Vertrag über Reinigung und Restaurierung mikrobiell kontaminierter Akten des Bundesarchivs (Германия - Тендер #66445864)

Ausschreibungsdetails Vertrag über Reinigung und Restaurierung mikrobiell kontaminierter Akten des Bundesarchivs

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22.08.2025

Abgabefrist Angebot:

06.10.2025 11:30

Geschäftszeichen:

B 12.30 - 0339/25/VV : 1

Vergabestelle:

Beschaffungsamt des BMI

Letzte Änderung:

22.08.2025 11:10

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• Ausschreibungsunterlagen einsehen DE Formular — Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

1. Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle) a) Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle) Name: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI Straße, Hausnummer: Brühler Straße 3 Postleitzahl (PLZ): 53119 Ort: Bonn Telefon: +49 22899610-0 Telefax: +49 2289961087-1000 E-Mail: B12.30@bescha.bund.de Internet-Adresse: http://www.bescha.bund.de b) Zuschlag erteilende Stelle Wie Hauptauftraggeber siehe a) 2. Angaben zum Verfahren a) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO b) Vertragsart Liefer- / Dienstleistungsauftrag c) Geschäftszeichen B 12.30 - 0339/25/VV : 1 3. Angaben zu Angeboten a) Form der Angebote

• elektronisch
• ohne elektronische Signatur (Textform)
• mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
• mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
• 
  b) Fristen Ablauf der Angebotsfrist 06.10.2025 - 11:30 Uhr Ablauf der Bindefrist 28.11.2025 c) Sprache deutsch 4. Angaben zu Vergabeunterlagen a) Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
  https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=796533 b) Zugriff auf die Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt 5. Angaben zur Leistung a) Art und Umfang der Leistung Vertrag über die Reinigung und die Restaurierung mikrobiell kontaminierter Akten des Bundesarchivs
  Die Auftragnehmerin wird mit der Trockenreinigung und Restaurierung von 15 lfd. Metern historischen Aktenmaterials beauftragt, das sich aus ca. 800 Akteneinheiten beziehungsweise rund 90.000 Blatt zusammensetzt. Die vorbereitenden und nachbereitenden Arbeiten beinhalten das Lösen verschiedener Bindungen, das Foliieren, das Entmetallisieren, das Aktendeckel zuschneiden und das Verpacken der einzelnen Archivalien.
  
  Zu den erforderlichen restauratorischen Maßnahmen zählen das Glätten an ca. 15% aller Akteneinheiten sowie das Schließen von Rissen und das Ergänzen von Fehlstellen an ca. 30% aller Blätter (entspricht knapp 27.000 Blatt) mittels Japanpapier (und Weizenstärkekleister oder Hydroxypropylcellulose je nach Papierbeschaffenheit und Beschreibstoff), beziehungsweise mittels voll- oder teilflächigen Anfaserns oder Kaschierens.
  b) CPV-Codes Hauptteil (1):

Archivierung (79995100)

Hauptteil (2):

Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen (92500000)

Hauptteil (3):

Konservierung von Exponaten und Ausstellungsobjekten (92521200)

Hauptteil (4):

Restauration, Reproduktion und Retuschieren von Aufnahmen (79963000)

c) Ort der Leistungserbringung 12205 Berlin
6. Angaben zu Losen a) Anzahl, Größe und Art der Lose keine Losaufteilung
7. Zulassung von Nebenangeboten Nein 8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist Beginn: ..
Ende: ..
10. Wesentliche Zahlungsbedingungen Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des BMI in der in den Vergabeunterlagen genannten Fassung, Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05. August 2003
11. Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen a) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens einer geeigneten Referenz in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrages,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung).
● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Reinigung von Archivgut oder Bibliotheksgut mit Kontamination durch Schimmel
Für die Referenzen ist zwingend das Formular "08_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach (1x je Referenz). Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es ist nur eine Referenz gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

b) Ressourcen und technische Ausrüstung
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden:
● Fachpersonal:
Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar. Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind. Die Leistungen der Auftragnehmerin sind zwingend durch eine staatlich geprüfte restauratorische Fachkraft zu betreuen und anzuleiten.
● Lagerung:
Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung (Mindestanforderungen sind der Leistungs-beschreibung (Abs. 2.14 und Abs. 4) zu entnehmen). Die Auftragnehmerin hat ein Schädlings-Monitoring nachzuweisen.
● Transport:
Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Abs. 2.13, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden.
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
(!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

c) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Die Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.

d) Mit dem Angebot ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen die Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe einzureichen.
12. Zuschlagskriterien siehe Vergabeunterlagen
13. Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss Keine besondere Rechtsform; BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten. 14. Sonstige Angaben a) Unternehmensdaten
Die Anlage "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.
Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage "Unternehmensdaten" für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.

b) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen ihrer Tätigkeit verwenden.
Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines oder mehrerer Bedarfsträger durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle ist. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

c) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung
Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherung muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 500.000,00 € für Personenschäden, mindestens 500.000,00 € für Sachschäden und mindestens 500.000,00 € für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben
• welche Risiken abgesichert sind;
• welche Deckungssummen vereinbart sind;
Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird.
Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen.
Andernfalls muss die von der Auftragnehmerin beauftragte Unterauftragnehmerin über eine geeignete Versicherung in o. g. Höhe verfügen. Die Versicherung ist nach Möglichkeit bereits im Angebot, spätestens jedoch vor Zuschlagserteilung und auf Anfrage gegenüber der Bedarfsträger durch Vorlage entsprechender Vertragsunterlagen nachzuweisen.

d) Besichtigung des Archivgutes
Am 17.09.2025 oder 18.09.2025 müssen alle interessierten, potentiellen Bieter einen Einblick in die Unterlagen einnehmen, die für die Reinigungsarbeiten vorgesehen sind. Es werden beispielhafte Archivalien gezeigt.
Die Wahrnehmung dieses Angebots ist verpflichtend und wird für das Einreichen eines gültigen Angebotes vorausgesetzt. Falls kein Besichtigungstermin vereinbart und/oder wahrgenommen wird, wird der Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Zur Organisation der Ortsbegehungstermine ist es notwendig, dass sich der Bieter bis spätestens 12.09.2025 beim Beschaffungsamt des BMI anmeldet (Kontaktaufnahme über die Nachrichten-funktion der e-Vergabe).
Die Anzahl der Personen pro Bieter ist dabei auf maximal zwei beschränkt. Der Anmeldung ist eine Liste mit folgenden Informationen pro Bieter beizufügen:
• Vorname,
• Name,
• Funktion (z. B. Vertrieb, Consultant, usw.),
• Personalausweisnummer [bei Bedarf],
• Mobilfunknummer.
Die Ortsbegehungen werden im Bundesarchiv in Berlin-Lichterfelde durchgeführt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Besichtigungstermin einzig der Einsichtnahme in einzelne Bestände des Archivgutes dienen soll. Eine Beantwortung fachlicher oder die Form betreffende Fragen zur Ausschreibung erfolgt nicht. Diese können in Form einer Bieterfrage auf der e-Vergabe-Plattform gestellt werden, die Antworten werden allen Teilnehmern von der Vergabestelle über die e-Vergabe-Plattform zur Verfügung gestellt.
Eventuelle Reise- und Übernachtungskosten oder sonstige für den Besichtigungstermin entstehenden Kosten können von dem Teilnehmer nicht geltend gemacht werden.

e) Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Archivalien des Bedarfsträgers gem. §22 KGSG (Kulturgutschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor.
Darüber hinaus muss im Falle der Ausfuhr von Archivgut ins Ausland zusätzlich zur Ausfuhrgenehmigung eine Rückgabezusage des jeweiligen Landes mit einer Aufstellung der jeweiligen Archivalien vorliegen (Anlage 1 der Leistungsbeschreibung). Die Rückgabezusage muss mit der Zuschlagserteilung vorliegen. Diese ist für den 17.11.2025 geplant.
Die zur Erlangung einer Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall der Auftragnehmerin. Auch im Falle einer Bearbeitung im EU-Ausland ist sicherzustellen, dass die geforderten Bearbeitungs- und Gesamtprojektzeiten trotz ggf. notwendiger Genehmigungsverfahren zuverlässig eingehalten werden können.
Ausschreibungsunterlagen einsehen PDF XML XVergabe GUID: 7323ea9a-f28b-400a-8e0d-abd73ca1db13 Link zu dieser Bekanntmachung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=796533&cookieCheck Seitenfunktionen App-Session-Id: d5bf720f-9430-41b2-8ea1-1fd3f84500be Sitzung erneuern

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