1. მიმწოდებელმა უნდა უზრუნველყოს საქართველოს იუსტიციის სამინისტროს
მმართველობის სფეროში მოქმედი სსიპ - სახელმწიფო სერვისების
განვითარების სააგენტოს ცენტრალური აპარატისა და მისი ტერიტორიული
სამსახურებისთვის (მისამართები და სამსახურების ჩამონათვალი იხილეთ N1
დანართში) ადგილობრივი და საერთაშორისო საფოსტო და საკურიერო
მომსახურების გაწევა.
2. მიმწოდებელმა დამკვეთთან შეუფერხებლად საკონტაქტოდ უნდა გაამწესოს
მინიმუმ სამი (ფინანსური, IT და საოპერაციო მიმართულებით) უფლებამოსილი
პირი, რომლებიც უზრუნველყოფენ შემსყიდველთან დროულ და ეფექტურ
კომუნიკაციას შესასყიდ მომსახურებასთან დაკავშირებულ ნებისმიერ
საკითხზე.
3. მიმწოდებელმა უნდა შექმნას ელექტრონული ფოსტა, რომელზეც/რომლითაც
შემსყიდველთან/შემსყიდველის მიერ გაიგზავნება ყველა მნიშვნელოვანი
ინფორმაცია.
4. მიმწოდებელმა უნდა უზრუნველყოს საფოსტო გზავნილების მართვისთვის
საჭირო პროგრამის არსებობა და შემსყიდველისთვის არანაკლებ 250
მომხმარებლის (user) შექმნა, რათა ხელი არ შეეშალოს მისი საქმიანობის
ჯეროვან განხორციელებას. აღნიშნულ პროგრამაში შესაძლებელი უნდა იყოს
ახალი წერილის/გზავნილის რეგისტრაცია მონაცემებით: ადრესატის სახელი,
გვარი, წერილის ნომერი, ადრესატის მისამართი და თვალთვალის კოდი, ასევე -
წერილის/გზავნილის ძებნა ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი მონაცემით. პროგრამულ
მომხმარებელს უნდა შეეძლოს ადგილობრივი და საერთაშორისო გზავნილების
დროის რეალურ რეჟიმში თვალყურის დევნება და გზავნილის სტატუსის
დათვალიერება. შემსყიდველისთვის მუდმივად ხელმისაწვდომი უნდა იყოს
გზავნილების ჩაბარების/ჩაუბარებლობის შესახებ ინფორმაცია,
გზავნილების რეესტრების შესახებ დოკუმენტაცია (როგორც ელექტრონულად
ისე მატერიალურად; ეს ინფორმაცია, შემსყიდველს უნდა დარჩეს
მომსახურების შეწყვეტის შემდეგ 5 წლის განმავლობაში) მასზე წვდომის
უფლებით. ასევე, შესაძლებელი უნდა იყოს პროგრამიდან ინფორმაციის pdf
ფორმატით ჩამოტვირთვა.
5. შემსყიდველს უნდა მიეცეს შესაძლებლობა, ინტერნეტპორტალზე დროის
რეალურ რეჟიმში გზავნილებს ადევნოს თვალი ე.წ. „კარიდან კარამდე“
როგორც ადგილობრივ, ისე საერთაშორისო დონეზე, ეგრეთ წოდებული
„სათვალთვალო კოდის“ მეშვეობით, რომელსაც მიმწოდებელი შემსყიდველს
გადასცემს ყოველ კონკრეტულ გზავნილზე.
6. მიმწოდებელი ვალდებულია, შემსყიდველს ხელშეკრულების გაფორმებიდან 5
დღეში გადასცეს პროგრამა/მიანიჭოს მასზე დაშვების უფლება და მასში
მომხმარებლად დაარეგისტრიროს შემსყიდველის მიერ გადაცემული ყველა ის
პირი, რომელიც მომავალში იმუშავებს ამ პროგრამაში. შემსყიდველმა,
რისკების შესუსტების მიზნით, ხელშეკრულების გაფორმებიდან 10 დღეში, უნდა
შეძლოს შესამოწმებლად (სატესტოდ) მინიმუმ 10 წერილის გაგზავნა.
7. მიმწოდებელი ვალდებულია, ხელშეკრულების გაფორმებიდან 15 დღეში
უზრუნველყოს შემსყიდველი ორგანიზაციის 20 თანამშრომლისთვის (რომლებიც,
ასევე, დარეგისტრირებული იქნებიან მომხმარებლებად) გადაცემული
პროგრამის მოხმარებასთან დაკავშირებით ტრენინგის ჩატარება.
8. მიმწოდებელი ვალდებულია, თავად ასახოს გზავნილები შესაბამის
პროგრამაში, რაც გულისხმობს იმას, რომ შემსყიდველისგან მიიღებს
გაფორმებულ კონვერტებს, რომლებიც ყოველდღიურად გადაეცემა შესაბამისი
რეესტრით. მომდევნო სამუშაო დღეს სააგენტოს თანამშრომელმა ამ
კონვერტის პოვნა უნდა შეძლოს მომწოდებლის პროგრამაში, რათა თვალყური
ადევნოს მას. შემსყიდველს უნდა ჰქონდეს ინფორმაცია პროგრამაში
წერილების ასახვის მეთოდის შესახებ.
9. მიმწოდებელმა პროგრამული უზრუნველყოფის გაუმჯობესების მიზნით
გეგმიური ტექნიკური სამუშაოების შესასრულებლად უნდა გამოიყენოს
წელიწადში არაუმეტეს 100 საათისა, რა დროსაც ხელმისაწვდომი არ იქნება
პროგრამა შემსყიდველისთვის. იმ შემთხვევაში, თუ აღნიშნული სამუშაოების
განსახორციელებლად მიმწოდებელს დასჭირდება წელიწადში 100 საათზე მეტი,
მას ყოველი დამატებით გამოყენებული სრული და არასრული საათისთვის
პირგასამტეხლოს სახით დაეკისრება 100 ლარის გადახდა. მიმწოდებელი
ვალდებულია, ტექნიკური სამუშაოები განახორციელოს 18:00 საათიდან 09:00
საათამდე, რის შესახებაც შემსყიდველს უნდა ეცნობოს 2 დღით ადრე.
10. მიმწოდებელი ვალდებულია, უზრუნველყოს შემსყიდველისთვის გადაცემული
პროგრამის გამართულად ფუნქციონირება. მიმწოდებელმა შემსყიდველს
სისტემატურად უნდა გადასცეს განახლებული ინფორმაცია, ასევე, აცნობოს
გეგმური თუ დაუგეგმავი ხარვეზის არსებობის შესახებ. მიმწოდებლის
ბრალეულობით, მე-9 პუნქტით განსაზრული პირობების დარღვევით, პროგრამული
გაუმართაობის დროს მას დაეკისრება პირგასამტეხლოს გადახდა
შემსყიდველის სასარგებლოდ ყოველ სრულ და არასრულ საათზე 200 (ორასი) ლარის
ოდენობით.
11. მიმწოდებლის წარმომადგენლის/კურიერის უფასო გამოძახება და მათ მიერ
გზავნილების ჩაბარება უნდა განხორციელდეს საქართველოს შრომის
კოდექსით განსაზღვრულ სამუშაო დღეებში - 09:00 საათიდან 18:00 საათამდე (იმ
ვადაში, რამდენიც საჭირო იქნება შემსყიდველის შეუფერხებელი
საქმიანობისათვის), ასევე, შაბათს, 09:00 საათიდან 14:00 საათამდე (მაგრამ
მხოლოდ საჭიროების შემთხვევაში).
12. სასწრაფო გზავნილის შემთხვევაში - გზავნილის მისაღებად მიმწოდებლის
წარმომადგენელი/კურიერი საფოსტო გზავნილის მიღების ადგილზე ცხადდება
შეთანხმებული დროის განმავლობაში იმდენი ხნით, რამდენიც საჭირო იქნება
შემსყიდველისთვის. ასეთ შემთხვევაში მიმწოდებლის
წარმომადგენელი/კურიერი ვალდებულია გამოცხადდეს ადგილზე
შეტყობინებიდან არაუგვიანეს ერთი საათის განმავლობაში.
13. საფოსტო გზავნილები მიმწოდებლის წარმომადგენელს/კურიერს უნდა
გადაეცეს შემსყიდველის მისამართებიდან, რომელიც განსაზღვრულია N1
დანართის შესაბამისად.
14. საფოსტო გზავნილი (წერილობითი კორესპონდენცია, ყველა სახის
დოკუმენტი, ამანათი) უნდა გაიგზავნოს N2 დანართით და წინასწარ
განსაზღვრული ფასთა ცხრილის შესაბამისად.
15. მიმწოდებელს გზავნილი უნდა გადაეცეს სპეციალური რეესტრის
საშუალებით (როგორც ელექტრონული, ისე მატერიალური). დღის რეესტრის
ფორმირება (გზავნილების ამოღება/წაშლა) შესაძლებელი უნდა იყოს მთელი
დღის განმავლობაში, გზავნილის რეესტრის დახურვამდე.
16. გზავნილის ჩაბარება/ჩაუბარებლობა უნდა დადასტურდეს შესაბამისი
დოკუმენტით, რომელიც უნდა შეიცავდეს ჩაბარების დროსა და ადგილს, ასევე
გზავნილის მიმღები პირის ხელმოწერას. გზავნილის ჩაუბარებლობის
შემთხვევაში, ჩაუბარებლობის დამადასტურებელ დოკუმენტზე მოკლედ უნდა
იქნეს მითითებული ჩაუბარებლობის მიზეზი - ფაქტობრივი გარემოებები.
გზავნილის მიმღების მიერ ხელმოწერა დასაშვებია „ელექტრონული
დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“
საქართველოს კანონით განსაზღვრული ელექტრონული ხელმოწერის
გამოყენებით. ყველა შესაბამისი დოკუმენტი ხელმისაწვდომი უნდა იყოს
ელექტრონულ პორტალზე.
17. მიმწოდებელმა შეუფერხებლად და უფასოდ უნდა უზრუნველყოს შემსყიდველი
შტრიხკოდის მასალით/გზავნილის შესაფუთი მასალით (გარდა კონვერტისა) და
საფოსტო მარკებით (ასეთის საჭიროების შეთხვევაში). მიმწოდებლემა ასევე
უნდა უზრუნველყოს, გზავნილის აწონვა და ამ ინფორმაციის
შემსყიდველისათვის ხელმისაწვდომობა.
18. გზავნილის ჩაბარების დროს შემსყიდველი მიმწოდებელს გადასცემს
შემდეგ ინფორმაციას: ადრესატი (ფიზიკური პირის შემთხვევაში -
სახელი/გვარი; იურიდიული პირის შემთხვევაში - სახელწოდება); ადრესატის
მისამართი; ასევე ინფორმაციის არსებობის შემთხვევაში - საკონტაქტო
პირის სახელი/გვარი/მისამართი/ტელეფონის ნომერი. ასევე, საჭიროების
შემთხვევაში, ინფორმაციას იმის შესახებ, სასწრაფოა თუ არა გზავნილი
ან/და კონფიდენციალურია (გზავნილი, რომელიც უნდა ჩაბარდეს პირადად
ადრესატს და მის ოჯახის წევრზე მისი გადაცემა დაუშვებელია) თუ არა იგი.
ამ უკანასკნელ შემთხვევაში, გზავნილზე უნდა აღინიშნოს მისი
ადრესატისთვის პირადად გადაცემის შესახებ.
19. გასაგზავნი გზავნილების ჩაბარების ვადა და პირობები როგორც ქვეყნის
შიგნით, ისე ქვეყნის გარეთ, განისაზღვრება N2 დანართის შესაბამისად.
20. გზავნილი ადრესატს უნდა ჩაბარდეს შემსყიდველის მიერ მითითებულ
მისამართზე, პირადად ადრესატს ან მისი ოჯახის ქმედუნარიან წევრს,
იურიდიული პირის შემთხვევაში, გზავნილი უნდა ჩაბარდეს
კანცელარიას/კანცელარიის თანამშრომელს, ხოლო მისი არყოფნის
შემთხვევაში - საამისოდ უფლებამოსილ პირს. შემსყიდველს უფლება უნდა
ჰქონდეს, შეზღუდოს გზავნილის მიმღებ პირთა წრე.
21. თუ მიმწოდებლის წარმომადგენელს/კურიერს ადრესატი არ დახვდა
მისამართზე ან ვერ მოხერხდა მისთვის გზავნილის ჩაბარება, მიმწოდებელმა
უნდა უზრუნველყოს გზავნილის, 5 (ხუთი) სამუშაო დღის განმავლობაში, ფოსტის
იმ ოფისში/ან კურიერთნან დატოვება, რომელიც მდებარეობს/იმყოფება
ადრესატთან ყველაზე ახლოს, რათა ამ უკანასკნელმა შეძლოს გზავნილის
გატანა. ყოველივე ამის შესახებ ინფორმაცია დაუყოვნებლივ უნდა აისახოს
ელექტრონულ პროგრამაში. თუ ზემოაღნიშნულის მიუხედავად ადრესატი მაინც
ვერ ჩაიბარებს წერილს, მიმწოდებელმა შემსყიდველს უნდა მიაწოდოს
ინფორმაცია ჩაუბარებლობის მიზეზის შესახებ და დამატებითი საფასურის
გადახდის გარეშე დააბრუნოს გზავნილი შემსყიდველთან. თუ გამოირკვა, რომ
ადრესატი არ ცხოვრობს მისამართზე, წერილი შემსყიდველს უნდა დაუბრუნდეს
დაუყოვნებლივ. ასეთ შემთხვევაში, მიმწოდებელი აღარ უზრუნველყოფს
გზავნილის ფოსტის ოფისში დატოვებას. მიმწოდებელი ვალდებულია უკან
დასაბრუნებელ გზავნილზე ასახოს კონვერტში განთავსებული წერილის
ნომერი (უკან დასაბრუნებელ კონვერტზე შეიძლება, ასევე, მიეთითოს
ადრესატის სახელი და გვარი), რათა შემსყიდველმა შეძლოს მისი
იდენტიფიცირება.
22. ადრესატის მიერ გზავნილის ჩაბარებაზე უარის თქმის შემთხვევაში
მიმწოდებლის წარმომადგენელი/კურიერი ვალდებულია გზავნილის
ჩაბარების/ჩაუბარებლობის ელექტრონულ დოკუმენტში მიუთითოს
ჩაუბარებლობის შესახებ კომენტარი, სადაც მაქსიმალურად დეტალურად
იქნება აღწერილი ის ფაქტობრივი გარემოებები, რომლებიც კონკრეტული
გზავნილის ჩაბარებაზე უარის შესახებ ინფორმაციას დაადასტურებს.
23. შემსყიდველის მიერ მითითებული მისამართისაგან განსხვავებულ
მისამართზე გზავნილის გადამისამართება (კურიერის მიერ ვიზიტის
განხორციელებამდე), თუ გადამისამართება ხორციელდება იმავე
ქალაქში/სოფელში/ტერიტორიულ ერთეულში (საერთაშორისო გზავნილის
შემთხვევაში იმავე ქალაქში), უნდა განხორციელდეს უფასოდ. ახალი
მისამართის შესახებ ინფორმაცია მიმწოდებელს შემსყიდველმა შეიძლება
მიაწოდოს ელექტრონული ფოსტის მისამართზე.
24. გზავნილის დაზიანების ან დაკარგვის შემთხვევაში სრულ
პასუხისმგებლობას იღებს მიმწოდებელი. გზავნილის დაკარგვის
შემთხვევაში შემსყიდველს შეუძლია განსაზღვროს პირგასამტეხლო ან
მოითხოვოს მსგავსი მომსახურების უსასყიდლოდ მიღება. გზავნილი
დაკარგულად ჩაითვლება, თუ მისი მიმწოდებლისთვის გადაცემიდან ერთი თვის
გასვლის შემდეგ იგი არ/ვერ იქნა ნაპოვნი. აღნიშნულის შესახებ
ინფორმაცია და დასაბუთება უნდა აისახოს შესაბამის პროგრამაში.
გზავნილის დაზიანების შემთხვევაში, შემსყიდველი აფასებს გზავნილის
დაზიანების ხარისხს და თავისი შეხედულებით მიმწოდებელს უწესებს
პირგასამტეხლოს ან სთხოვს ზიანის ანაზღაურებას. იმ შემთხვევაში, თუ
გზავნილის დაზიანების ან დაკარგვის გამო პასუხისმგებლობა დაეკისრება
შემსყიდველს და დადგინდება, რომ გზავნილის დაზიანება ან დაკარგვა
გამოწვეული იყო მიმწოდებლის ბრალით, მიმწოდებელი ვალდებულია,
შემსყიდველს აუნაზღაუროს ზიანი იმ ოდენობით, რამდენიც ამ უკანასკნელმა
გაიღო ადრესატისათვის მიყენებული ზიანის ასანაზღაურებლად.
მიმწოდებელს, შემსყიდველსა და ადრესატს შორის დავის წარმოშობის
შესახებ ატყობინებს შემსყიდველი მისი წარმოშობისთანავე.
25. იმ შემთხვევაში, თუ გზავნილის ჩაუბარებლობის დამადასტურებელ
დოკუმენტზე გზავნილის ჩაუბარებლობის მიზეზად მითითებულია, რომ
ადრესატის მისამართი არასწორია/არ არის სრული/ადრესატმა შეიცვალა
მისამართი და მოგვიანებით დადგინდება, რომ მისამართი
სწორია/სრულია/ადრესატს არ შეუცვლია მისამართი, მიმწოდებელს
დაეკისრება პირგასამტეხლოს გადახდა ან/და ზიანის ანაზღაურება.
26. ფინანსურ ანგარიშგებაზე თვის ბოლოს უნდა მომზადდეს შესაბამისი
მიღება-ჩაბარების აქტი როგორც ცალკე სამსახურის შემთხვევაში
(სამსახურების ჩამონათვალი განსაზღვრულია დანართი N1-ით), ისე ერთიანი
ჯამური ოდენობით. მას უნდა ერთვოდეს ცხრილი თანხების მითითებით და ხელს
უნდა აწერდეს როგორც შემსყიდველის, ისე მიმწოდებლის წარმომადგენელი.
მომსახურების განხორციელებისთვის განსაზღვრული ვადები იხილეთ №2
დანართში.