ЕКОМ ищет консультанта/ку или логистическую компанию для обеспечения мероприятия в г. Алматы, Казахстан (Армения - Тендер #45937317)

Вводная информация:ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное объединение, миссия которого — поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Главные задачи ЕКОМ — это обеспечить стабильное и деятельное внимание к вопросам здоровья и прав человека в отношении ЛГБТ-сообществ в национальных и международных политиках и программах.
Цель тендераПривлечь компанию или специалиста/ку для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работыРяд мероприятий в период с 18 по 23 ноября 2023 года (с учетом дней приезда и отъезда).
Условия и ожидаемые услуги:1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика:
Ряд мероприятий:

• Рабочая встреча 18-20 ноября — 19 человек
• Заседание правления 19-20 ноября — 12 человек
• Конференция 20-23 ноября — 51 человек (участники 1. Рабочей встречи и 2. Заседания правления останутся для участия в 3.Конференции)
• 
  Т.о. Предполагается необходимость в проживании и питании:18 ноября — 19 человек19 ноября — 31 человек (из них для 12 человек день приезда)20 ноября — 52 человека (из них для 21 человек день приезда)21 ноября — 51 человек (из них 1 день отъезда)22 ноября — 51 человек23 ноября — 51 человек (день отъезда)
  *Дополнительно, для Конференции 20-23 ноября необходимо зарезервировать 15 одноместных номеров в отеле мероприятия для дальнейшего самостоятельного выкупа участниками проживания и питания по общему групповому рейту для Конференции.
  Место проведения — г. Алматы, Казахстан. Требования к отелю: 3 или 4 звезды, одноместное размещение:Рабочая встреча 18-23 ноября — 19 человекЗаседание правления 19-23 ноября — 12 человекКонференция 20-23 ноября — 21 человек
  Все мероприятия должны проводиться в одной гостинице. Каждое мероприятие включает в себя:
  
• Одноместное проживание для всех участников
• Трансфер аэропорт-отель; отель-аэропорт в дни приезда и отъезда.
• Питание в день приезда и отъезда в соответствии с графиком. Обед/ужин и два кофе брейка в дни мероприятий, вода
• Залы для проведений мероприятий:
• 1. Рабочая встреча 18-20 ноября - зал вместимостью от 21 человека2. Заседание правления 19-20 ноября - зал вместимостью от 10 человек3. Конференция 21-22 ноября - первый зал вместимостью от 60 человек (на 21 и 22 ноября) и второй зал вместимостью от 20 человек (22 ноября, на 3 часа)
  Техническое оснащение:19-20 ноября — флип-чарт, ноутбук, экран и проектор для презентаций 20 ноября — флип-чарт, ноутбук, экран и проектор для презентаций 21 ноября — ноутбук, экран, проектор для презентаций, аудио система и 4 микрофона, техника для синхронного перевода включая место для переводчиков и наушники для 40 участников, 22 ноября:
• первый зал на 60 человек (требования аналогичные с 21 ноября);
• второй зал на 20 человек - ноутбук, экран и проектор для презентаций, аудиосистема и 2 микрофона, техника для синхронного перевода включая место для переводчиков и наушники для 15 участников
• 
  2. Сопровождение мероприятия агентством:
  
• коммуникация с участниками и участницами (совместно с ответственными сотрудниками ЕКОМ)
• определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
• создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Алматы, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
• организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
• размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
• помощь с подготовкой и печатью продукции конференции (мерч);
• присутствие на мероприятии, как минимум двоих человек от логистической компании.
• 
  Условия оплаты услугОплата услуг осуществляется ЕКОМ и другими со-организаторами на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
• предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
• доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема-передачи оказанных услуг.
• 
  Процесс подачи заявокТендерное предложение должно включать следующие документы:
• Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица;
• Копия учредительных документов;
• Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.
• 
  По всем дополнительным вопросам обращайтесь к координаторам Елене Герман elena@ecom.ngo и Николаю Лунченкову nik@ecom.ngo
  Крайний срок подачи заявок 20 сентября 2023, на электронную почту ЕКОМ tenders@ecom.ngo, с темой письма «Логистика Алматы 11/2023».

Источник закупки

Перейти

Импорт - Экспорт по стране Армения