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie spätestens eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
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