Veranstaltungsagentur für Präsenz-, Hybrid- sowie digitale Veranstaltungen in Deutschland (Германия - Тендер #40987744)

Ausschreibungsdetails Veranstaltungsagentur für Präsenz-, Hybrid- sowie digitale Veranstaltungen in Deutschland

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21.04.2023

Teilnahme aktivieren bis:

25.05.2023 12:00

Abgabefrist Angebot:

25.05.2023 12:00

Geschäftszeichen:

113/2023

Vergabestelle:

Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.

Letzte Änderung:

21.04.2023 15:45

ABl.-Nummer.: 2023/S 080-240656

Bekanntmachungsnummer im EU-Amtsblatt TED SIMAP (Unter dem Link stehen Ihnen auch sämtliche auftragsbezogenen Bekanntmachungen zur Verfügung)

Meine e-Vergabe

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• Ausschreibungsunterlagen einsehen DE Standardformular 2 – Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle) I.1) Namen und Adressen Offizielle Bezeichnung: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V. Postanschrift: Kennedyallee 50 Postleitzahl: 53175 Ort: Bonn NUTS: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22, NUTS 3) Land: Deutschland (DE) E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de Hauptadresse: https://www.daad.de/ I.3) Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=513804 Weitere Auskünfte erteilen/erteilt: die oben genannten Kontaktstellen. Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen:

elektronisch via:

https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=513804 I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: e. V.

I.5) Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags Bezeichnung:

Veranstaltungsagentur für Präsenz-, Hybrid- sowie digitale Veranstaltungen in Deutschland

Referenznummer der Bekanntmachung:

113/2023

II.1.2) CPV-Code Hauptteil:

Event-Organisation (79952000)

II.1.3) Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4) Kurze Beschreibung

Der DAAD führt jährlich rund 600 Veranstaltungen durch. Für eine Anzahl von ca. 15 Veranstaltungen pro Jahr wird die Unterstützung einer externen Veranstaltungsagentur (Auftragnehmer) gesucht, die Dienstleistungen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen übernimmt: Dazu gehören unter anderem das Teilnehmendenmanagement, das Referierendenmanagement, die Koordination von Fremdleistungen oder die Produktion von Veranstaltungsmaterial.

Die Veranstaltungen finden in Präsenz statt, aber auch hybride und digitale Formate sind möglich. Bei den ein- bis mehrtägigen Veranstaltungen handelt es sich um Tagungen, Konferenzen und Kongresse mit und ohne Ausstellungen bzw. Messestände. Die Zielgruppen setzen sich zusammen aus Geförderten und ehemaligen Geförderten des DAAD (Alumni), aus Hochschulvertreter*innen oder Vertreter*innen der geldgebenden Ministerien oder anderen Wissenschaftsorganisationen. Je nach Veranstaltungsformat werden 50 bis 500 Teilnehmende aus dem In- und Ausland erwartet.

Weitere Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung in Anlage 2.

II.1.5) Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.:

2.200.000,00

Währung:

EUR Euro

II.1.6) Angaben zu den Losen keine Aufteilung des Auftrags in Lose II.2) Beschreibung II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code:

Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22, NUTS 3)

Hauptort der Ausführung:

Bonn bzw. bundesweit

II.2.4) Beschreibung der Beschaffung

Der DAAD führt jährlich rund 600 Veranstaltungen durch. Für eine Anzahl von ca. 15 Veranstaltungen pro Jahr wird die Unterstützung einer externen Veranstaltungsagentur (Auftragnehmer) gesucht, die Dienstleistungen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen übernimmt: Dazu gehören unter anderem das Teilnehmendenmanagement, das Referierendenmanagement, die Koordination von Fremdleistungen oder die Produktion von Veranstaltungsmaterial.

Die Veranstaltungen finden in Präsenz statt, aber auch hybride und digitale Formate sind möglich. Bei den ein- bis mehrtägigen Veranstaltungen handelt es sich um Tagungen, Konferenzen und Kongresse mit und ohne Ausstellungen bzw. Messestände. Die Zielgruppen setzen sich zusammen aus Geförderten und ehemaligen Geförderten des DAAD (Alumni), aus Hochschulvertreter*innen oder Vertreter*innen der geldgebenden Ministerien oder anderen Wissenschaftsorganisationen. Je nach Veranstaltungsformat werden 50 bis 500 Teilnehmende aus dem In- und Ausland erwartet.

Weitere Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung in Anlage 2.

II.2.5) Zuschlagskriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt. II.2.6) Geschätzter Wert Wert ohne MwSt.:

2.200.000,00

Währung:

EUR Euro

II.2.7) Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung

Laufzeit in Monaten: 12

Dieser Auftrag kann verlängert werden:

Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.

Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 01.07.2023.

Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 30.06.2024.

Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 30.06.2027.

II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

II.2.11) Angaben zu Optionen Optionen:

nein

II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird:

nein

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)

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Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register

III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.

Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.

Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.

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Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt,

oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards

Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz (brutto) von mindestens: 800.000€ erzielt haben.

Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens: 600.000€ erzielt haben.

Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.

III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen in den Bereichen Organisation und Durchführung von Veranstaltungen in Deutschland

Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.

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Beschreibung Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar

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Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet, auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar

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Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden.

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Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche technische Ausstattung, Software-, Kommunikations- und Projektmanagementtools das Unternehmen verfügt, auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar

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Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11)

Möglicherweise geforderte Mindeststandards

Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.

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Folgende Erfahrungsbereiche müssen mindestens durch die vorgelegten Referenzen abgedeckt werden:

1. Erfahrung mit Auftraggebern aus dem Sektor Bildung und/oder Wissenschaft

2. Umfangreiches Teilnehmermanagement (Korrespondenz, Erfassung von Daten der Teilnehmenden, Erstellung von Teilnehmerlisten etc.);

3. Umfangreiches Veranstaltungsmanagement (Recherche, Einholung von Angeboten und Buchung von Dienstleistungen und Veranstaltungsräumlichkeiten etc. Die Aufzählung ist nicht vollständig, sondern nur beispielhaft);

4. Erstellung und ggf. Versand von Veranstaltungsmaterialien;

5. Finanzabwicklung unter Beachtung von BRKG, BHO, VV-BHO, UVgO, VgV und GWB;

6. Organisation, Koordination und Durchführung von Online- und Hybridveranstaltungen.

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Die Bereiche 1. bis 6. müssen durch mindestens drei vorzulegende Referenzen jeweils zweimal belegt werden (Mindestanforderung). Eine Referenz kann zur Abdeckung mehrerer Bereiche verwendet werden.

III.2) Bedingungen für den Auftrag III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags

Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG, Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und § 22 Abs. 1 S. 1 LkSG, Anlage 08

III.2.3) Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung.

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen:

ja

IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag:

25.05.2023

Ortszeit:

12:00

IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können

• Deutsch (DE)
• IV.2.6) Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis:

25.08.2023

IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote Tag:

25.05.2023

Ortszeit:

13:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist kein wiederkehrender Auftrag.

VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Postanschrift: Villemombler Str. 76 Postleitzahl: 53123 Ort: Bonn Land: Deutschland (DE) Telefon: +49 228-94990 Fax: +49 228-9499163 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen

Belehrung zu den Rechtsbehelfsfristen

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung erfolgt frühestens 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten Zuschlagserteilung an die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung

19.04.2023

Ausschreibungsunterlagen einsehen PDF XML XVergabe GUID: 96e2ea19-2023-4c49-971c-70cecb259e69 Link zu dieser Bekanntmachung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=513804&cookieCheck Seitenfunktionen Sitzung erneuern

Die e-Vergabe nutzt zum Speichern von Onlineaktivitäten und Informationen Sitzungs-IDs (auch Session-IDs genannt), die in der Regel in Cookies gespeichert werden. Diese sind erforderlich zur zusammenhängenden Kommunikation zwischen Webbrowser und Webserver. Durch Anklicken der Schaltfläche wird Ihre aktuelle Sitzung beendet, die Verbindungsdaten dieser Sitzung werden gelöscht und es wird eine neue Sitzung eröffnet. Alternativ wird Ihre Sitzung nach einstündiger Inaktivität automatisch beendet.

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